Profesjonalna prezentacja biznesowa to nie tylko kwestia pozytywnego odbioru, ale nierzadko gwarancja założonego sukcesu. W artykule podpowiemy w jaki sposób się do niej przygotować, na co zwrócić szczególną uwagę oraz jakich błędów unikać.

Sekret udanej prezentacji biznesowej – zacznij od tych 3 kroków

Tworzenie prezentacji biznesowej może być nie lada wyzwaniem, zwłaszcza dla początkującej osoby. Dlatego też postaramy się ułatwić to zadanie poprzez podanie trzech istotnych wskazówek, od których powinieneś zacząć, zanim przystąpisz do właściwego tworzenia.

Krok 1: Określ kto będzie odbiorcą Twojej prezentacji?

Jednym z pierwszych kroków, jakie należy wykonać jest zdefiniowanie odbiorców prezentacji. Dosyć częstym błędem jaki ma miejsce, nie tylko podczas prezentacji multimedialnych, ale ogólnie wystąpień publicznych, jest brak doprecyzowania sylwetki słuchaczy. Aby lepiej wyjaśnić co mamy na myśli, posłużymy się przykładem.

Załóżmy, że przygotowujesz prezentację dla zaawansowanych menadżerów produktu. W ich przypadku nie będziesz musiał zaczynać swojego wystąpienia od wyjaśniania podstawowych pojęć, ale będziesz mógł przejść od razu do istotniejszych kwestii. Z kolei, gdybyś tworzył prezentację biznesową dla osób początkujących w tej branży – zapewne musiałbyś zacząć od podstaw.

Każda prezentacja biznesowa wymaga jasnego sprecyzowania kim są potencjalni klienci. Im więcej będziesz o nich wiedział, tym lepiej dostosujesz całe wystąpienie.

Krok 2: Jaki cel chcesz osiągnąć poprzez daną prezentację biznesową?

Kolejnym krokiem jest określenie jasnego celu prezentacji. Zastanów się nad tym, co tak naprawdę zamierzasz dzięki niej osiągnąć. Czy chcesz może sprzedać klientowi jakiś produkt lub też przekazać konkretną dawkę wiedzy w określonej dziedzinie? Przemyśl to i zapisz swój cel. Nieco inny charakter będzie miała prezentacja sprzedażowa, a jeszcze inny ta, która ma zaprezentować przykładowo profil danej firmy.

Krok 3: Co chcesz przekazać?

Krok kolejny to określenie tematu. Dobrym patentem na to jest stworzenie czegoś na wzór ,,burzy mózgów”. Napisz na kartce lub w notatniku na środku główne zagadnienie, a obok niego wszystkie tematy z nim związane. Na ich bazie będziesz mógł stworzyć schemat swojej prezentacji.

Jak powinna wyglądać prezentacja biznesowa? Złote rady, które warto znać

Dobra prezentacja biznesowa może przeważyć o sukcesie firmy i przekonać potencjalnych klientów do współpracy. Powstaje zatem pytanie: W jaki sposób stworzyć skuteczną prezentację biznesową, która będzie nie tylko czytelna, ale i pomoże nam zrealizować określone cele? Poniżej kilka wskazówek, z których warto jest skorzystać podczas tworzenia prezentacji firmowych:

  • Skorzystaj z mocy opowieści. Jeżeli chcesz przyciągnąć uwagę odbiorców oprzyj się na historii z życia. Storytelling to potężne narzędzie, które potrafi w kilka chwil zainteresować odbiorców, a ponadto prezentacja zostanie zapamiętana.
  • Postaw na prosty i jasny sposób przekazu. Jeżeli przygotowujesz prezentację multimedialną to zadbaj o to, aby miała ona przejrzyste slajdy. Unikaj umieszczania na nich zbyt wielu danych. Pamiętaj nadmiar informacji może przytłaczać co spowoduje, że odbiorcy nie zapamiętają najistotniejszych faktów, a jedynie będą czuli się przytłoczeni.
  • Zaangażuj publikę. Jeżeli zależy Ci na tym, aby utrzymać uwagę odbiorców, a przy tym, aby Twoja prezentacja nie była dla nich nudna, pozwól im na interakcję. Zadawaj im pytania, oczekuj odpowiedzi, zaproś do rozmowy. To nie tylko urozmaici całe wystąpienie, ale i rozłoży odpowiednio czas skupienia.
  • Posługuj się przykładami. To bardzo dobry patent na to, aby w łatwiejszy sposób przedstawić na przykład skomplikowane zagadnienia.
  • Niech Twoja prezentacja będzie różnorodna. Jeżeli tylko masz ku temu przestrzeń i możesz sobie na to pozwolić, stwórz prezentację, która będzie zróżnicowana. W tym celu możesz skorzystać na przykład z nagrania wideo, slajdów, diagramów, tabelek lub wykresów.
  • Używaj powtórzeń. Wykorzystywanie powtórzeń sprzyja zapamiętywaniu. Pamiętaj jednak, aby ich nie nadużywać. W przeciwnym razie, prezentacja stanie się zbyt monotonna.
  • Wykorzystaj zdjęcia i obrazy. Warto mieć na uwadze, że u większości ludzi dominuje pamięć wzrokowa, a nie słuchowa. W praktyce oznacza to, że odbiorcom, będzie o wiele łatwiej zapamiętać, skojarzyć jakiś obraz, zdjęcie, niż zapamiętać informację ,,ze słuchu”.
  • Zadbaj o spójność oraz strukturę swojej prezentacji. Musi być ona klarowna w odbiorze dla uczestników i zrozumiała. Unikaj ,,nadmiernych pobocznych wędrówek w kierunku mało istotnych tematów” oraz zbyt wielu dygresji. Należy pamiętać o tym, że uwaga ludzi jest ograniczona i stosunkowo ulotna.
  • Przed prezentacją biznesową upewnij się, że wszystko działa. Zarówno jeżeli chodzi o dźwięk, nagłośnienie oraz inne sprzęty, z których będziesz korzystał podczas wystąpienia.
  • Zadbaj o profesjonalny wizerunek. Oprócz aspektu związanego bezpośrednio ze sposobem przygotowania prezentacji, warto zwrócić uwagę na swój wygląd zewnętrzny. Spójny i profesjonalny wizerunek. Nie bez powodu mówi się o tym, że mamy kilka sekund, aby zrobić na kimś dobre wrażenie. Ponadto doda Ci to pewności siebie.

Najczęstsze błędy występujące podczas prezentacji biznesowej

Niemalże przy każdej prezentacji biznesowej zdarzają się błędy – nawet najlepszym. Aby zwiększyć szasnę na ich uniknięcie, podamy te które występują najczęściej:

  • Brak spójności i właściwej struktury. Jednym z najczęstszych błędów, jaki pojawia się podczas wielu prezentacji biznesowych jest brak utrzymania logiki. Innymi słowy, przekazywane informacje nie tworzą ze sobą jednolitej całości (nie wynikają z siebie), ale stają się odrębnymi elementami. To niestety utrudnia zrozumienie oraz uchwycenie głównego sensu, jaki przyświeca prezentacji. Często odbiorca musi sam połączyć ze sobą odpowiednie elementy.
  • Brak określenia głównego celu. Wiele prezentacji kończy się na podsumowaniu, ale brakuje jasno sprecyzowanego wniosku, który ma wywołać konkretny efekt.
  • Prezentowanie zbyt wielu informacji w jednym momencie. Nierzadkim błędem jest próba przekazania ,,wszystkiego naraz”. Należy wziąć poprawkę na to, że uwaga publiczności ma swoje granice. Skup się na przekazywaniu kluczowych informacji.
  • Mowa ciała. Kolejnym błędem jest nieodpowiednia komunikacja niewerbalna. Chodzi tutaj na przykład o odwracanie wzroku, ,,omijanie publiki”. Pamiętaj o tym, aby utrzymywać kontakt wzrokowy z widownią, ponieważ to buduje wiarygodność mówcy.
  • Slajdy przygotowane w niewłaściwy sposób. Czasem zdarza się, że przemawiający umieszczają na slajdach ogrom informacji i wymuszają na odbiorcach, aby je samodzielnie czytali, a przy tym słuchali co ma do powiedzenia mówca. Slajdy mają być pewnego rodzaju podporą dla przemówienia, a nie je zastępować. Ludzie nie będą w stanie jednocześnie czytać oraz słuchać prelegenta. Można dodać tutaj także brak zdjęć lub niewłaściwy rozmiar czy styl trzcionek.
  • Brak właściwej dynamiki przemówienia. Zachowanie odpowiedniej dynamiki to jeden z patentów udanej prezentacji biznesowej. Nawet jeżeli będzie ona przygotowana merytorycznie i na wysokim poziomie pod innymi względami, to jeżeli nie zadbamy o właściwe tempo – bardzo wiele stracimy. Pamiętaj o tym, aby nie była ona zbyt monotonna ani nazbyt szybka.

Podsumowanie

Przygotowanie dobrej prezentacji biznesowej może być sporym wyzwaniem. Zwłaszcza w sytuacji, kiedy decyduje ona o dalszych losach firmy. Aby była ona udana należy pamiętać przede wszystkim o kilku podstawowych zasadach. Można wymienić tutaj między innymi: określenie kto dokładnie jest odbiorcą, jaki jest cel wystąpienia, co jest najistotniejsze do przekazania. Ponadto należy pamiętać o zachowaniu logicznej całości, która będzie uwieńczona konkretnym wnioskiem.

Kolejną bardzo ważną sprawą jest przygotowanie się od strony technicznej. Mowa tutaj nie tylko o właściwym nagłośnieniu, sprzęcie, ale także samym sposobie skonstruowania prezentacji multimedialnej – o ile z takiej korzystamy. Należy pamiętać o tym, aby na slajdach nie umieszczać zbyt wielu informacji oraz aby posiadały one właściwą kolorystykę. Wówczas łatwiej utrzymamy koncentrację widza i zdołamy przekazać mu to co najważniejsze.

Kluczem do udanej prezentacji firmowej – oprócz elementów podanych wyżej – jest przede wszystkim odpowiednie przygotowanie. Nie bez powodu mówi się o tym, że ,,praktyka czyni mistrza”. Im większe doświadczenie, tym mniej możliwych błędów.

Najczęściej zadawane pytania – FAQ

Od czego zacząć przygotowywanie prezentacji?

Pierwszym krokiem, który należy wykonać jeszcze przed samym etapem pisania, jest określenie grupy odbiorców. Sprecyzowanie kim są konkretnie Ci ludzie. Pamiętaj, że inaczej będziesz mówił do ekspertów, a jeszcze w inny sposób, do początkujących. Następnie, zastanów się nad celem prezentacji. Odpowiedz sobie na pytanie: Co ma z niej wynikać? Do jakiego efektu dążę? Później, określ jaki jest główny temat wystąpienia i zacznij tworzyć treść, bazując na głównym elemencie.

Jakie błędy najczęściej pojawiają się podczas wystąpień publicznych?

Można wymienić tutaj między innymi: brak zachowania logicznej spójności, chęć przekazania zbyt wielu informacji jednocześnie, brak konkretu, źle przygotowaną prezentację multimedialną – głównie pod względem technicznym – mowa tu o rodzaju szablonu, doboru kolorystyki czy chociażby trzcionki.