Kilometrówka 2024 – co to jest? Ile wynosi kilometrówka w 2024 roku?

Kilometrówka 2024 to zagadnienie, które dotyczy zarówno pracowników, jak i pracodawców korzystających z prywatnych pojazdów w celach służbowych. Jakie są przepisy w tej sprawie? Ile wynosi stawka za 1 km i czy są jakieś limity?

Przepisy regulujące zwrot kosztów za używanie pojazdów niebędących własnością pracodawcy, a więc samochodu osobowego są jasno określone w prawie, a stawki kilometrówki podlegają regularnym zmianom. W niniejszym artykule wyjaśnimy, czym dokładnie jest kilometrówka, jakie limity obowiązują w 2024 roku, jak poprawnie ją rozliczać oraz jakie obowiązki spoczywają na osobach prowadzących ewidencję przebiegu pojazdu.

Kilometrówka – co to jest?

Kilometrówka to pojęcie określające sposób zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w związku z używaniem swojego prywatnego samochodu do celów służbowych. Przepisy te są uregulowane przez rozporządzenie ministra infrastruktury, które precyzuje warunki ustalania oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów używania przez pracowników pojazdów, takich jak samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy.

Podstawą naliczenia kilometrówki była ewidencja przebiegu pojazdu, która zawiera szczegółowe informacje na temat liczby przejechanych kilometrów. Zwrot kosztów za każdy kilometr przebiegu pojazdu wyliczany jest według ustalonych stawek, uzależnionych m.in. od pojemności skokowej silnika. Jest to forma rekompensaty za koszty eksploatacyjne, jakie ponosi pracownik, korzystając ze swojego prywatnego pojazdu w ramach obowiązków służbowych.

Dokładne regulacje z tym związane zawiera Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Limity obowiązujące w kilometrówce

Istnieją ustalone limity kilometrów, które można uwzględnić w rozliczeniach, zgodnie z przepisami. Ustawa o transporcie drogowym określa miesięczny limit przejechanego dystansu, który można odliczyć, w zależności od liczby mieszkańców w gminie:

1) mieszkańcy gminy do 100 tys. mieszkańców – 300 km;

2) mieszkańcy gminy od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców – 500 km;

3) mieszkańcy gminy powyżej 500 tys. mieszkańców – 700 km.

W niektórych przypadkach limity mogą być wyższe, np.:

1) pojazdy wykorzystywane w służbie leśnej – 1500 km;

2) pojazdy służbowe wykorzystywane w celach ratowniczych, np. podczas klęsk żywiołowych lub katastrof ekologicznych – do 3000 km.

Ile wynosi kilometrówka 2024?

W 2024 roku stawki kilometrówki zostały zaktualizowane i niezbędne do ustalenia kwoty miesięcznego ryczałtu. Obecnie wynoszą:

1) Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,5214 zł za każdy przejechany kilometr przebiegu pojazdu.

2) Samochód osobowy o pojemności silnika powyżej 900 cm³ – 0,8358 zł za kilometr przebiegu pojazdu.

3) Motocykle – 0,2302 zł za kilometr.

4) Motorowery – 0,1382 zł za kilometr.

Wysokość kilometrówki za używanie samochodu prywatnego zależy od pojemności silnika pojazdu oraz rodzaju pojazdu. Warto pamiętać, że stawki określone przez rozporządzenie mogą być aktualizowane, dlatego ważne jest, aby regularnie sprawdzać obowiązujące przepisy. Są to także stawki w wersji maksymalnej za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które pracodawca jest w stanie wliczyć do kosztów uzyskania przychodów (do kosztów uzyskania przychodu zalicza tylko liczbę przejechanych kilometrów pomnożonych przez stawkę ustawową).

Rozliczanie kilometrówki

Rozliczanie kilometrówki zależy od stawki za 1 km, jaką wypłaca pracodawca. Jeśli stawka ta jest równa lub niższa niż stawka ustawowa określona w rozporządzeniu ministra infrastruktury, to kilometrówka może być wliczona do kosztów uzyskania przychodu firmy.

Jednak gdy pracodawca decyduje się na wypłatę wyższej stawki za każdy kilometr przebiegu pojazdu, niż przewidziano w przepisach, nadwyżka musi być odpowiednio opodatkowana i oskładkowana. Tylko zgodne z rozporządzeniem stawki mogą być rozliczane bez dodatkowych obciążeń podatkowych.

Co z ewidencją przebiegu pojazdu?

Od 23 października 2018 roku, na mocy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zniesiono obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu na potrzeby rozliczenia podatku dochodowego. Obecnie obowiązuje stały procentowy limit wydatków związanych z eksploatacją samochodu prywatnego do celów służbowych. Aby jednak móc odliczyć 100% poniesionych kosztów oraz podatku VAT, pracodawca musi udowodnić, że samochód jest używany wyłącznie do celów zawodowych.

Prowadzenie ewidencji nie jest wymagane, jednak brak tego dokumentu obniża możliwe odliczenia:

1) Samochód prywatny – 50% VAT, 20% PIT;

2) Firmowy samochód osobowy – 50% VAT, 75% PIT;

3) Samochód ciężarowy poniżej 3,5 t – 50% VAT, 75% PIT.

Jedynie samochody ciężarowe powyżej 3,5 t pozwalają na uzyskanie pełnego zwrotu kosztów i VAT, niezależnie od prowadzenia ewidencji. Natomiast ewidencja przebiegu pojazdu jest wymagana, jeśli pracownicy używają swoich prywatnych samochodów do celów służbowych – stanowi podstawę do obliczenia zwrotu kosztów.

Co zawiera ewidencja przebiegu pojazdu?

Ewidencja przebiegu pojazdu musi zawierać szereg niezbędnych informacji, które pozwolą na prawidłowe rozliczenie kilometrówki. Wymagane elementy to:

1) imię i nazwisko osoby korzystającej z pojazdu;

2) numer rejestracyjny pojazdu;

3) cel wyjazdu służbowego oraz trasa;

4) data rozpoczęcia i zakończenia podróży;

5) stawka za każdy kilometr przebiegu pojazdu;

6) liczba przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Na podstawie tej ewidencji możliwe jest ustalenie kwoty miesięcznego ryczałtu lub dokładne rozliczenie zwrotu kosztów za poszczególne trasy służbowe. Ewidencja przebiegu pojazdu musi być kompletna i rzetelnie prowadzona, aby uniknąć błędów w rozliczeniach i problemów z Urzędem Skarbowym.

Źródło zdjęcia głównego: https://pl.123rf.com/photo_97770524_r%C4%99ce-na-kole-jazdy-samochodem-na-ulicy-miasta.html