Zarówno w transakcjach pomiędzy przedsiębiorcami, przedsiębiorcami a klientami, czy wyłącznie pomiędzy zwykłymi ludźmi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, zdarzają się przypadki, w których jedna ze stron opóźnia się ze zwrotem należnych środków, stając się naszym dłużnikiem. Powody ku temu mogą być różne – celowa złośliwość, niekulturalne zaniechanie, czy po prostu chwilowe problemy z płynnością finansową u naszego kontrahenta. Niemniej, bez względu na przyczyny zadłużenia, trzeba pamiętać, że to my – wierzyciel – jesteśmy stroną pokrzywdzoną i mamy prawo domagać się zwrotu należności. Jedną z metod ku temu może być wezwanie do zapłaty – wzór wezwania znajduje się w dalszej części artykułu.

Czym dokładnie jest wezwanie do zapłaty i kiedy należy je stosować? Jakie elementy powinno zawierać wezwanie do zapłaty? Czy przedsądowe wezwanie do zapłaty i wezwanie do zapłaty to to samo? Jak dostarczyć wezwanie do zapłaty dłużnikowi i czy jest to skuteczna metoda windykacji? Jak napisać wezwanie do zapłaty krok po kroku? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym materiale.

Wezwanie do zapłaty – co to jest?

Wezwanie do zapłaty to pismo wykorzystywane w polubownym postępowaniu windykacyjnym, które możemy wykorzystać w celu odzyskania dowolnych zaległości finansowych. Powodzenie w tej materii nie zawsze jest gwarantowane, jednak w wielu sytuacjach pomaga wpłynąć na świadomość dłużnika w pożądany sposób, skutkiem czego otrzymujemy należne nam fundusze. Niemniej, jeżeli wezwanie do zapłaty jest nieskuteczne, to sprawę będziemy musieli skierować na drogę postępowania sądowego.

Istnieje kilka zasad, którymi powinno kierować się dobre wezwanie do zapłaty – wzór wezwania znajdziesz niżej. Niemniej, nie są to wcale zasady wymagane prawem, bowiem zarówno forma wypowiedzi jak i jej treść nie będą miały większego znaczenia w sądzie, jeżeli miałoby dojść do ewentualnej rozprawy – co najwyżej będziemy mieli dowód tego, że próbowaliśmy polubownie odzyskać swoje pieniądze. Nieco inaczej jest w przypadku przedsądowego wezwania do zapłaty, które może już mieć dość wyraźne skutki prawne.

Tak czy inaczej, w wezwaniu do zapłaty liczy się psychologia – chcemy napisać je w taki sposób, by nie tylko jasno sformułować swoje żądania, ale również we właściwy sposób wpłynąć na zachowanie dłużnika. Chcemy mu udowodnić, że jesteśmy pewni siebie, zdeterminowani ale nie zdesperowani, a także, że dopóki nie odzyskamy należnych nam środków, to nie cofniemy się przed żadną z legalnych metod windykacji – włącznie z rozprawą sądową.

Wezwanie do zapłaty a przedsądowe wezwanie do zapłaty – różnice

W dyskursie publicznym często wezwanie do zapłaty urasta do rangi przedsądowego wezwania do zapłaty (określanego również jako ostateczne wezwanie do zapłaty), jednak trzeba wiedzieć, że tak naprawdę są to dwa różne dokumenty. Różnice widoczne są wyraźnie przede wszystkim na tle skutków prawnych, jakie oba wezwania wywołują.

Zwykłe wezwanie do zapłaty samo z siebie nie wywołuje żadnych skutków prawnych, mogąc mieć wyłącznie charakter informacyjny – bez względu na swoją treść. Oczywiście, następstwem nieuiszczenia stosownych opłat w terminie wyznaczonym przez wierzyciela może doprowadzić w rezultacie do sprawy sądowej, a samo wezwanie może stanowić dowód w sprawie, jednak nie dzieje się to automatycznie. Co więcej, zwykłe wezwanie do zapłaty może być dłużnikowi wysłane mailem czy SMS-em – nie trzeba korzystać z poczty czy wręczać wezwania osobiście.

Przedsądowe wezwanie do zapłaty z kolei jest znacznie poważniejszym rodzajem pisma i zwykle jest sporządzane przez kancelarię prawną. Jeżeli dłużnik nie uiści opłaty w terminie, wówczas niejako automatycznie wierzyciel (osobiście lub za pośrednictwem radcy prawnego) składa wniosek o wszczęcie postępowania sądowego o zapłatę – w przeciwnym razie sąd może oddalić nasz wniosek.

W przypadku przedsądowego wezwania do zapłaty różni się też treść samego pisma. Powinno ono mieć charakter formalny, a przy tym jasno formułować żądanie uregulowania należności, informować o tym, że jest to przedsądowe wezwanie do zapłaty, a także udzielać dłużnikowi informacji o możliwości polubownego załatwienia sprawy i wskazywać na ostateczny termin spłaty długu.

Czy wezwanie do zapłaty to skuteczna metoda windykacji?

Choć mogłoby się wydawać, że skoro dziesiątki próśb, rozmów i ponagleń nie poskutkowały zwrotem należności, to wezwanie do zapłaty również nie trafi do świadomości dłużnika i będzie tylko kolejną, bezskuteczną wiadomością. Nic bardziej mylnego! Takie dokumenty jak wezwanie do zapłaty wywierają ogromną presję na dłużniku i zazwyczaj – jeżeli dłużnik ma możliwość spłaty należności i ma świadomość, że jest obowiązany ku temu by to zrobić – to polubowne wezwanie do zapłaty stanowi skuteczną metodę windykacji.

Ogromną rolę w całym procesie odgrywa forma, w jakiej do dłużnika się zwracamy. W celu podkreślenia mocnych słów należy zachować pełen profesjonalizm i formalny ton wypowiedzi, jednocześnie stroniąc od mowy potocznej, uszczypliwości czy słów wulgarnych. W pewnym sensie powinniśmy też unaocznić dłużnikowi, że nie obawiamy się ścieżki sądowej i mamy pełną świadomość swoich racji.

Jak dostarczyć wezwanie do zapłaty dłużnikowi?

Prawo nie normuje sposobu, w jaki wezwanie do zapłaty powinno być doręczone do dłużnika – możemy je dostarczyć listownie, osobiście, mailowo czy nawet SMS-em. Ważne jest, żeby forma wezwania umożliwiała nam późniejsze użycie go jako dowodu w ewentualnej rozprawie sądowej.

Inaczej jest w przypadku przedsądowego wezwania do zapłaty. Wówczas wezwanie dłużnika do zwrotu należności powinno mieć charakter pisemny i powinno zostać wysłane listem poleconym, najlepiej z pisemnym potwierdzeniem odbioru. Tak czy inaczej, zwykłe wezwanie do zapłaty również warto wysłać do dłużnika właśnie w ten sposób, by wywrzeć na nim większe wrażenie.

Jak napisać wezwanie do zapłaty? O czym warto pamiętać?

Pisząc wezwanie do zapłaty powinniśmy przede wszystkim pamiętać o celu, w jakim tworzymy dokument – zależy nam na tym, żeby doprowadzić do skutecznej windykacji należności. Wobec tego postarajmy się nie tylko o zachowanie formalnego tonu, ale również o obecność wszystkich kluczowych informacji dotyczących zadłużenia. Do wezwania możemy także załączyć kopię innego dokumentu potwierdzającego należność do zapłaty.

Duże wrażenie na dłużniku powinno wywrzeć – mówiąc trywialnie – „postraszenie go sądem”. Oczywiście powinniśmy jedynie unaoczniać prawa, które zgodnie z przepisami nam przysługują – najlepiej wprost odnosząc się do konkretnego przepisu w Kodeksie czy Ustawie w trakcie formułowania swoich żądań.

Warto także uświadamiać dłużnika o dodatkowych konsekwencjach które mu grożą w przypadku nieuregulowania długu w terminie. Może to być przede wszystkim konieczność zapłacenia odsetek ustawowych (o co możemy wnioskować w samym wezwaniu do zapłaty), obciążenie kosztami procesowymi jeżeli sprawa miałaby znaleźć swój finał w sądzie, a także wpisanie delikwenta do jednej z ogólnodostępnych baz dłużników, takich jak Biuro Informacji Gospodarczej (BIG) czy Krajowy Rejestr Długów (KRD).

Wezwanie do zapłaty – wzór wraz z omówieniem

Wezwanie do zapłaty ma stosunkowo prostą konstrukcję, zawierając przede wszystkim dane dłużnika i wierzyciela, podstawę składanego roszczenia, numer rachunku bankowego na który ma zostać przelana należność, a także termin, w jakim płatności należy dokonać. Zwieńczeniem skutecznego wezwania do zapłaty są odniesienia do stosownych przepisów Ustaw, w ramach których informować będziemy dłużnika o konsekwencjach niewywiązania się z zapłacenia należności.

Wezwanie do zapłaty – wstęp. Dane wierzyciela i dłużnika

Na samym wstępie, po prawej stronie wiadomości, powinniśmy zamieścić datę sporządzenia wezwania (najlepiej by była tożsama z datą wysłania wezwania) oraz miejsce sporządzenia dokumentu. W dalszej kolejności będą nas interesować dane dłużnika i wierzyciela. Po lewej stronie umieszczamy wierzyciela, a po prawej i nieco niżej – dłużnika.

W obu przypadkach powinniśmy podać przynajmniej imię, nazwisko i adres zamieszkania (lub adres siedziby firmy) dla każdej ze stron. Jeżeli posiadamy PESEL lub NIP dłużnika, również powinniśmy go zamieścić. Część właściwą dokumentu powinien otwierać tytuł: WEZWANIE DO ZAPŁATY.

Część właściwa wezwania do zapłaty

W części właściwej wezwania do zapłaty powinniśmy przedstawić podstawę, z której wynika obowiązek zapłaty należności, jej sumę, a także termin wymagalności. Dodatkowo możemy załączyć zewnętrzne dokumenty, na przykład nieopłacone faktury, które jednoznacznie stanowią o zaistnieniu długu.

Powinniśmy przy tym jasno wezwać dłużnika do zapłaty zaległości, a także umieścić numer rachunku bankowego, na który pieniądze powinny wpłynąć. Finalnie powinniśmy zagrozić dłużnikowi konsekwencjami, których w razie niespełnienia naszych żądań przyjdzie mu doświadczyć. Możemy poinformować o możliwości wpisania go do rejestru dłużników, czy – powołując się na Kodeks postępowania cywilnego – zaznaczyć, że w przypadku skierowania sprawy na drogę sądową, koszty procesu poniesie dłużnik.

Ostatecznie pod wezwaniem należy umieścić swoje imię i nazwisko (lub nazwę firmy), a także swój podpis (lub podpis pełnomocnika).

Wezwanie do zapłaty – podsumowanie

Wezwanie do zapłaty to pismo, którego sporządzenie może pozwolić nam na polubowne odzyskanie zadłużenia. Możemy wyróżnić zwykłe wezwanie do zapłaty, które może przemówić dłużnikowi do rozsądku i skłonić go do oddania należności (i w razie konieczności stanowić dowód w sądzie), a także przedsądowe wezwanie do zapłaty, gdzie niespełnienie żądań w nim zawartych będzie stanowiło podstawę dla rozpoczęcia sprawy sądowej.

W skutecznym wezwaniu do zapłaty należy umieścić szereg informacji dotyczących podstawy zadłużenia, danych dłużnika i wierzyciela, terminu spłaty czy numeru rachunku bankowego, na którym pieniądze muszą się w danym czasie pojawić. W wezwaniu należy ponadto zachować formalny i bezkompromisowy ton, jednocześnie informując o dalszych krokach, jakie mogą zostać wobec dłużnika podjęte (rozprawa sądowa czy wpisanie do rejestru dłużników).

Wbrew pozorom, wezwanie do zapłaty do skuteczny sposób windykacji, który nawet w przypadku najbardziej opornych dłużników kończy się często zwrotem należności. Wynika to z presji jaką nakłada na dłużnika ewentualna interwencja sądu oraz dodatkowe nieprzyjemności, jakich ten może uświadczyć w przypadku niewywiązania się ze zobowiązań – włącznie z nieuchronną stratą dodatkowych pieniędzy.

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_138697754_d%C5%82ugowa-karta-kredytowa-na-stosie-monet-na-drewnianym-stole-w-koncepcji-zarz%C4%85dzania-biurem.html