Składki na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne to nieodzowny element naszej wspólnej przestrzeni gospodarczej. Opłacać je musi każdy przedsiębiorca, nie tylko za siebie, ale również za swoich pracowników. Naturalnie, operacje tego rodzaju wymagać będą odpowiedniego zaplecza formalnego, wobec czego nie obejdzie się bez ewidencji wpłat w ramach właściwych formularzy. W przypadku opłacania składek wyłącznie za siebie – to jest w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej – obowiązek formalny będzie dotyczył nas tylko w ramach deklaracji ZUS DRA.

Czym dokładnie jest deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA i kto musi ją wypełniać? Czy każdy płatnik składek ZUS jest do tego obowiązany? Do kiedy trzeba przesłać deklarację ZUS DRA i jak można to zrobić? Jakie są inne rodzaje deklaracji rozliczeniowych? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym materiale.

Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA – czym jest?

Deklaracja ZUS DRA to deklaracja rozliczeniowa (stąd też jej skrótowa nazwa), stanowiąca jeden z podstawowych dokumentów rozliczeniowych, jakie płatnik składek musi składać w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Obowiązek składania deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA dotyczy wszystkich przedsiębiorców, przy czym warto wskazać, że dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą jest to jedyny dokument rozliczeniowy, jakim muszą podzielić się z ZUS.

Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA musi być składana przez przedsiębiorcę każdego miesiąca. Jej wypełnienie nie powinno nikomu sprawić większych trudności, choć w przypadku napotkania jakichkolwiek problemów warto skorzystać z usług doświadczonego biura rachunkowego – w ten sposób unikniemy wezwania do korekty.

Sama deklaracja ZUS DRA służy dwóm celom – rozliczeniu należnych, opłaconych składek oraz wykazaniu wypłaconych świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych. Przedsiębiorca jest przy tym zobowiązany do przechowywania kopii ZUS DRA, imiennych raportów miesięcznych korygujących oraz deklaracji rozliczeniowych ZUS RCA i ZUS RSA przez okres pięciu lat od przekazania ich do ZUS.

Przedsiębiorcy rozliczający ZUS DRA – a także inne zobowiązania, zarówno wobec ZUS jak i Urzędu Skarbowego – powinni pamiętać, że wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne jest różna, zależąc od danej formy opodatkowania. Podstawę dla obliczenia składki zdrowotnej w przypadku osób rozliczających się na zasadach ogólnych i podatku liniowego stanowi dochód, zaś gdy idzie o ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – będzie to przychód.

Z czego składa się deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA?

Deklaracja ZUS DRA nie jest szczególnie skomplikowana w swojej konstrukcji, tym bardziej, że przedsiębiorcy muszą składać ją co miesiąc. Do podstawowych informacji pojawiających się na deklaracji zaliczymy oczywiście dane płatnika (NIP, REGON, adres) czy dane osób ubezpieczonych (nazwisko, imię, PESEL).

Do bardziej szczegółowych informacji zaliczymy z kolei wykaz wszelkich tytułów ubezpieczeń (ubezpieczenie emerytalne, ubezpieczenie chorobowe, ubezpieczenie rentowe, ubezpieczenie wypadkowe, ubezpieczenie zdrowotne), a także kwotę należnych składek, kwotę wpłaconych składek i kwotę wypłaconych świadczeń – we wszystkich przypadkach uwzględniając podział na rodzaje świadczeń i osoby ubezpieczone. Należy pamiętać, że w ramach deklaracji ZUS DRA płatnik dokonuje również rozliczenia należnych składek na Fundusz Pracy i/lub Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Inne deklaracje rozliczeniowe w ZUS

Należy podkreślić, że oprócz deklaracji ZUS DRA, istnieją również inne deklaracje rozliczeniowe, o których przedsiębiorcy powinni pamiętać. Obowiązek ich wypełniania nie dotyczy jednak osób, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą.

Rzeczone deklaracje to ZUS RCA i ZUS RSA. Pierwszy z formularzy do służy rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne lub wypłaconych świadczeń za pracowników firmy, z kolei drugi przeznaczony jest do wykazania wypłaconych świadczeń oraz przerw w opłacaniu składek za pracowników.

Kto musi złożyć formularz ZUS DRA?

Formularz ZUS DRA jest jednym z podstawowych dokumentów rozliczeniowych dla przedsiębiorców, w ramach którego mogą oni w sposób sformalizowany i dokładny komunikować się z ZUS. Wobec tego deklarację ZUS DRA musi złożyć zasadniczo każdy przedsiębiorca, bez względu na formę opodatkowania, poziom osiąganych dochodów czy liczbę zatrudnianych pracowników.

Co ważne, deklarację ZUS DRA należy złożyć również w sytuacji, w której jako przedsiębiorca korzystamy z rozmaitych ulg, takich jak „Mały ZUS Plus„, „Ulga na Start” czy preferencyjne składki ZUS.

Kto jest wyłączony z obowiązku składania formularza ZUS DRA?

Niemniej, od każdej reguły są pewne wyjątki – nie inaczej jest w przypadku formularza ZUS DRA. Wymienić możemy trzy kategorie podmiotów, które są całkowicie zwolnione z konieczności składania rzeczonego formularza. Są to osoby duchowne, osoby składające dokumenty za nianie, a także osoby które podlegają dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu.

Do kiedy trzeba złożyć formularz ZUS DRA?

Jak już wspominaliśmy wyżej, deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA powinna być składana co miesiąc, ujmując taki właśnie okres w ramach przekazywanych informacji. Niemniej, czas za złożenie deklaracji ZUS DRA jest różny w zależności od podmiotu, który rzeczoną deklarację składa. Rzeczone terminy prezentują się następująco:

  • do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych

  • do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników składek posiadających osobowość prawną

  • do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników składek.

Jak złożyć formularz ZUS DRA?

Złożenie druku ZUS DRA, podobnie jak wielu innych dokumentów urzędowych, może mieć miejsce na dwa sposoby. W omawianym przypadku jednak, wiele zależy od tego, ile osób zatrudniamy. Jeżeli w ramach naszego przedsiębiorstwa odprowadzamy składki ZUS za równo pięć lub mniej niż pięć osób, to deklarację ZUS DRA możemy złożyć zarówno w formie papierowej (w trakcie wizyty we właściwym dla nas urzędzie lub za pośrednictwem poczty czy pełnomocnika) lub elektronicznie, za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) lub programu e-Płatnik.

Niemniej, jeżeli jako płatnik składek odprowadzamy należności za więcej niż pięć osób, wówczas złożenie deklaracji rozliczeniowych może następować wyłącznie w ramach rozliczeń elektronicznych. Jedynie w szczególnych sytuacjach dyrektor danego oddziału ZUS może zaakceptować możliwość składania deklaracji w formie papierowej lub na nośnikach informacji, takich, jak płyty CD.

Należy pamiętać, że deklaracje rozliczeniowe składane w ramach programu e-Płatnik wymagają podpisu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego.

Obowiązki pracodawcy względem pracowników w kontekście deklaracji ZUS DRA

Lista obowiązków pracodawcy wobec pracowników jest relatywnie długa, a same składki społeczne nie stanowią w tej materii wyłącznego czynnika. Zdecydowaną większość obowiązków pracodawcy w ramach podejmowanej relacji z pracownikiem określa Kodeks Pracy, ale także ustawy pokrewne. Jednym z najnowszych z wprowadzonych przepisów jest Ustawa o ochronie sygnalistów, która w niedługim okresie znacząco zmieni nasze funkcjonowanie w zakładach pracy.

Niemniej, w kontekście samego druku ZUS DRA pracodawcy powinni pamiętać, że oprócz obowiązku rzetelnego odprowadzania składek za swoich pracowników, muszą oni także zapewnić im dostęp do wszelkiej dokumentacji pracowniczej, na co składa się również ZUS DRA. Pracownik ponadto ma prawo do wglądu do swoich danych osobowych, a także wszelkich innych dokumentów rozliczeniowych, mówiących o wysokości naliczonych składek czy wypłaconych świadczeń.

Deklaracja ZUS DRA -podsumowanie

Deklaracja ZUS DRA to jeden z podstawowych formularzy rozliczeniowych, z jakimi spotkamy się jako przedsiębiorca przy opłacaniu składek ZUS. W ramach opisywanego formularza, przedsiębiorca ujawnia wysokość wpłaconych składek oraz wypłaconych świadczeń z ich tytułu. Dotyczy to zarówno samego przedsiębiorcy, jak i osób, za które odprowadza składki.

Deklarację ZUS DRA musi składać zasadniczo każdy przedsiębiorca, gdzie wyżej opisywane wyjątki są nieliczne. W zależności od podmiotu uczestniczącego w gospodarce, przedsiębiorca ma czas na złożenie deklaracji do 5, 10 lub 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, który stanowi przedmiot rozliczenia. Deklarację można dostarczyć do ZUS w formie papierowej lub elektronicznej, przy czym w wielu przypadkach w grę wejdzie wyłącznie druga z opcji.

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_135120724_r%C4%99ka-biznesowa-pisanie-podatku-na-biurku-w-domowym-biurze.html