Wiele mówi się o przygotowaniach strategii rekrutacyjnej, która ma na celu przyciągnięcie największych talentów, a także o prawidłowym wdrożeniu nowych osób do firmy. A przecież proces odwrotny, czyli rozstanie z dotychczasowym pracownikiem to jeden ze stałych elementów każdej organizacji. Jak przeprowadzić offboarding i dlaczego jest to ważne dla firmy?
Rozstanie z pracownikiem często ogranicza się do formalności – wymiany niezbędnych dokumentów i przekazania firmowych rzeczy. Jednak z tego procesu można wyodrębnić znacznie więcej etapów, działając jednocześnie na korzyść wizerunku firmy.
Trendy związane ze zmianą pracy
Według statystyk Polacy nie są skłonni do częstej zmiany pracy. Dane GUS z 2017 roku informują, że większość Polaków była związana z jednym miejscem pracy aż przez 10 lat (39,2% w 2014 roku i 39,7% w 20217 roku). Nieco mniej liczna grupa pracowała w tej samej firmie od 5 do 10 lat (20,1% w 20214 roku i 17,9% w 2017 roku), a około 17% (17,6% w 2014 roku) wskazało, że ich staż pracy wynosi mniej niż 1,5 roku. Podobnie wyglądają aktualne dane. Badanie “Mobilność zawodowa Polaków 2023” wskazuje, że 27% respondentów w jednej firmie przepracowało ponad 10 lat, a 18% wskazało na okres od 5 do 10 lat.
Z drugiej strony można zauważyć utrzymującą się tendencję w kwestiach chęci zmiany pracy. Z badania “Mobilności zawodowej Polaków” można dowiedzieć się, że 41% badanych szuka pracy i chce ją zmienić w najbliższym czasie. Ten trend jest najbardziej widoczny w najmłodszej grupie pokolenia Z, gdzie odsetek wynosi 59%.
Z kolei w “Monitorze rynku pracy” od Randstad z października 2023 roku można zauważyć, że mimo lekkiego zmniejszenia grupy osób aktywnie poszukujących pracy (na początku 2023 roku było to 11%), których w III kwartale odnotowano 9%, regularnie zwiększa się odsetek pracowników, którzy rozglądają się za ofertami. Na początku 2023 roku wynosił on 45%, by w III kwartale uzyskać wartość aż 49%.
Odchodzenie pracowników z firmy może być więc kwestią czasu, tym bardziej że są przynajmniej trzy główne przyczyny znajdujące stałe odzwierciedlenie na rynku pracy. Według różnych badań (Antal, Deloitte, Randstad) jest to niesatysfakcjonujące wynagrodzenie, brak perspektyw rozwoju zawodowego i nieefektywne procesy w organizacji.
Nie zawsze inicjatorem zmiany pracy jest sam pracownik. Przedsiębiorstwa w ostatnim czasie musiały sobie poradzić z wieloma wyzwaniami (wzrost kosztów prowadzenia działalności, zmniejszenie popytu), przez co w wielu przypadkach wiązało się to ze zmianami kadrowymi. Możemy wziąć tu pod uwagę badanie “Plany pracodawców” od Randstad, które wskazało, że w maju 2023 roku zmniejszenie zatrudnienia planowało 6% przedsiębiorstw. Jednocześnie “Barometr ManpowerGroup Perspektyw Zatrudnienia” dla IV kwartału tego roku mówi o 16% firm, które planują redukcję etatów.
Niezależnie od tego, z której strony proces zwolnienia zostanie zainicjowany, warto rozstać się z pracownikiem w taki sposób, aby nie przekreślać szansy na jego powrót (co jest szczególnie ważne w przypadku wykwalifikowanych specjalistów), a także zadbać o pozytywny wizerunek firmy rzutujący na ocenę marki w przyszłości.
Odchodzenie z pracy
Zmiana pracy jest nieuniknionym procesem dla większości pracujących. Spora część takich osób proces odchodzenia z firmy wiąże z mocnymi emocjami i nerwową sytuacją. Potwierdzeniem tego faktu jest skala stresu Thomasa Holmesa i Richarda Rahe’a. Na liście statystycznych efektów stresorów stworzonej przez wymienionych badaczy, zwolnienie z pracy i bezrobocie zajmuje wysokie, ósme miejsce. Wyprzedza tym samym inne poważne sytuacje takie jak zmiana stanu zdrowia członka rodziny, zmiana statusu finansowego czy konflikty w rodzinie. Możemy więc sądzić, że pracownik odchodzący z firmy doznaje ogromnego stresu, powiązując z firmą negatywne emocje. To zdecydowanie działa na niekorzyść przedsiębiorstwa. W celu zminimalizowania skutków powyższego procesu stworzono offboarding – przeciwieństwo założeń wdrażania pracownika, czyli onboardingu.
Czym jest offboarding?
Offboarding to „opuszczenie pokładu”, czyli proces odchodzenia pracownika z firmy. Nie może on po prostu wyjść z biura i nie wrócić. Prawidłowy offboarding obejmuje szereg procesów, procedur, czy wartości, które należy spełnić, utrzymując dobre relacje z odchodzącym pracownikiem i budując tym samym odpowiedni wizerunek marki.
Sam offboarding ma również znaczenie dla samego funkcjonowania firmy. W razie źle przeprowadzonej procedury opuszczania miejsca pracy, wśród pozostałych pracowników może zapanować chaos, konsternacja, zakłopotanie. Kto ma przejąć obowiązki odchodzącej osoby? Dlaczego współpracownicy nie wiedzieli o zwolnieniu? Kiedy były już pracownik ma zwrócić firmowe sprzęty i dostępy? Wszystko to ma niebagatelne znaczenie.
Według badań Aberdeen jedynie 29% badanych firm na świecie przeprowadza w sposób formalny cały proces offboardingu, a więc praktycznie 70% przedsiębiorstw nie angażuje się w relacje z odchodzącymi pracownikami.
Jak przeprowadzić offboarding?
Proces offboardingu w zależności od specyfiki danej firmy może się od siebie różnić. Wiele zależy od potrzeb pracownika, który odchodzi. Prawidłowo przeprowadzony offboarding w znaczeniu ogólnym obejmuje konkretne etapy:
- Sprawy formalne. Na początku ważna jest rozmowa z pracownikiem, który odchodzi z firmy. Tutaj ważne jest wskazanie na prawdziwe i konkretne powody zwolnienia. Należy też ustalić warunki, przygotować dokumenty związane z wypowiedzeniem, a także wspólnie określić, jak będzie wykorzystany zaległy urlop. Jeśli to firma ze względu na cięcia lub zmianę organizacji zwalnia pracownika, powinna zaproponować konkretne benefity typu odprawa pieniężna.
- Sprawy komunikacyjne. Istnieje potrzeba zakomunikowania zmian w zespole, aby utrzymać sprawny obieg informacji. Najważniejsze jest, aby o decyzji pracownika lub firmy poinformować szczególnie jego najbliższych współpracowników. Pozwoli to mimo realizowanych zmian na zachowanie ciągłości wykonywanych obowiązków, zachowania określonych terminów i podtrzymania relacji z ważnymi klientami.
- Sprawy organizacyjne. Niezbędne jest jasne wskazanie, kto ma przejąć czasowo lub na stałe obowiązki odchodzącego pracownika. Osoba, która przestaje pracować. powinna przekazać wszystkie informacje i materiały swojemu zastępcy.
- Exit interview. Jest to rozmowa odchodzącego pracownika najczęściej z osobami z działu HR, dzięki której można uzyskać ważny feedback. Pracodawca otrzymuje odpowiedzi na wiele istotnych pytań – co nie działa w firmie, czy co warto zmienić w organizacji.
- Sprawy administracyjne. Pracownik powinien zwrócić wszystkie sprzęty, klucze, czy dostępy w ramach tzw. “obiegówki”.
- Utrzymywanie relacji z alumnami. Jest to szereg korzyści, dzięki którym odchodzący pracownik (alumn) może przekazywać innym dobrą opinię o organizacji, budując pozytywny wizerunek firmy pomimo rozstania. Można to robić np. poprzez zapraszanie byłych pracowników na wydarzenia firmowe, oferowanie zniżek na szkolenia czy kursy, a czasami także akcje zachęcające do powrotu.
Rola exit Interview
Istotną rolę w procesie offboardingu pełni exit interview. Wykorzystany potencjał rozmowy z odchodzącym pracownikiem to doskonałe źródło wiedzy o organizacji i narzędzie do diagnozy jej prawidłowego działania.
Rozmowę może przeprowadzać pracodawca, lecz najczęściej robią to osoby z działu HR. W trakcie spotkania omawiane są różne kwestie z punktu widzenia pracownika. Odchodząc z firmy, może on poruszyć również sprawy, o których bał się lub nie chciał mówić wcześniej, bojąc się konsekwencji.
Dzięki exit interview można zidentyfikować problemy w firmie lub wykazać obszary, które wymagają ulepszenia. Ma to usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa, wpłynąć na większą efektywność pracy, a także zniwelować konflikty wewnętrzne i przeciwdziałać zbyt dużej rotacji zatrudnionych. Co więcej, poznając potrzeby odchodzącego pracownika, można w przyszłości łatwiej podjąć działania, które zachęcą go do ponownej pracy oraz pozostawić pozytywne skojarzenia z firmą, zmniejszając prawdopodobieństwo tworzenia niekorzystnego PR-u na zewnątrz.
Podczas exit interview warto zadawać pytania związane z powodem odejścia, czynnikami frustrującymi w firmie, czy okazanym wsparciu (lub jego braku) od współpracowników. Pracownik ocenia też atmosferę i poprawność relacji między współpracownikami. Bardzo ważne jest, aby zapytać odchodzącej osoby o jej sugestie na temat poprawy jakości pracy i warunków rozwoju wewnątrz firmy.
Zdalny offboarding
Ze względu na dużą popularność pracy zdalnej, często pracodawca nie ma możliwości, by bezpośrednio przeprowadzić pracownika przez proces offboardingu. Mimo ograniczeń, taki proces jest możliwy do zrealizowania.
W offboardingu zdalnym powinno się wyznaczyć koordynatora, który zajmie się sprawnym prowadzeniem całego planu.
Najważniejsza jest tu rozmowa przez komunikator. Pracownik musi mieć szansę odnieść się do planowanych zmian. Pracodawca nie powinien ograniczać się do wysłania e-maila, czy listu z wypowiedzeniem. Podobnie jest z przeprowadzeniem exit interview. Teoretycznie wystarczyłaby tu ankieta, jednak warto zapytać o preferencje zainteresowanego – może akurat odchodzący pracownik będzie wolał porozmawiać z działem HR na temat firmy, zamiast wprowadzać suche fakty do ankiety.
Należy też zapewnić odpowiednie wsparcie zespołowi, który stracił ważną osobę. Niezbędny jest jasny przekaz i plan działania na najbliższy czas. Zadania odchodzącego pracownika powinny być rozdzielone na konkretne osoby. Pracownicy muszą też otrzymać nie tylko odpowiednie materiały i dostępy, ale również wyraźnie zakomunikowaną gotowość do pomocy od strony managera.
Dlaczego prawidłowo przeprowadzony offboarding jest ważny dla firmy?
Choć wiele firm nie docenia potencjału procesu offboardingu, jego formalizacja może przynieść wymierne korzyści i to na różnych płaszczyznach.
Odchodzący pracownik jako przyszły pracownik i wizytówka firmy
Patrząc z perspektywy relacji pracownikiem, jest to inwestycja w przyszłość i w wizerunek marki. Wiązanie sytuacji odchodzenia z pracy z dość pozytywnymi emocjami sprawia, że taka osoba będzie dobrze kojarzyć współpracę z firmą. Jest to szczególnie ważne, gdy chodzi o wykwalifikowanego specjalistę, o którego trudno na współczesnym rynku pracy. Pracodawcy muszą sobie zdać sprawę z tego, że nie powinni “zamykać sobie furtki” przy rozstaniu z wyszkolonym pracownikiem, które wynika z cięć finansowych.
Utratę zatrudnionego można też rozumieć jako inwestycję w procesy wizerunkowe. Osoba, która pracowała w przedsiębiorstwie, jest niejako nośnikiem informacji o warunkach i atmosferze, jaka panuje wewnątrz. Od tego, jak pracodawca zakończy współpracę, zależy, jak pracownik będzie się później o nim wypowiadał. Pozostawiając dobre wrażenie, zwiększamy szansę na budowanie pozytywnego wizerunku wśród innych odbiorców. To z kolei będzie mieć znaczenie nie tylko w kwestii zysków firmy, ale też w procesie poszukiwania nowych, utalentowanych pracowników.
Prawidłowe funkcjonowanie firmy
Utrata jednego z pracowników może mocno namieszać w kwestii prawidłowego funkcjonowania firmy. Brak odpowiedniego przekazania obowiązków czy jasnych komunikatów wobec pozostałych zatrudnionych wywołuje chaos i zakłóca sprawne wykonywanie zadań. Nie wiadomo wtedy, kto ma realizować obowiązki odchodzącego pracownika, ani jak zdobyć dostępy do ważnych materiałów. Firma może stracić ważnych klientów. Zakłócenie procesów wewnętrznych może więc kosztować firmę sporo pieniędzy. A przecież można tego łatwo uniknąć, przeprowadzając poszczególne etapy offboardingu.
Diagnoza firmy
Offboarding jest ważny z perspektywy identyfikacji problemów i diagnozy działania firmy. W tej kwestii exit interview ma kolosalne znaczenie. Jeśli tylko były pracownik będzie chętny do współpracy, można otrzymać szczerą opinię o funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Pracodawca może dowiedzieć się, czy wszystko działa tak, jak powinno lub gdzie trzeba wprowadzić zmiany i usprawnić procesy. Odchodzący pracownik może nawet dokładnie wskazać pomysły, które poddane późniejszej analizie stanowią świetną bazę do zaplanowania zmian zwiększających wydajność i skuteczność.
Offboarding – ważne, jak się kończy
Offboarding jest o tyle wartościowym procesem, że jego realizacja nie jest skomplikowana, a może przynieść naprawdę spore korzyści. W dobie rosnącej luki kadrowej na specjalistów, pracodawcy mimo cięć budżetowych muszą kierować swoimi działaniami w taki sposób, by stresująca sytuacja związana ze zwolnieniem nie była dla pracownika traumatycznym przeżyciem, ale okazją do pewnej zmiany.
Warto mieć również na uwadze, że założenia offboardingu powinny być modyfikowane względem aktualnej sytuacji firmy czy potrzeb odchodzącego pracownika. Do takich delikatnych spraw trzeba podejść indywidualnie. Pracodawca, który chce, aby jego przedsiębiorstwo było uważane za miejsce idealne do pracy i rozwoju zawodowego, musi dbać o relacje z pracownikami również wtedy, gdy ich drogi się rozchodzą.
