Koncesja to jeden z obowiązkowych elementów prowadzenia niektórych rodzajów działalności gospodarczej. Uzyskanie zgody od organu administracyjnego jest wymagane w branżach szczególnie regulowanych, np. w przypadku sprzedaży napojów alkoholowych. Dla przedsiębiorcy to nie tylko formalność, lecz także koszt, który powinien być prawidłowo ujęty w KPiR, czyli w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Prawidłowe rozliczenie koncesji ma ogromne znaczenie dla zachowania zgodności z przepisami o podatku dochodowym oraz dla bieżącej ewidencji. Warto wiedzieć, kiedy opłaty związane z uzyskaniem koncesji można zakwalifikować jako koszty uzyskania przychodów, a kiedy nie.

Koncesja w KPiR – podstawowe informacje

Koncesja w KPiR oznacza, że opłata uiszczona przez przedsiębiorcę w związku z koniecznością uzyskania zgody na prowadzenie określonej działalności jest ujmowana w księdze jako koszt. Dotyczy to przede wszystkim takich rodzajów biznesu, gdzie przepisy prawa wymagają specjalnej zgody – przykładem jest sprzedaż alkoholu w sklepach i lokalach gastronomicznych.

Wydatki związane z koncesją traktowane są jako koszty uzyskania przychodów, ponieważ zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów i są powiązane z zabezpieczeniem źródła przychodów. Bez koncesji przedsiębiorca nie mógłby prowadzić legalnej sprzedaży, a więc nie osiągnąłby dochodu. Wyjątkiem są sytuacje, w których poniesione wydatki są ujęte jako wyjątkiem kosztów wymienionych w ustawie – wówczas nie można ich odliczyć.

Warto pamiętać, że koszty koncesji księguje się w dacie, w której zostały poniesione, czyli zgodnie z zasadą memoriałową. Oznacza to, że ujmuje się je w KPiR w tym samym roku podatkowym, w którym faktycznie dokonano płatności, niezależnie od tego, jak długa jest długość okresu, na który koncesja została przyznana.

Koszty uzyskania przychodów a koncesje

Opłaty za koncesje wpisują się w kategorię kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to, że mogą być zaliczone jako koszty podatkowe, o ile spełniają ogólne warunki określone w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych lub o podatku dochodowym od osób prawnych.

Do warunków tych należy:

  • związek przyczynowy z przychodami – wydatek musi być poniesiony w celu generowania przychodów,
  • brak ujęcia w katalogu wyłączeń – z niektórych kosztów przedsiębiorca nie może korzystać,
  • prawidłowe udokumentowanie opłaty, np. dowód wpłaty, faktura.

Co ważne, opłaty za koncesje mogą być zarówno kosztami bezpośrednio związanymi z uzyskaniem przychodów, jak i kosztami pośrednimi, które ponoszone są w celu prowadzenia działalności zgodnie z przepisami.

Dla przedsiębiorcy oznacza to, że koncesja, która umożliwia legalne prowadzenie działalności, jest elementem niezbędnym, aby osiągnąć przychód. Bez jej posiadania sprzedaż mogłaby być zakwestionowana, a więc dochód byłby nielegalny.

Koncesje a sprzedaż napojów alkoholowych

Szczególnym przykładem są opłaty za koncesje na sprzedaż napojów alkoholowych. Przepisy w tym zakresie wynikają m.in. z ustawy o trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Każdy przedsiębiorca prowadzący sklep, restaurację czy bar musi uzyskać stosowne zezwolenie, a jego brak oznaczałby złamanie prawa.

Opłaty te mogą być księgowane w KPiR jako koszty, ponieważ są ponoszone w celu uzyskania przychodów i bezpośrednio warunkują prowadzenie działalności. Warto podkreślić, że koncesja odnosi się do konkretnego miejsca sprzedaży, a więc dla każdej lokalizacji konieczne jest osobne zezwolenie.

Z punktu widzenia księgowości przedsiębiorca ujmuje opłaty w KPiR w momencie, gdy zostały poniesione, nawet jeśli koncesja obowiązuje przez kilka lat. Oznacza to, że wydatek jest księgowany w tym danym roku podatkowym, w którym dokonano płatności, a nie proporcjonalnie do okresu obowiązywania.

Koncesja a osoby fizyczne i osoby prawne

Z koncesjami wiąże się także rozróżnienie na formę prowadzenia biznesu. Zarówno osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, jak i osoby prawne, np. spółki, mogą ponosić koszty koncesji. W obu przypadkach wydatki te stanowią koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem, że są prawidłowo udokumentowane i rzeczywiście służą prowadzonej działalności.

W kontekście podatków trzeba pamiętać, że zarówno podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i dochodowym od osób prawnych, koszty koncesji mogą być uwzględniane jako pozostałe wydatki związane z prowadzeniem biznesu. Przepisy jednoznacznie wskazują, że warunkiem jest poniesienie opłaty w związku z uzyskaniem i utrzymaniem prawa do prowadzenia działalności regulowanej.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca prowadzący sklep z alkoholem, a także duża spółka zajmująca się sprzedażą hurtową, muszą ujmować w swoich księgach opłaty koncesyjne. Choć skala działalności jest różna, zasady ewidencji pozostają takie same.

Jak ujmować koszty poniesione w związku z uzyskaniem koncesji?

Jednym z kluczowych zagadnień w kontekście księgowania koncesji jest sposób ujęcia kosztów poniesionych w związku z jej uzyskaniem. Przedsiębiorca musi pamiętać, że każdy wydatek powinien być odpowiednio udokumentowany – potwierdzeniem może być dowód wpłaty, decyzja urzędowa albo faktura. Takie dokumenty stanowią podstawę wpisu do KPiR i są dowodem na to, że koszt został faktycznie uiszczony.

W praktyce koszty poniesione na opłatę koncesyjną ujmuje się w momencie ich faktycznej zapłaty, niezależnie od tego, na jaki okres przyznano koncesję. Jeśli więc przedsiębiorca wykupił koncesję na sprzedaż napojów alkoholowych na kilka lat, to cały wydatek trafia do księgi w momencie dokonania płatności, a nie jest rozkładany proporcjonalnie na poszczególne lata. Wynika to z zasady memoriałowej oraz obowiązujących przepisów podatkowych, które wskazują, że koszty należy ujmować zgodnie z datą ich faktycznego poniesienia.

Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie wydatki związane z koncesją można zaliczyć do kosztów podatkowych. Przepisy zawierają katalog wyłączeń, w którym znajdują się m.in. kary i grzywny. Dlatego przedsiębiorca powinien zwracać uwagę, czy dany wydatek ma charakter obowiązkowej opłaty administracyjnej, czy innego rodzaju kosztu.

Koncesja a koszty bezpośrednio związane z przychodami

Opłaty za koncesje można zaliczyć do kategorii kosztów bezpośrednio związanych z osiąganiem przychodów. Oznacza to, że bez ich poniesienia przedsiębiorca nie miałby możliwości legalnego prowadzenia działalności, a tym samym uzyskania dochodu. Taka zależność jest szczególnie widoczna w przypadku sklepów i lokali gastronomicznych sprzedających alkohol.

Koszty bezpośrednio związane z przychodami muszą wykazywać jasny związek przyczynowo-skutkowy. Koncesja spełnia ten warunek, ponieważ jej brak oznaczałby zakaz sprzedaży, a więc brak możliwości osiągnięcia przychodu z danej działalności. To wyraźnie odróżnia ten rodzaj kosztu od wydatków pośrednich, takich jak np. koszty administracyjne czy marketingowe.

W praktyce księgowej oznacza to, że koncesja powinna być ujmowana w kosztach w sposób jednoznaczny i bezdyskusyjny. Fiskus uznaje bowiem, że wydatek poniesiony na uzyskanie prawa do sprzedaży określonych produktów jest warunkiem niezbędnym do prowadzenia biznesu. Dzięki temu przedsiębiorca ma pewność, że taki koszt zostanie zaakceptowany podczas kontroli podatkowej.

Możliwe określenie zasad księgowania koncesji, gdy część dotyczy danego roku podatkowego

W niektórych przypadkach pojawia się wątpliwość, jak traktować opłatę za koncesję, gdy obejmuje ona okres dłuższy niż jeden rok. Powstaje pytanie, czy wydatek należy rozliczyć jednorazowo, czy proporcjonalnie rozłożyć na kilka lat. Przepisy podatkowe wskazują, że możliwe określenie zasad zależy od charakteru kosztu i przyjętej metody księgowania.

Co do zasady opłata koncesyjna ujmowana jest w momencie poniesienia, czyli jednorazowo. Jednak w praktyce zdarzają się sytuacje, w których część dotyczy danego roku podatkowego, a część kolejnych okresów. W takich przypadkach przedsiębiorca powinien zachować spójność w księgowaniu i stosować jednolitą metodę ewidencji. Jeżeli zdecyduje się na rozliczenie kosztu proporcjonalnie, powinien mieć podstawy prawne i księgowe, które to uzasadnią.

Przykładem może być sytuacja, gdy koncesja została wykupiona na kilka lat, ale przedsiębiorca zamierza zakończyć działalność wcześniej. W takim przypadku logiczne staje się, że w kosztach powinien ująć jedynie tę część wydatku, która faktycznie dotyczy danego roku podatkowego. Reszta pozostanie poza rozliczeniem, ponieważ nie będzie związana z uzyskiwaniem przychodów w kolejnych latach.

Podsumowanie

Koncesja w KPiR to szczególny wydatek, który przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeśli spełnia on kryteria podatkowe. Dotyczy to m.in. opłat za sprzedaż alkoholu, które wynikają z przepisów o przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Koszty te ujmuje się w księdze w momencie, gdy zostały poniesione, niezależnie od długości obowiązywania koncesji.

Prawidłowe ujęcie takich wydatków jest ważne nie tylko z punktu widzenia księgowości, ale także dla zachowania zgodności z prawem i podstaw prawnych regulujących dany rodzaj biznesu. Dzięki temu przedsiębiorca może legalnie prowadzić działalność i bez przeszkód korzystać z przychodów osiąganych w kolejnych latach.

Źródło zdjęcia: https://pixabay.com/photos/wine-bar-alcohol-liquor-drinks-8346641/