Storno to pojęcie powszechnie stosowane w rachunkowości i finansach, które odnosi się do czynności korygującej poprzednie zapisy księgowe. Jest to procedura, która pozwala na prostowanie błędów, usuwanie nieścisłości lub wprowadzanie zmian w dokumentacji księgowej. W artykule przedstawimy, czym jest storno, kiedy się je stosuje oraz jak przeprowadzić tę czynność zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Co to jest storno i jak działa?

Storno to technika księgowa polegająca na anulowaniu lub skorygowaniu błędnego zapisu w księgach rachunkowych. W praktyce oznacza to, że po stwierdzeniu błędu, księgowy tworzy nowy zapis, który „anuluje” wcześniejszy, wprowadzając poprawne dane. Storno jest szczególnie istotne, ponieważ pozwala na zachowanie porządku w księgach rachunkowych, a także umożliwia wprowadzenie zmian zgodnych z prawem i regulacjami.

Warto dodać, że storno jest również stosowane w przypadku wystąpienia pomyłek w fakturach, błędów w obiegu dokumentów czy nieprawidłowych zapisów w systemach księgowych. Storno nie oznacza, że pierwotny błąd zostaje całkowicie usunięty z ewidencji – to jedynie zapis, który koryguje wcześniejsze błędy.

Kiedy stosować storno?

Storno w księgowości jest stosowane w kilku konkretnych przypadkach:

  • Błąd w księgowaniach – Jeżeli podczas wprowadzania danych do systemu księgowego popełniono błąd, np. wpisano złą kwotę, zły numer konta lub błędny numer faktury.
  • Anulowanie transakcji – W przypadku, gdy transakcja, na którą wcześniej została wystawiona faktura, zostaje anulowana lub wycofana, stosuje się storno, by odpowiednio skorygować stan księgowy.
  • Zmiana warunków transakcji – Jeśli zmieniają się warunki umowy, takie jak rabat lub wysokość należności, storno jest stosowane do korekty wcześniejszych zapisów.

Zastosowanie storna jest niezbędne, aby zachować przejrzystość w księgach rachunkowych, unikając przy tym wprowadzania fałszywych danych, które mogłyby prowadzić do nieprawidłowych rozliczeń.

Storno w księgowości – różnice między storno czarnym a czerwonym

W księgowości istnieją dwa podstawowe typy storna: czarne i czerwone. Choć oba mają na celu skorygowanie błędów, różnią się sposobem dokumentowania i wpływem na księgowanie.

Storno czarne

Storno czarne polega na anulowaniu zapisu, który został wykonany błędnie, a następnie wprowadzeniu poprawnego zapisu w księgach rachunkowych. Jest to najczęściej spotykana forma storna i jest stosowana w przypadku, gdy błąd dotyczy pojedynczej transakcji, która nie została jeszcze rozliczona. Zapis wprowadzony jako storno czarne skutkuje anulowaniem poprzedniego błędnego wpisu, a następnie nowym zapisem, który uwzględnia poprawne dane.

Storno czerwone

Storno czerwone to bardziej zaawansowana forma korekty, która jest stosowana, gdy błąd dotyczy transakcji już rozliczonych. Zamiast wprowadzać poprawny zapis w miejsce błędnego, wprowadza się zapis, który pokazuje zarówno korektę pierwotnego błędu, jak i nową, zmienioną transakcję. Storno czerwone jest bardziej szczegółowe i może obejmować zarówno anulowanie, jak i uaktualnienie dokumentacji księgowej.

W praktyce, storno czerwone jest stosowane głównie w przypadku zmian warunków umowy po jej zakończeniu lub przy korektach związanych z wysokością zobowiązań finansowych.

Storno w praktyce – przykłady zastosowań

Aby lepiej zrozumieć, jak storno funkcjonuje w praktyce, warto przyjrzeć się kilku przykładowym sytuacjom, w których jest ono stosowane.

Przykład 1: Błąd w fakturze sprzedaży

Załóżmy, że wystawiono fakturę sprzedaży na kwotę 10 000 zł, ale przez pomyłkę wprowadzono zły numer konta bankowego. Aby poprawić błąd, należy zastosować storno czarne, które usunie błędny zapis i umożliwi wystawienie faktury z poprawnym numerem konta. Po dokonaniu storna, nowa faktura jest wprowadzana do systemu, uwzględniając poprawne dane.

Przykład 2: Zmiana wysokości rabatu

W przypadku, gdy po wystawieniu faktury sprzedaży zostaje przyznany dodatkowy rabat, a kwota pierwotna transakcji zostaje zmniejszona, stosujemy storno czerwone. Anulujemy wcześniejszą fakturę, a następnie wystawiamy nową, uwzględniającą zaktualizowaną wysokość należności po rabacie. Tego typu storno ma na celu precyzyjne odzwierciedlenie zmiany warunków transakcji w dokumentacji księgowej.

Jakie dokumenty są wymagane przy storno?

W przypadku stosowania storna w dokumentacji księgowej, konieczne jest odpowiednie udokumentowanie całego procesu korekty. W zależności od sytuacji, dokumenty mogą obejmować:

  • Fakturę korygującą – w przypadku błędów w fakturach.
  • Dokumenty potwierdzające przyczyny zmiany – np. umowa aneksująca, zmiana warunków transakcji.
  • Ewidencje księgowe – zapisy w systemie księgowym, które odzwierciedlają dokonane zmiany.

Podsumowanie

Storno to ważne narzędzie w rachunkowości, pozwalające na prawidłowe korygowanie błędów w dokumentacji finansowej. Dzięki stosowaniu storna, zarówno czarnego, jak i czerwonego, możliwe jest zachowanie zgodności zapisów księgowych z rzeczywistym stanem rzeczy, co jest niezbędne w procesie rozliczeń. Zrozumienie, kiedy i jak stosować storno, pozwala na uniknięcie błędów w księgach rachunkowych, co z kolei wpływa na poprawność finansowych rozliczeń firmy.

Źródło zdjęcia: https://pixabay.com/pl/photos/kalkulator-obliczenie-ubezpieczenie-1044173/