i.A. to skrót, który można napotkać w mailu służbowym. Nie każdy posługuje się tym zapisem i nie jest on powszechnie stosowany, dlatego wiele osób nie wie, co ten skrót oznacza. Jak odnosić się do zapisu i.A. w mailu? Zobacz, co oznacza termin: in absentia i dlaczego jest używany w korespondencji mailowej.
i.A. – co oznacza ten skrót?
Regularna korespondencja mailowa to stała część pracy wielu pracowników. Zwłaszcza osoby zatrudnione w biurach i dużych korporacjach powinny wiedzieć, jak napisać e-mail służbowy poprawnie, bowiem to właśnie ten sposób komunikacji jest w tych miejscach najpopularniejszy i najczęściej stosowany. Porozumiewając się mailowo, często korzysta się ze skrótów, jednym z nich jest: i.A. Co oznacza ten zapis i jak się do niego odnieść, gdy ktoś wyśle nam go w treści maila? Okazuje się, że ten termin może pozytywnie wpłynąć na komunikację i pozwala zaznaczyć konkretną sytuację w organizacji pracy, a konkretnie zastępowanie danego pracownika przez innego, który w danej chwili jest nieobecny na swoim stanowisku.
Szukasz stałej posady w województwie lubelskim? Zobacz najnowsze oferty pracy w Lublinie na GoWork.pl i aplikuj na najciekawsze propozycje zatrudnienia w Twojej okolicy!
i.A.: znaczenie
i.A. czyli in absentia to skrót z łacińskiego terminu. Co oznacza i kiedy można go zastosować? Otóż in absentia w polskim tłumaczeniu to: pod nieobecność / w zastępstwie. Coraz mniej osób posługuje się łacińską terminologią, jednak ten zapis można czasami spotkać podczas wymieniania służbowej korespondencji mailowej. W jakich sytuacjach skrót znajdzie swoje zastosowanie?
Skrót i.A. kiedy go stosować?
Ten łaciński skrót nie jest powszechnie znany, ale pracownicy biurowi mogli się spotkać z zapisem i.A. podczas czytania służbowych maili. Najczęściej skrót jest stawiany w stopce. Gdzie konkretnie? Otóż przykładowe użycie skrótu i.A. może być następujące:
Z wyrazami szacunku
i.A. Anna Kowalska
Co oznacza, że Anna napisała maila w zastępstwie za innego pracownika, którego nie było wtedy w pracy. Podczas urlopu wypoczynkowego wielu zatrudnionych planuje sobie zastępstwo, a przejęcie spraw dotyczących kluczowych klientów lub rozpoczętych projektów przez innego pracownika to częste działanie w takiej sytuacji. Zapis i.A. pomaga zakomunikować odbiorcy danej wiadomości mailowej o zastępstwie i wskazuje, kto napisał maila pod nieobecność drugiej osoby, której godność również widnieje w korespondencji. To dobre i bardzo proste rozwiązanie logistyczne, które może usprawnić komunikację online.
Podstawowe zasady pisania maili służbowych z użyciem skrótu i.A.
Stosowanie skrótów w korespondencji firmowej wymaga znajomości kontekstu i zachowania odpowiedniego stylu. i.a skrót w mailu służbowym pojawia się najczęściej w podpisie osoby, która pisze w imieniu przełożonego lub współpracownika. Aby taka wiadomość była profesjonalna, warto pamiętać o kilku elementach, które składają się na poprawną komunikację. Podstawą jest jasne określenie adresata. W zależności od sytuacji można rozpocząć mail od zwrotów: Szanowna Pani, Szanowni Państwo lub bardziej bezpośrednio, jeśli relacja zawodowa na to pozwala.
Podstawowe zasady tworzenia takiej korespondencji obejmują przede wszystkim klarowną treść, odpowiedni ton oraz dbałość o szczegóły. Wiadomości powinny zawierać krótki wstęp, właściwą treść oraz zakończenie z podpisem. Niezwykle ważne jest też poprawne użycie skrótu i.A., aby odbiorca wiedział, że mail został napisany w zastępstwie. W stopce powinna znaleźć się informacja o osobie, która faktycznie napisała wiadomość, oraz nazwisko pracownika, którego dotyczy zastępstwo.
Warto pamiętać, że adresata interesuje przede wszystkim sens przesłanej informacji. Dlatego wiadomości służbowe powinny być zwięzłe, konkretne i wolne od błędów ortograficznych. Dbałość o poprawność ortografii i stylistyki jest oznaką profesjonalizmu i szacunku wobec odbiorcy.
Jak prawidłowo odpowiadać na mail podpisany i.A. i udzielać informacji zwrotnej?
Otrzymanie maila podpisanego skrótem i.A. może rodzić wątpliwości, do kogo należy skierować odpowiedź. W praktyce adresata odpowiedzi należy wybrać w zależności od treści wiadomości i kontekstu sprawy. Jeśli osoba podpisana i.A. prowadzi temat, to właśnie do niej należy skierować odpowiedź. Jeżeli natomiast mail dotyczy decyzji przełożonego, warto uwzględnić w korespondencji także jego adres.
Profesjonalną informację zwrotną należy przekazywać w sposób uprzejmy i czytelny. Warto rozpocząć wiadomość od zwrotu grzecznościowego, na przykład Szanowni Państwo, a następnie przejść do meritum. Każda odpowiedź powinna zawierać konkretne zdania, które odnoszą się do wcześniejszego przesłania. Należy unikać niejasnych sformułowań i zbyt długich wyjaśnień, ponieważ mogą one utrudnić zrozumienie sprawy.
Jeżeli w mailu pojawiają się załączniki, warto o nich wspomnieć w treści. Można użyć prostego zdania: „W załączeniu przesyłam dokumenty w sprawie…”. Na końcu należy dodać podpis, który jasno wskazuje nadawcę wiadomości. W przypadku oficjalnej korespondencji, zwłaszcza do urzędu, istotne jest zachowanie formalnego tonu i unikanie skrótów myślowych.
Najczęstsze błędy w korespondencji służbowej i jak ich unikać
Nawet doświadczeni pracownicy popełniają błędy w komunikacji mailowej. Często wynikają one z pośpiechu lub braku znajomości zasad. Jednym z najczęstszych problemów jest niejasne sformułowanie celu wiadomości. Odbiorcy oczekują konkretnych informacji, dlatego warto jasno określić, czy chodzi o odpowiedź na pytania, reklamację, czy przesłanie dokumentów w danej sprawie.
Kolejnym błędem jest brak wyraźnego wskazania odbiorcy lub pominięcie odpowiedniego zwrotu grzecznościowego. W oficjalnych wiadomościach należy stosować formy takie jak Szanowna Pani lub Szanowni Państwo. Nie należy też zapominać o właściwym zakończeniu maila. Zamiast potocznych zwrotów lepiej użyć profesjonalnych form, na przykład „Z poważaniem” lub „Z góry dziękuję za odpowiedź”.
Ważnym elementem jest również poprawne użycie skrótów i formatowania. Każdy mail powinien zawierać czytelny podpis, a także informację o załącznikach, jeśli takie występują. Przed wysłaniem warto sprawdzić treść pod kątem błędów ortograficznych, stylistycznych oraz logicznych. Dzięki temu wiadomość będzie bardziej przejrzysta i profesjonalna, a komunikacja w firmie stanie się sprawniejsza i bardziej efektywna.
Źródło zdjęcia: https://pixabay.com/photos/mail-communication-contact-e-mail-5238394/
