Decyzja zapadła. Część pracowników (lub wszyscy) wróci niedługo do pracy w biurze. Warto wcześniej zaplanować i podjąć pewne kroki, które pomogą im szybciej odnaleźć się w tej nowej rzeczywistości. Dzięki temu wzrośnie także poczucie bezpieczeństwa.
Z tego artykułu dowiesz się, jakie działania firma może podjąć, by ułatwić pracownikom powrót do biura po pandemii koronawirusa.
Powrót do biura po pandemii koronawirusa – wskazówki dla pracodawców
Po pierwsze – komunikacja
Poinformuj pracowników z wyprzedzeniem o planowanym powrocie do biura, a także o zasadach sanitarnych, jakie będą panowały w miejscu pracy. Dzięki temu zyskają czas, by oswoić się z tą wieścią. Rozsądnie dawkuj informacje – nie pisz wszystkiego w jednym mailu. Zacznij od wiadomości o powrocie do biura wraz z zaplanowaną datą oraz ogólnymi informacjami o organizacji pracy – szczególnie, jeśli w pierwszych tygodniach firma będzie funkcjonować w trybie rotacyjnym. Po kilku dniach wyślij do wszystkich wiadomość, w której przedstawisz więcej szczegółów.
Wsparcie emocjonalne
Zarówno pandemia, jak i kryzys nią wywołany składają się na doświadczenie wydarzenia krytycznego w skali globalnej. Dla wielu osób ryzyko zachorowania było i jest nadal źródłem silnego stresu. Niektórzy mogą obawiać się konfrontacji z nową rzeczywistością. W codziennej komunikacji niezwykle ważna jest teraz empatia, wyrozumiałość, a także otwartość na rozmowę. Mówienie o emocjach w sytuacji stresowej pozwala lepiej sobie z nimi radzić. Postaw więc na empatyczną komunikację: tak samo jak wtedy, kiedy kryzys się zaczynał.
Czas na wdrożenie się
Powrót do pracy po tak długiej przerwie wiąże się ze zmianą stylu życia, a w wielu przypadkach także rytmu dobowego. Nie należy więc oczekiwać pełnej produktywności w pierwszym dniu po powrocie do biura. Zamiast tego, lepiej postawić na reintegrację – na przykład w formie spotkań zespołowych przy porannej kawie. Pamiętaj, że część osób może w tej sytuacji odczuwać silny stres. Ponowna adaptacja nie zajmie wiele czasu, jeśli pracownicy spotkają się ze zrozumieniem.
Nowe procedury
Jeżeli z różnych względów część pracowników wolałoby zostać na home office, a specyfika ich stanowisk umożliwia wykonywanie obowiązków bez przeszkód w trybie zdalnym, warto dać im możliwość wyboru. Przywilej ten może się okazać szczególnie ważny w przypadku osób z grupy ryzyka – np. starszych lub przewlekle chorych. Natomiast w przypadku objawów przeziębienia, najlepiej zawsze wysyłać pracowników na pracę zdalną.
Wyjaśnij pracownikom, czego mogą się spodziewać po powrocie do biura. By ułatwić wszystkim stosowanie się do wytycznych, umieść w siedzibie firmy plakaty z infografikami. Jeżeli zostanie wprowadzona kontrola objawów przed wejściem do biura, przedstaw plan, w jaki sposób będzie się to odbywało. Pamiętaj, że informacje o stanie zdrowia pracowników nie mogą być nigdzie rejestrowane.
Według oficjalnych zaleceń rządu, maseczki nie są wymagane w przypadku osób pracujących w miejscach, do którego nie mają wstępu osoby z zewnątrz. Jeżeli natomiast w firmie przyjmowani są zewnętrzni interesariusze (np. klienci), wówczas istnieje taka konieczność. Maseczki mogą być wtedy zastąpione przez przyłbicę, jeśli stanowisko pracy (np. kasa) oddzielone jest dodatkowo ścianką pleksi. Ponadto stanowiska pracy powinny być regularnie dezynfekowane.
W przypadku biura, warto rozważyć wprowadzenie systemu rotacyjnego, jeżeli przynajmniej część pracowników może pracować w trybie zdalnym. Dzięki temu w tym samym czasie w pomieszczeniu będzie przebywała mniejsza liczba osób.
Jeżeli w firmie znajduje się kuchnia lub stołówka, konieczne jest wprowadzenie ograniczeń z korzystania, aby uniknąć gromadzenia się zbyt wielu osób w jednym miejscu. Można zastosować system rotacyjny lub wydawanie posiłków do spożycia przy biurku.
Jeżeli to możliwe, należy także zwiększyć odstęp pomiędzy biurkami lub stanowiskami pracy – oficjalny wymóg to minimum 1,5 metra. Trzeba również zapewnić każdemu możliwość skorzystania ze środków dezynfekujących lub rękawiczek.
Pakiet powitalny
Rozważ przygotowanie welcome packa dla wszystkich pracowników, którzy wracają do biura po pandemii. W pakiecie powitalnym mogłyby się znaleźć podstawowe środki ochrony zdrowia, powszechnie stosowane podczas pandemii:
- Środki do dezynfekcji na bazie alkoholu – według zaleceń WHO, minimum 60%
- Wielorazowe maseczki
- Jedno lub wielorazowe rękawiczki
Jest to wyraz troski o zdrowie osób, które każdego dnia dojeżdżają do siedziby firmy – szczególnie tych, które korzystają z publicznego transportu zbiorowego. Działanie to można także potraktować jako formę promowania odpowiedzialnego wizerunku pracodawcy, który dba o bezpieczeństwo swoich pracowników. W tym celu warto zamówić spersonalizowane maseczki lub rękawiczki z logo firmy.
Pamiętaj, że pomimo zniesienia ograniczeń, sam koronawirus zostanie z nami jeszcze przez jakiś czas. Trzeba być przygotowanym na ewentualną drugą falę – dlatego już teraz firma powinna opracować procedury, by nie dać się zaskoczyć. Pewne doświadczenie już masz – skorzystaj z niego. Zweryfikujcie co się sprawdziło, a co nie, by następnym razem zareagować jeszcze skuteczniej. Poinformuj pracowników o planie B na wypadek nawrotu epidemii – jak się przygotować oraz jak firma będzie reagowała w razie nawrotu epidemii i lockdownu.
