Proces zwolnienia pracownika, choć czasem nieunikniony, zawsze jest nieprzyjemny oraz może być zaskoczeniem dla całej firmy. Niezależnie czy odetchną oni z ulgą, czy też poczują, że tracą członka rodziny, nastąpi pustka. Bez Twojej szybkiej reakcji wypełnią ją zmartwienia, lęki i obawy o zwiększenie ilości pracy oraz plotki o powodach takiego stanu rzeczy. Otwarta komunikacja wewnętrzna powinna stać na straży i zapobiegać narastającej dezinformacji.
Jak komunikować zwolnienia?
Niezależnie od tego, jak niewygodne może się to wydawać warto informować o zwolnieniach, ponieważ pozwala to zachować porządek we współpracy i wzajemny szacunek. Wszyscy pracownicy czują się doinformowani, wiedzą kto zastąpi daną osobę i z kim teraz powinni się kontaktować, co znacząco wpływa na zredukowanie ilości pogłosek i domniemywań.
Oto kilka wskazówek, które mogą pomóc Ci to osiągnąć:
Najbliższych współpracowników poinformuj osobiście
W pierwszej kolejności powinniśmy poinformować zespół, w którym dana osoba pracowała na co dzień. Jeżeli jest taka możliwość koniecznie zorganizuj krótkie spotkanie i zrób to osobiście. Podaj powody decyzji, przedstaw plan działania, zapewnij wsparcie, pozostaw czas i miejsce na pytania pracowników.
Przekaż wiadomość reszcie firmy
Kiedy osobiście poinformowałeś najbliższy zespół o zaistniałej sytuacji przyszedł czas na pozostałych pracowników. Skieruj do nich wiadomość mailową, w której zawrzesz informacje przekazane najbliższemu zespołowi odchodzącego pracownika.
Uważaj na wypowiadane słowa
Kiedy wyjaśniasz powody, dla których stosunek prac został rozwiązany, rozważnie dobieraj słowa. Jeśli musisz pominąć pewne szczegóły wyjaśnij swoim pracownikom, że nie możesz powiedzieć nic więcej ze względów prawnych.
Dostosuj poziom informacji
Zachowaj ostrożność i dozuj ilość informacji przekazywanych różnym grupom pracowników. Kierowca pracujący w niepełnym wymiarze godzin czy redaktor pracujący zdalnie powinni otrzymać mniej szczegółów niż osoby pracujące we wspólnym biurze.
Skutecznie ucinaj plotki
Nie masz kontroli nad wszystkimi osobami w firmie, więc nie bój się prosić o pomoc. W skuteczne ucinanie plotek zaangażuj innych managerów, liderów czy też tzw. influencerów. Z ich wsparciem na pewno uda Ci się zapanować nad tłumem i uniknąć ogólnej dezinformacji.
Jak nie komunikować zwolnień
Najważniejsze jest to, aby niezależnie od przyczyny rozstania zachować zdrowy rozsądek, nerwy na wodzy i szacunek dla zwalnianego. Wszystkie decyzje w tej sprawie zostały już podjęte a ich powody przekazane zainteresowanemu, więc warto podać je również pozostałym pracownikom. Pamiętajmy jednak aby nie ujawniać niepotrzebnych faktów oraz nie usprawiedliwiać ani siebie, ani firmy. Nie róbmy tego również przy odchodzącym, aby oszczędzić mu krepującej sytuacji. Pozwólmy jednak zdecydować czy chce, a jeżeli tak to w jakiej formie, osobiście czy mailowo pożegnać się ze swoim zespołem i resztą pracowników firmy. Jeżeli tak, pozwólmy mu na to, ważne jednak, aby jego komunikat wpisywał się w założone przez nas standardy, o których powinniśmy go poinformować.
Informowanie o zwolnieniach w firmie nigdy nie jest proste etapem Offboardingu, więc pamiętaj, aby zostawić otwarte drzwi dla swoich pracowników. Zapewnij wszystkich członków zespołu, że zawsze, gdy mają wątpliwości lub pytania mogą do ciebie przyjść. Być może nie znajdziesz odpowiedzi na każde z nich, ale pozostanie otwartym na niepewności i niepokój twoich pracowników pomoże im ostudzić emocje i pojawiające się obawy.
