Ustawa o sygnalistach. Pracodawco – czy znasz swoje obowiązki?

Ustawa o ochronie sygnalistów weszła w życie we wrześniu 2024 r., nakładając określone obowiązki na Ciebie jako pracodawcę.

Każda organizacja, który zatrudnia co najmniej 50 pracowników, zobligowana jest do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Przeliczenia etatów należy dokonywać cyklicznie dwa razy w roku – 1 lipca oraz 1 stycznia, a zatem wraz z początkiem 2025 roku ponownie musisz pochylić się nad tematem odpowiedniego wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów.

Czy Twoja firma jest odpowiednio przygotowana? Czy znasz swoje obowiązki?

Kto może zostać sygnalistą i co może zgłosić?

Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, która dowie się o naruszeniu prawa w Twojej firmie. Istotne jest jednak, by wystąpiło to w kontekście związanym z pracą. Będzie to więc pracownik, ale też praktykant, prokurent, stażysta, wolontariusz, dostawca, kurier, czy nawet kandydat do pracy, który jedynie uczestniczył w rozmowie rekrutacyjnej. Stworzone przez nas uniwersalne i intuicyjne rozwiązanie pomoże każdej z tych osób bez problemu do Ciebie dotrzeć. Dajemy możliwość dokonania zgłoszenia w jednym konkretnym miejscu, bez konieczności szukania innych dogodnych metod.

W świetle przepisów, ochronę zyskują nie tylko powyższe osoby, ale również te, które pomogą dokonać zgłoszenia oraz osoby najbliższe sygnaliście.

Sygnalista zawiadamia o naruszeniu prawa (zarówno w postaci działania, jak i zaniechania) które już wystąpiło; podejrzeniu, że nastąpi lub próbie jego ukrycia.

Zgłoszenie powinno dotyczyć kwestii związanych z np. ochroną środowiska, zdrowiem publicznym, ochroną prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwem sieci czy korupcją.

Możesz również dobrowolnie rozszerzyć katalog obszarów o te związane z wewnętrznie obowiązującymi regulacjami czy standardami etyki. Z pomocą GoWhistle dokładnie określisz dziedziny zgłoszeń, które będziesz rozpatrywać, dając tym samym sygnaliście pewność, że jego zawiadomienie nie zostanie zignorowane.

Czy ustawa dotyczy każdej firmy?

I tak, i nie.

Z jednej strony, jeżeli na rzecz Twojej firmy, według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku, wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, to masz obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Nie ma tu znaczenia, czy jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobą prawną, jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, czy też po prostu pracodawcą. Z GoWhistle zapewnisz ochronę na odpowiednim poziomie niezależnie od tego, w jakiej formie prowadzisz działalność, czy jesteś mikroprzedsiębiorcą, czy zatrudniasz tysiące osób – nasze rozwiązanie jest uniwersalne i intuicyjne.

Jeśli zaś na rzecz Twojej firmy pracę zarobkową wykonuje mniej niż 50 osób, to możesz (ale nie musisz) ustalić taką procedurę. Z pewnością będzie to bardzo pozytywny wizerunkowo krok.

Z drugiej strony, każdy sygnalista w momencie dokonania zgłoszenia zyskuje ochronę, niezależnie od tego, czy w firmie są wdrożone odpowiednie procedury zgłoszeń. Ten, kto uniemożliwia zawiadomienie o naruszeniu czy stosuje działania odwetowe, w świetle prawa może ponieść karę, nawet jeśli nie jest zobligowany do opracowania procedury. Zdecydowanie bardziej więc opłaca się wdrożyć odpowiednie zasady, by nie narażać się na potencjalne ryzyko. GoWhistle pomoże Ci się zabezpieczyć bez wielkich nakładów kosztów i czasu.

Jak poprawnie ustalić stan zatrudnienia na dzień 1 stycznia?

Należy wziąć pod uwagę pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy (umowy cywilnoprawne), jeżeli w swojej firmie nie zatrudniasz do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

W przypadku niepełnych etatów, sumujemy ich liczbę do momentu osiągnięcia pełnego etatu, a do stanu zatrudnienia wliczamy tylko pełne liczby.

Jakie konkretnie obowiązki ciążą na Twojej firmie?

Po pierwsze, ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych z uwzględnieniem przepisów ustawy oraz RODO. Samodzielne opracowanie zasad może być trudne i czasochłonne – pomocne z pewnością będzie skorzystanie z zewnętrznych rozwiązań, takich jak GoWhistle, które stworzyliśmy z udziałem ekspertów. Zatwierdzenie procedury powinno nastąpić po konsultacjach (trwającymi od 5 do 10 dni) z zakładowymi organizacjami związkowymi albo przedstawicielami osób świadczących pracę. Ich opinie nie są wiążące, ale obowiązkowe.

Po drugie, utworzenie wewnętrznego kanału zgłoszeń (może nim być aplikacja taka jak GoWhistle).


Po trzecie, wyznaczenie osoby/jednostki odpowiedzialnej za obsługę zgłoszeń i podejmowanie działań następczych. Należy pamiętać o stosownym upoważnieniu i bezstronności. Podejmowanie działań następczych powinno spoczywać na podmiocie wyłonionym wewnątrz organizacji, zaś przyjmować zgłoszenia może jednostka zewnętrzna, np. Compliance Officer działający w ramach usługi GoWhistle.

Po czwarte, prowadzenie rejestru zgłoszeń.


Po piąte, przeszkolenie wszystkich pracowników w kontekście praw i obowiązków sygnalisty.


Po szóste, opracowanie materiałów informacyjnych dotyczących funkcjonujących w jednostce kanałów zgłoszeń, jak również drogi zewnętrznej i ujawnienia publicznego.

Jakie kary Ci grożą?

Przede wszystkim, za niewdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych możesz ponieść karę grzywny.

Za podjęcie działań odwetowych wobec sygnalisty (i osób chronionych na tych samych zasadach) Twoja firma może zostać ukarana grzywną, karą ograniczenia wolności albo karą pozbawienia wolności do lat 2.

Przykładem działania odwetowego jest być mobbing, wypowiedzenie umowy czy obniżenie wysokości wynagrodzenia.

Czy ochrona przysługuje tylko sygnaliście? Co w przypadku nieuczciwego zgłoszenia?

W ustawie niestety nie wskazano przepisów, które bezpośrednio służą ochronie firm. Regulacja, która pośrednio broni Twojego interesu (jednak jedynie jako osoby fizycznej) wskazuje, że w przypadku poniesienia szkody z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, masz prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych. Ciężar udowodnienia tego faktu ciążył będzie na Tobie jako pokrzywdzonym.

Ochronie przed nieuczciwym sygnalistami służą więc głównie przepisy Kodeksu karnego dotyczące:

1) zniesławienia (art. 212 KK)

2) fałszywego oskarżenia (art. 234 KK)

3) zawiadomienia o przestępstwie niepopełnionym (art. 238 KK

4) naruszenia tajemnicy służbowej (art. 266 KK)

5) nielegalnego uzyskania informacji (art. 267 KK)

6) fałszywych dowodów (art. 235 KK)

Poza tym, w przypadku dokonania celowego, nieprawdziwego zgłoszenia jako pracodawca masz prawo zakończyć współpracę z sygnalistą. Takie postępowanie pracownika niweczy bowiem zaufanie i stanowi naruszenie obowiązku dbałości o dobro zakładu pracy czy lojalności. Jest to uzasadniona przesłanka zakończenia relacji zawodowych.

Czy sygnaliści to dodatkowy problem? Jakie mogą być korzyści z obecności sygnalistów w Twojej firmie?

Ustawa o ochronie sygnalistów ma na celu przede wszystkim zwalczanie wszelkich nadużyć w obszarze dobra publicznego. Ty jako pracodawca jako pierwszy masz szansę dowiedzieć się o takich naruszeniach, ale nie jesteś w stanie dostrzec wszystkiego na własne oczy. Analizy pokazują, że to właśnie pracownicy najbardziej przyczyniają się do wykrywania łamania prawa w przedsiębiorstwach. Jednak, aby możliwe było podjęcie działania, obserwator musi mieć odwagę zgłosić problem. Niestety, potencjalni sygnaliści często rezygnują z dokonania zawiadomienia z obawy przed odwetem, pozostawiając tym samym dobro wspólne w stanie zagrożenia.

Kwestia ochrony sygnalistów może więc przysporzyć Twojej firmie więcej pracy, jednak w ostatecznym rozrachunku przyczyni się do walki z wszelkimi problemami wewnętrznie – umożliwi Twojej organizacji podjęcie odpowiednich działań zaradczych jeszcze przed wszczęciem jakiejkolwiek kontroli czy postępowań, a nawet uchroni przed nałożeniem kary.

O komentarz do omawianych regulacji z zakresu ochrony sygnalistów poprosiliśmy radcę prawnego, panią Ewelinę Jasion, reprezentującą kancelarię Jaroch Pakos Kancelaria Radców Prawnych.

Z praktyki najwięcej zapytań i problemów przysparza pracodawcom określenie liczby pracowników, kwestia rozpatrywania zgłoszeń oraz wybór kanałów zgłoszeń.

W pierwszej kwestii dostajemy często zapytania, czy do liczby pracowników należy wliczać np. pracowników budowlanych zatrudnionych przez zewnętrznego zleceniobiorcę, który wykonuje zlecenie przy ich pomocy. Zgodnie z art. 23 ust 2. ustawy z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928)do liczby 50 osób zaliczamy osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób. W takim zatem przypadku do liczby 50 osób nie wliczymy ani samego zleceniobiorcy ani jego pracowników.

W drugim zagadnieniu pracodawcy wielokrotnie pozostają w błędzie, co do tego, kto może przyjmować i rozpatrywać zgłoszenia. Często otrzymywaliśmy zapytania, czy za cały proces może odpowiadać podmiot zewnętrzny. Tutaj ustawa również wyraźnie wskazuje, że o ile do przyjmowania zgłoszeń czy kwestii czysto technicznych może być wyznaczony podmiot zewnętrzny o tyle, do rozpatrywania zgłoszeń i podejmowania działań następczych powinna być to wewnętrzna jednostka lub osoba w ramach struktury pracodawcy. Pełny outsourcing jest zatem niemożliwy i wykluczałby on główny cel procedury wewnętrznej, jaką jest wyjaśnienie naruszenia wewnątrz organizacji i zapobieżenie mu w przyszłości.

Co do zaś wyboru kanału zgłoszeń, to jako kancelaria polecamy klientom skorzystanie z zewnętrznej platformy do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń, jaką jest np. GoWhistle. Wynika to z wysokiego poziomu zabezpieczeń i prostoty obsługi w porównaniu np. do kanału w postaci dedykowanej skrzynki e-mail czy fizycznej skrzynki, do której dostęp mogą mieć podmioty nieuprawnione. Chociaż ustawa daje dość szeroki wybór w tej materii, to należy mieć jednak na uwadze, że za poziom zabezpieczeń i zapewnienie poufności oraz ochrony sygnalistom odpowiada pracodawca.