Wywiady Optima KJ Biuro Usług Księgowych Sp. z o.o.

Czym zajmuje się Państwa firma?

Jakub Urban

Nasz zespół zajmuje się kompleksową obsługą księgową przedsiębiorców, czyli mówiąc potocznie liczeniem podatków. Codziennie wspieramy mikro, małych i średnich przedsiębiorców w zakresie księgowości pełnej i uproszczonej, kadr, płac i ZUS, a także wypełniania sprawozdań finansowych. Kilka lat temu z sukcesem wdrożyliśmy system przesyłania i odczytywania dokumentacji księgowej przez Internet bez konieczności wizyt w naszej siedzibie w Pszczynie.

W jakich miastach Państwo działają?

Jakub Urban

Działamy na terenie całej Polski.

Skąd pomysł na działalność w tej branży?

Jakub Urban

Optima KJ to firma rodzinna założona przez panią Katarzynę Burkowską-Mazurek, która posiada wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu biura rachunkowego. Misją firmy jest ciągły rozwój we wspieraniu przedsiębiorców w rozliczaniu ich działalności i automatyzacja procesów księgowych, mająca na celu ich uproszczenie.

Jak prezentuje się Państwa otoczenie biznesowe – kontrahenci, konkurencja, branża?

Jakub Urban

Optima KJ to członek Krajowej Izby Biur Rachunkowych, co gwarantuje jej klientom nieustanne podnoszenie kwalifikacji zespołu księgowego i aktualizowanie wiedzy z zakresu ciągle zmieniających się regulacji podatkowych. Wpływa to na rzetelność prowadzenia ksiąg rachunkowych firm współpracujących z Optimą KJ. Branża księgowa charakteryzuje się właśnie permanentnym procesem zmian przepisów prawa, które dosłownie każdego dnia wpływają na sposób rozliczania podatników. To powoduje, że jest to branża ambitna i wymagająca, jednocześnie dająca wielką satysfakcję z wykonywanych zadań. Dla naszych klientów niewątpliwym atutem jest lokalizacja naszej siedziby na wprost Urzędu Skarbowego w Pszczynie, choć zasięg terytorialny działalności Optimy KJ to obecnie cały kraj. Jest to możliwe dzięki wprowadzonym nowoczesnym rozwiązaniom, pozwalającym na świadczenie usług księgowości online.

Jak wygląda struktura Państwa firmy?

Jakub Urban

Nasza firma składa się z trzech głównych pionów w postaci działów: Pełnej Księgowości, Uproszczonej Księgowości oraz Kadr, płac oraz ZUS. Liczny zespół tworzy grupa ambitnych, zdolnych i dociekliwych księgowych oraz asystentów. Sekretariat oraz zarząd wspierają wszystkich pracowników.

Na jakie stanowisko najczęściej Państwo rekrutują?

Jakub Urban

Najpopularniejsze stanowisko to samodzielny księgowy w dziale Pełnej Księgowości. Ma on wsparcie asystentów, którzy wraz ze stażem rozwijają swoje umiejętności, by z czasem objąć samodzielne stanowiska. Równie ważne role w naszym zespole pełnią osoby na stanowiskach księgowych w dziale Ksiąg Przychodów i Rozchodów, czyli Księgowości Uproszczonej oraz nasze niezawodne kadrowe rozliczające płace oraz składki w dziale Kadr, płac oraz ZUS.

Jakie plany związane z zatrudnieniem macie Państwo w 2023 roku?

Jakub Urban

Optima KJ po kilku latach dynamicznego rozwoju, weszła w fazę spokojnego zwiększania zakresu swojej działalności. W dalszym ciągu wiąże się to z powiększaniem się zespołu zarówno księgowego jak i kadrowego. Dlatego też co kilka miesięcy otwieramy rekrutacje na stanowiska asystenta księgowego, samodzielnego księgowego oraz specjalistów z zakresu Kadr, płac i ZUS. Samodzielne stanowiska charakteryzują się bezpośrednią współpracą z klientem, rozliczaniem deklaracji podatkowych i sporządzaniem sprawozdań finansowych. Tacy księgowi mają oczywiście ciągłe wsparcie merytoryczne kierowników działów oraz zarządu.

A jaką ofertę mają Państwo dla osób rozpoczynających przygodę z księgowością?

Jakub Urban

Stanowiska asystenckie to gwarancja ciągłego rozwoju dla osób rozpoczynających praktykę w księgowości. Jest to praca pod nadzorem księgowych z większym stażem, polegająca na wprowadzaniu i sprawdzaniu dokumentacji księgowej. Często na rozmowach kwalifikacyjnych podkreślamy, że nie ma lepszego miejsca na zdobywanie wiedzy i praktyki księgowej niż biuro rachunkowe, które tak jak nasze obsługuje 250 przedsiębiorców. Praktycznie każdego dnia omawiamy występujące u naszych klientów podatkowe przypadki szczególne. Prowadzi to do ciągłego rozwoju kompetencji zespołu.

Jak przebiega rekrutacja w Państwa firmie?

Jakub Urban

Rekrutacje w Optimie KJ składają się z dwóch etapów i są prowadzone przez wewnętrzny zespół rekrutacyjny dopasowany do stanowiska, na które rekrutujemy. Zwykle składa się on z kierownika działu, do którego poszukujemy kandydata oraz przedstawiciela zarządu. Pierwszy etap polega na rozmowie wstępnej, opowiedzeniu o firmie, a także określeniu możliwości i oczekiwań po obu stronach. Drugi etap polega na zaprezentowaniu zadań, z którymi przyszli pracownicy będą mierzyli się w ramach pracy w naszej firmie. Dla stanowisk asystenckich jest to zwykle wykonanie kilku operacji na arkuszach kalkulacyjnych oraz wprowadzenie dokumentów do programu księgowego. Dla stanowisk samodzielnych jest to wykonanie operacji księgowych, odpowiadających przyszłym obowiązkom w firmie. Wszystko odbywa się z pomocą zespołu rekrutacyjnego. Zadania nie mają charakteru egzaminu tylko prezentacji czynności, które wykonujemy w firmie. Dzięki tak skonstruowanemu procesowi rekrutacji jesteśmy w stanie zaprezentować realny zakres obowiązków. Wówczas kandydaci mogą świadomie podjąć decyzję o chęci zatrudnienia, a nasz zespół rekrutujący może rzetelnie ocenić kandydatów.

Jak wygląda proces wdrożenia nowego pracownika w Państwa firmie?

Jakub Urban

Nowy pracownik zostaje przydzielony odpowiedniemu przełożonemu, który prezentuje i przekazuje mu nowe zadania. Opiekun udziela wszelkiej pomocy i weryfikuje wyniki nowej osoby. Niewątpliwą zaletą pracy w naszym biurze jest atmosfera ciągłego wsparcia merytorycznego w zespole, a także życzliwe, przyjazne otoczenie pracy.

W jaki sposób dbacie Państwo o rozwój pracowników?

Jakub Urban

Poza ciągłą wymianą wiedzy i doświadczeń staramy się regularnie podnosić kwalifikacje całego zespołu. Służą temu przede wszystkim szkolenia z zakresu nowo wprowadzonych regulacji prawnych dotyczących podatków. Niemniej ważne są jednak kursy w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce, na które wysyłamy chętnych kandydatów, którzy wiążą swoją przyszłość z naszym zespołem. Jesteśmy dumni mogąc powiedzieć, że prawie połowa naszych kolegów i koleżanek z pracy pracują z nami nieprzerwanie ponad 10 lat. Kilka razy w roku organizujemy wspólne wyjazdy integracyjne, wyjścia do teatru czy na kręgle oraz nieformalne spotkania towarzyskie. Te czynniki wpływają na pozytywna atmosferę, na której bardzo nam w zespole zależy.