Choć umowa zlecenie jest coraz mniej popularną formą zawierania umów na linii pracodawca – pracownik, to jednak nadal obecna jest na polskim rynku pracy. Jest to rodzaj umowy, który zyskał złą sławę głównie z uwagi na nadużywanie jej w ramach nawiązywania stosunków pracy, jednak wciąż istnieją sytuacje, w której jej stosowanie jest legalne. A skoro tak można na jej podstawie pracować, to należy również płacić podatki. Umowa zlecenie a podatek dochodowy – o czym trzeba pamiętać?
Czym jest umowa zlecenie i w jakich warunkach znajduje ona swoje zastosowanie? Jak wygląda poprawna struktura takiej umowy i czym różni się ona od umowy o pracę? Jak w jej przypadku wyglądają zasady opodatkowania i co w tym kontekście trzeba wiedzieć o podatku dochodowym? Jak rozliczyć koszty uzyskania przychodów i kiedy nie trzeba płacić podatku dochodowego? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym materiale.
Umowa zlecenie – czym jest?
Umowa zlecenie to jedna z umów cywilnoprawnych, podobnie jak umowa o dzieło, która również w świadomości Polaków dorobiła się tak negatywnej opinii, że wespół określane są jako „umowy śmieciowe”. W przypadku umowy zlecenie, zleceniobiorca zobowiązuje się do świadczenia na rzecz zleceniodawcy szeregu określonych czynności o dowolnej formie i w określonym czasie, co stanowi podstawę do wypłaty wynagrodzenia. W przeciwieństwie do umowy o dzieło, pracownik nie odpowiada za finalny kształt podjętych przez siebie działań, a wynagrodzenie otrzymuje za sam fakt ich podjęcia.
Negatywny stosunek Polaków do umowy zlecenie wynika głównie z powodu nadużywania jej w stosunkach pracy – nadal dość często, wbrew przepisom Kodeksu Pracy, umowa zlecenie podpisywana jest w sytuacjach, w których jedynym legalnym dla przedsiębiorcy krokiem byłoby ujęcie określonych obowiązków zatrudnionego w ramy umowy o pracę. Warto w tym miejscu podkreślić, że pracodawcy dopuszczający się takich praktyk, są narażeni na poważne sankcje karno-skarbowe.
Tak czy inaczej, istnieją sytuacje, w których umowa zlecenie stanowić będzie legalny i pożądany rodzaj umowy dla obydwu stron. Jak nietrudno się domyślić, zyski z tytułu umowy zlecenie podlegają opodatkowaniu. Nie chodzi tu jednak wyłącznie o podatek dochodowy. W ramach najnowszych nowelizacji prawa, osoby posiadające umowę zlecenie, odprowadzają jeszcze składki na ubezpieczenie zdrowotne i ubezpieczenia społeczne – naturalnie, za pośrednictwem płatnika, jakim jest pracodawca.
Kiedy można podpisać umowę zlecenie?
Co do zasady, umowy zlecenie nie wolno podpisać w sytuacji, w której pracownik zobowiązuje się świadczyć pracę na rzecz pracodawcy w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, oraz pod jego kierownictwem – w takich sytuacjach, jedyną właściwą formą zatrudnienia jest umowa o pracę.
Umowa zlecenie z kolei może być stosowana wówczas, gdy zleceniobiorca co prawda będzie świadczył pracę na rzecz przedsiębiorcy, ale będzie miał w tym celu dużo więcej przestrzeni, a więc będzie mógł ją wykonywać w dowolnym czasie (przez okres przewidziany umową, lub do momentu ostatecznego terminu umową przewidzianego) i w dowolnym miejscu, a ocenie podlegać będzie wyłącznie fakt wykonywania przezeń danych zadań. Przykładem może tu być wszelkiego typu działalność outsourcingowa, a więc usługi prawne, informatyczne, czy księgowe.
Podobna w swym charakterze do powyższego jest umowa o dzieło, jednak tym się ona różni od umowy zlecenie, że wykonawca dzieła otrzymuje wynagrodzenie w zamian za rezultat podjętych działań, bez względu na drogę którą podążał, by rzeczony rezultat osiągnąć. W obu przypadkach podatek dochodowy może być łatwo pomniejszony o koszty uzyskania przychodu.
Umowa zlecenie – konstrukcja prawna
Konstrukcja prawna umowy zlecenie nie jest szczególnie skomplikowana, jednak prawo reguluje szereg szczegółów, które rzeczona musi zawierać, by na takie miano zasłużyć. Muszą o tym pamiętać obie strony umowy, aby w razie nieporozumień móc łatwo rozstrzygnąć ewentualne spory. Najistotniejsze elementy dotyczące umowy zlecenie znajdują się w art. 734 – 751 Kodeksu Cywilnego.
Niezmiernie ważną dla umowy zlecenie kwestią jest jej charakter, o którym pisaliśmy wyżej – umowa zlecenie to „umowa starannego działania”. Zleceniobiorca nie może ponosić odpowiedzialności za skutki wykonywanej przez siebie pracy, a ocenie podlegać może wyłącznie sumienność, z jaką ów wykonuje zakres przewidzianych umową obowiązków.
Z punktu widzenia formalności, umowa zlecenie musi zawierać:
Oznaczenie stron umowy – imiona, nazwiska, numery PESEL i dowodów osobistych, opcjonalnie adresy; jeżeli umowa dotyczy przedsiębiorcy, to powinna pozwalać na łatwe zidentyfikowanie jego firmy, przede wszystkim poprzez NIP.
Precyzyjne określenie przedmiotu zlecenia,
Termin obowiązywania umowy,
Wysokość wynagrodzenia brutto,
Podpisy obu stron.
Co więcej, należy pamiętać, że praca na podstawie umowy zlecenie podlega obowiązkowemu zgłoszeniu zleceniobiorcy w ZUS, celem późniejszej regulacji należności – zgłoszenia tego dokonuje pracodawca. Ponadto, zgodnie z najnowszymi regulacjami prawnymi, płaca minimalna stosowana jest nie tylko w przypadku umów o pracę, ale również w przypadku umowy zlecenie i wyrażona jest stawką godzinową. Na lipiec roku 2023, jest to 23,50 złotych brutto.
Umowa zlecenie a umowa o pracę – różnice
Warto pamiętać o dość istotnych różnicach między pracą nad postawie umowy zlecenie, a na podstawie umowy o pracę. Oczywiście, zdarza się nierzadko, że osoby w trudnej sytuacji podejmują się zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych z braku innych możliwości, nawet w sytuacji, w której powinna zostać nawiązana umowa o pracę. Choć na konsekwencje prawnej natury naraża się tutaj wyłącznie pracodawca, to jednak warunki zatrudnienia na podstawie umowy zlecenie zdecydowanie odbiegają od europejskich standardów.
Przykładem może być fakt, że z tytułu umowy zlecenie nie przysługuje zleceniobiorcy ani urlop wypoczynkowy, ani macierzyński, ani nawet zwolnienie chorobowe. Co więcej, rozwiązanie umowy może w praktyce nastąpić w dowolnym momencie jej trwania, bez jakiegokolwiek okresu wypowiedzenia. W teorii strony mogą zawrzeć między sobą porozumienie, które regulowałoby powyższe kwestie, jednak w praktyce jest to raczej niespotykane, a Sąd w pierwszej kolejności bezsprzecznie rozpatrywałby próbę obejścia zapisków dotyczących umowy o pracę.
Jak rozliczyć umowę zlecenie – kwestie formalne
Rozliczenie umowy zlecenie zasadniczo w pełni spoczywa na zleceniodawcy – inaczej może być w sytuacji, w której zleceniobiorca sam jest osobą prowadzącą działalność gospodarczą. Niemniej, niezmienne pozostają składniki rozliczenia umowy zlecenie. W ich skład wchodzą zaliczki na podatek dochodowy odprowadzane do urzędu skarbowego, oraz składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
W pierwszej kolejności, od wynagrodzenia brutto zleceniobiorcy, pracodawca musi wyliczyć wysokość składek ZUS:
Składka emerytalna – 9,76%,
Składka chorobowa – 2,45%
Składka rentowa – 1,5%,
W dalszej kolejności należy ustalić koszty uzyskania przychodu, które w zależności od rodzaju podejmowanych przez zleceniobiorcę zadań, mogą wynosić 20% (koszty zryczałtowane) lub 50% (w sytuacji, w której przedmiot zlecenia dotyczy również rozporządzania prawem autorskim lub pokrewnymi). W międzyczasie, aby umowa zlecenie rozliczana była w sposób należyty, od wynagrodzenia brutto należy odjąć 9% składki na ubezpieczenie zdrowotne – a więc nie wliczając już pobranych składek na ZUS, jednak nie uwzględniając jeszcze kosztów uzyskania przychodu.
Rzeczone koszty uzyskania przychodu przydadzą się dopiero w tej chwili, gdy przyjdzie nam pochylić się nad wysokością zaliczki na podatek dochodowy. Zależnie od progu podatkowego do którego kwalifikuje się zleceniobiorca, będzie to 12% lub 32%, odciągnięte od pozostałego wynagrodzenia brutto, pomniejszonego wreszcie o kwotę uzyskania przychodów.
Zryczałtowany podatek dochodowy od umowy zlecenie
W sytuacji, w której zleceniobiorca w danym miesiącu wykonuje pracę na rzecz zleceniodawcy na kwotę nie wyższą, aniżeli 200 złotych brutto, a przy tym jest osobą fizyczną niezatrudnioną przez zleceniodawcę, to pobrać od niej należy zryczałtowany podatek dochodowy. Niemniej, trzeba pamiętać, że jeżeli kwota należności określona na dwóch różnych umowach przekracza rzeczoną sumę 200 złotych, należy uznać, że umowy sumują się – zryczałtowany podatek dochodowy nie będzie w tym przypadku obowiązywał.
Charakterystyczną cechą zryczałtowanego podatku jest fakt, że w jego przypadku nie może on zostać pomniejszony o koszty uzyskania przychodów. Jego wysokość jest stała i wynosi 12%. W praktyce jego wysokość oblicza się na tej samej zasadzie, jak ta wskazana wyżej, pomijając po prostu koszty uzyskania przychodu.
Umowa zlecenie a koszty uzyskania przychodów
Koszty uzyskania przychodu są jedną z najistotniejszych czynników przy obliczeniu zaliczki na podatek dochodowy. Choć nie nie jest to zbyt skomplikowana kwestia, to często budzi ona konsternację, zarówno wśród pracodawców, jak i zleceniobiorców. Poniżej wyjaśniamy, w jaki sposób koszty uzyskania przychodów mogą obniżyć wysokość zaliczki na podatek dochodowy.
Przychodami z tytułu działalności wykonywanej osobiście są te przychody, które uzyskałeś z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło. Można jednak domniemywać, że w ramach wykonywania rzeczonych obowiązków, poniosłeś pewne koszty. Zupełnie jak w przypadku przedsiębiorców, tak i w Twoim przypadku, koszty uzyskania przychodu nie będą podlegały opodatkowaniu.
W opisywanej sytuacji, istnieją dwie skale dla obliczenia kosztów uzyskania przychodu – obie znajdują swoją podstawę prawną w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pierwsza z nich wynosi 20% i stosuje się ją we wszystkich sytuacjach, dla których nie można zastosować drugiej z nich, wynoszącej 50%. Ta jest bowiem zarezerwowana wyłącznie dla sytuacji, w których przedmiot umowy dotyczy późniejszego rozporządzania prawem autorskim lub prawami pokrewnymi.
Kiedy nie trzeba płacić podatku dochodowego?
Rozprawiając o podatku dochodowym, zasadniczo pierwszym pytaniem jakie sobie zadajemy jest to, w jaki sposób możemy uniknąć jego zapłacenia. Odpowiedź jest prosta – de facto nie jest to możliwe, jeżeli nie chcemy popaść w konflikt z prawem. Niemniej, istnieją pewne wyjątkowe sytuacje, w których zapłacenie podatku dochodowego nas ominie.
Pierwsza z sytuacji dotyczy osób, które nie ukończyły jeszcze 26. roku życia i nie zarobiły w ciągu danego roku rozliczeniowego więcej, niż 85 528 złotych brutto – takie osoby skorzystają z „ulgi dla młodych”, wprowadzonej z dniem 1 stycznia 2019 roku i obowiązującej do dziś. W razie przekroczenia rzeczonego progu, opodatkowaniu podlegać będzie wyłącznie nadwyżka uzyskanych dochodów.
Inną z wyjątkowych sytuacji może stanowić zatrudnienie na podstawie umowy zlecenie cudzoziemca (lub osoby prawnej), która nie jest rezydentem podatkowym w naszym kraju. Wówczas, na mocy przepisów o unikaniu podwójnego opodatkowania, taki podmiot nie będzie obowiązany do opłacenia należności na terenie naszego kraju, jednak będzie musiał zrobić to w kraju swojej rezydencji podatkowej.
Czy umowa zlecenie się opłaca?
Opłacalność podejmowania pracy na podstawie umowy zlecenie jest dość dyskusyjna. Z całą pewnością nie jest opłacalne zawieranie umowy zlecenie w sytuacji, w której legalną formą zatrudnienia byłaby umowa o pracę. Wbrew demagogiom które jeszcze od czasu do czasu można zasłyszeć, wcale nie zarobisz w ten sposób więcej, a nawet jeśli miałbyś na tej podstawie otrzymać kilkaset złotych „na rękę” więcej, to nic nie zrekompensuje Ci braku poczucia stabilności i bezpieczeństwa, a także braku udogodnień przysługujących wyłącznie w przypadku umowy o pracę – na przykład prawa do urlopu czy zwolnienia chorobowego.
Z drugiej strony, wykorzystanie umowy zlecenie w sposób dopuszczalny prawem, nie jest niczym niewłaściwym – zarówno w sytuacji, w której jesteśmy przedsiębiorcami, jak i gdy jesteśmy osobą fizyczną. Umowa zlecenie może znacznie podreperować nasz domowy budżet, lub stanowić dodatkowe źródło dochodu dla prowadzonej działalności gospodarczej.
