Czy wiecie co chcę zakomunikować? Jak rozumiecie to co zakomunikowałem? Jak możemy wspólnie usprawnić naszą komunikację? Jeżeli firma próbuje znaleźć odpowiedź na te trzy pytania, to rzeczywiście dba o środowisko pracy i atmosferę panującą wśród pracowników. Dobra komunikacja stanowi serce każdego dobrze prosperującego biznesu. Potwierdzają to badania, wg. których najszybciej awansują pracownicy, którzy najlepiej komunikują się z zespołem.

praca

Wymiana informacji powinna być oparta na szczerości oraz zaufaniu, a do tego niezbędne jest zrozumienie celów organizacji i potrzeb pracowników. Efektywna komunikacja musi mieć charakter dwustronny – ważny jest zarówno przekaz jaki i jego odbiór. Musimy też uważnie wsłuchać się w potrzeby zespołu, by wyważyć ile dokładnie informacji potrzebuje, jakie informacje są pożądane i kiedy najlepiej je przekazać. Poniższe wskazówki pomogą uniknąć błędów najczęściej popełnianych przez pracodawców.

Informuj o tym co się dzieje – brak informacji, a co za tym idzie wiedzy o tym, co aktualnie dzieje się w firmie, negatywnie wpływa na motywację do pracy. Pracownik pomijany w procesie obiegu informacji szybko poczuje się niedoceniany. Co najistotniejsze – na rezygnacji z uwag i pomysłów swojej kadry traci cała firma. Informować należy więc o wszystkim co dla firmy ważne, w szczególności o zmianach organizacyjnych – likwidacji lub utworzeniu nowego działu, sukcesach i porażkach pracodawcy. Jeżeli pracownik dowie się o tym np. z mediów, natychmiast zrodzi to plotki i brak zaufania.

Nie dopuszczaj do wypaczenia przekazu – zawsze starannie zweryfikujmy informację, zanim zdecydujemy się nią podzielić. Przeanalizuj ją pod kątem merytorycznym i językowym i upewnij się, że nie jest niejasna, myląca i nie zawiera błędów zniekształcających przekaz. Sprawdź dwa razy czy na pewno wszystko jest jasne, czytelne i poprawne. Inaczej nie osiągniesz zamierzonego celu – poprawnej komunikacji. Pamiętaj, ze ścieżka przekazywania powinna być jak najkrótsza. Unikaj hierarchizacji, w której dyrektorzy komunikują się z kierownikami działów, ci z managerami itd. Wyznacz jedną osobę, która będzie odpowiadać za obieg informacji, a unikniesz nieporozumień.

Pytaj o potrzeby pracowników – efektywna komunikacja zaczyna się od zrozumienia jej odbiorców i odpowiedni dobór metod komunikacji. U podstaw dobrej komunikacji leży wiedza na temat tego, czego inni oczekują, jakie mogą mieć pytania i wątpliwości oraz jakie obiekcje mogą zostać zgłoszone. Starannie dobieraj styl w jakim się komunikujesz. Pytaj zamiast informować. Upewnij się, że mają wszystkie narzędzia niezbędne do skutecznego wykonywania obowiązków. Pamiętaj też, że spotkania twarzą w twarz zawsze są bardziej wydajne – pozwalają szybciej ustalić nurtujące kwestie i uniknąć nieporozumień.

Naucz się słuchać, zadawać pytania i udzielać odpowiedzi – komunikacja werbalna wymaga skupionego słuchania. Jeżeli nie masz zdolności skupienia się na tym co inni próbują ci powiedzieć, twój przekaz nie będzie prawidłowo odczytany. Nie unikaj spotkań i rozmów z zespołem, dbając jednocześnie o to by w ich trakcie nic nie rozpraszało uwagi uczestników – zgromadź zespół w sali konferencyjnej, i zadbaj o to, by wcześniej zostawili swoje telefony na biurkach. Pamiętaj, że spotkanie nie może kończyć się na wygłoszeniu przez Ciebie monologu, zachęcaj do interakcji. Zawsze szczerze odpowiadaj na pytania, rozwiewając wszelkie wątpliwości.

Zachęcaj do stawiania czoła problemom– pracownicy często maja obawy przed mówieniem o problemach z którymi się borykają, tymczasem te narastają. Dlatego tak ważne jest to, by mieli świadomość, iż z każdą poważną sprawą mogą przyjść do Ciebie. Zapobiegniesz w ten sposób nawarstwianiu się niezałatwionych spraw i zyskasz pełniejszy obraz sytuacji w firmie.

Wspólnie zmieniajcie firmę na lepsze – zaproś swoich podwładnych do dzielenia się z tobą pomysłami na usprawnienie komunikacji. Zaskoczy Cię to jak innowacyjnych i pełnych pomysłów ludzi masz w zespole.

Mów „Dziękuję” – nic tak nie motywuje do wprowadzania dobrych wzorców komunikacji, jak nagradzanie za ich zastosowanie. Doceniaj członków zespołu, którzy dzięki dobrej diagnozie problemu wpłynęli pozytywnie na wzrost porozumienia i poprawienie komfortu pracy.