Sprostanie wszelkim obowiązkom podatkowym i wynikającym z nich formalnościom, może być nierzadko trudne i czasochłonne. Nie zawsze będziemy mieli czas na osobiste wypełnianie stosów papierów i formularzy – szczególnie wówczas, gdy prowadzimy działalność gospodarczą sporych rozmiarów, lub gdy znajdujemy się w czasie intensywnej pracy. Wówczas z pomocą przyjdzie nam formularz UPL-1, w ramach którego będziemy mogli wyznaczyć swojego pełnomocnika.

Czym dokładnie jest formularza UPL-1 i kto musi go wypełnić? W jaki sposób można go złożyć i gdzie? Z czego składa się sam formularz i jak go wypełnić? Jakie druki są skorelowane z UPL-1? Komu możemy udzielić pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym materiale.

Formularz UPL-1 – co to jest? Podstawowe informacje

W najprostszych słowach, formularz UPL-1 stanowi upoważnienie, w ramach którego wyznaczony przez nas pełnomocnik otrzymuje prawo do składania i podpisywania deklaracji podatkowych w naszym imieniu (naszej firmy lub spółki, w której partycypujemy). Formularz UPL-1 jest niezbędny dla zalegalizowania tego rodzaju pełnomocnictwa.

Adresatem prawidłowo wypełnionego wniosku jest Urząd Skarbowy właściwy w sprawach ewidencji podatników i płatników, zgodny z naszym miejscem zamieszkania lub siedzibą, w której prowadzimy działalność gospodarczą. Aby złożyć UPL-1, możemy osobiście pojawić się w Urzędzie Skarbowym dokonując zgłoszenia drogą tradycyjną, skorzystać z usług pocztowych lub załatwić sprawę przez internet.

Pełnomocnikiem w ramach UPL-1 może być każda osoba posiadająca zdolność do czynności prawnych, z zastrzeżeniem, że musi to być osoba fizyczna – nie może to być żadna organizacja, spółka czy firma. Może więc to być jeden z Twoich pracowników (na przykład z działu HR czy księgowości), osoba zaufana spoza firmy czy doradca podatkowy obsługujący Twoją działalność. Należy przy tym mieć na uwadze fakt, że ustanowienie pełnomocnictwa wymaga zgody wszystkich osób obligowanych do prowadzenia firmy (na przykład wspólników w spółce osobowej).

Co więcej, pełnomocnictwo w ramach UPL-1 może być udzielone więcej niż jednej osobie, przy czym dla każdej z nich należy złożyć osobny formularz. Pełnomocnictwo będzie honorowane w każdym Urzędzie Skarbowym i jest bezterminowe – odwołanie pełnomocnika jest możliwe tylko w ramach formularza OPL-1.

Kiedy należy złożyć formularz UPL-1?

Złożenie formularza UPL-1 dotyczącego jednego z pełnomocników powinno zostać dokonane jeszcze przed złożeniem przez niego jakiegokolwiek podpisu. Inspiracją dla podjęcia rzeczonego działania jest zazwyczaj chęć scedowania części czasochłonnych obowiązków podatkowych na inny, współpracujący z nami podmiot (dzięki czemu sami możemy zająć się rozwojem biznesu), lub ułatwienie pracy obsługującemu nas doradcy podatkowemu lub biuru księgowemu.

Formularz UPL-1 składamy naczelnikowi Urzędu Skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania lub siedziby firmy (dla podmiotów zagranicznych właściwy jest Drugi Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście). Należy go złożyć wyłącznie raz by pełnomocnictwo uzyskało ogólnopolski, bezterminowy zasięg. Cofnięcie pełnomocnictwa może mieć miejsce wyłącznie na podstawie złożonego formularza OPL-1.

Po właściwym złożeniu formularza UPL-1, wytypowany przez nas pełnomocnik zostanie wpisany do rejestru pełnomocnictw, którego zasięg – jak wspomnieliśmy wyżej – jest ogólnopolski. Wobec tego, w przypadku zmian w prowadzonej przez nas działalności gospodarczej które nie dotyczą zmiany właściciela (może to być zmiana adresu prowadzenia działalności, co może mieć wpływ na właściwy Urząd Skarbowy) nie będzie zachodziła konieczność aktualizacji UPL-1.

Jak złożyć formularz UPL-1?

Formularz UPL-1 możemy złożyć zarówno w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej. W pierwszym przypadku będziemy musieli skorzystać z platformy e-Urząd Skarbowy lub e-PUAP. Jeżeli zależy nam na bardziej tradycyjnej formie, to powinniśmy skłonić się ku osobistej wizycie we właściwym Urzędzie Skarbowym, lub wysłaniu wypełnionego formularza pod ten sam adres.

W obu przypadkach otrzymasz Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO), a złożenie formularza jest całkowicie bezpłatne. Urzędnicy obiecują zająć się Twoją sprawą najszybciej jak to tylko możliwe. O zarejestrowaniu pełnomocnika w rejestrze nie zostaniesz poinformowany, jednak dzień po złożeniu formularza Twój pełnomocnik ma już pełne prawo do prowadzenia aktywności w tym zakresie.

Formularz UPL-1 – jak wypełnić? Z czego się składa?

Formularz UPL-1 nie należy do szczególnie skomplikowanych. Składa się on z pięciu części, oznaczonych literami od A do E. Rzeczone kategorie dotyczą następujących kwestii:

  • Część A – oznaczenie organu podatkowego, do którego adresujemy UPL-1,

  • Część B – dane podatnika, płatnika, bądź inkasenta, udzielającego pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanych drogą elektroniczną,

  • Część C – dane pełnomocnika uprawnionego do składania deklaracji drogą elektroniczną,

  • Część D – okres obowiązywania pełnomocnictwa (może być bezterminowo),

  • Część E – dane osób uprawnionych do reprezentowania osoby udzielającej pełnomocnictwa.

Właściwe wypełnienie formularza UPL-1 nie powinno nikomu sprawić większych trudności i z całą pewnością obejdzie się bez interwencji zewnętrznych podmiotów.

Konsekwencje złożenia formularza UPL-1

Postanowienia formularza UPL-1 mają skutek niemalże natychmiastowy. Urząd Skarbowy do którego wniosek został zaadresowany niezwłocznie wpisze pełnomocnika do właściwego rejestru, do którego dostęp mają wszystkie Urzędy Skarbowe na terenie naszego kraju – nie zostaniesz o tym powiadomiony, jednak możesz uznać, że sprawa zostanie załatwiona praktycznie „od ręki”. Pełnomocnik może zaś sprawować swoje funkcje już kolejnego dnia po wpłynięciu UPL-1 do Urzędu Skarbowego.

Kto może otrzymać pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji?

Jak już wspominaliśmy wyżej, pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej może otrzymać każda osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Nie może to być zatem spółka czy przedsiębiorstwo współpracujące z nami.

Z reguły pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji elektronicznych na mocy UPL-1 otrzymują pracownicy działów księgowych odpowiednich firm, pracownicy HR lub doradcy podatkowi czy księgowi firm zewnętrznych, którzy obsługują nasze przedsiębiorstwo.

Kto nie musi składać formularza UPL-1?

Jedną z sytuacji w ramach której złożenie formularza UPL-1 nie jest konieczne, a jednocześnie określoną deklarację podatkową jedna ze stron podpisuje za dwie osoby, jest wspólne rozliczenie małżonków. Jest to rzecz, która wielokrotnie budziła niepewność podatników, wobec czego trzeba podkreślić, że osoby pozostające ze sobą w związku małżeńskim, mogą rozliczać się wspólnie na podstawie wyłącznie jednego z podpisów. Nie dotyczy to jednak sytuacji, w której majątki małżonków dzieli intercyza (rozdzielność majątkowa).

Wspólne rozliczenie PIT małżonków to wyjątkowo dobre rozwiązanie, kierowane w szczególności do tych małżeństw, w których jedno z małżonków generuje wysokie dochody w porównaniu do drugiej osoby. Oprócz rozlicznych ulg podatkowych z których małżeństwa mogą korzystać, sumuje się także wysokość ich progów podatkowych, wobec czego „nadwyżkę” od dochodów w ramach drugiego progu podatkowego będą oni musieli uiścić dopiero od dochodów wspólnych, przekraczających 240 000 złotych rocznie (nie zaś 120 000 złotych rocznie indywidualnie).

W kontekście formularza UPL-1 warto jeszcze dodać, że pełnomocnictwa nie muszą uzyskiwać rodzice, którzy rozliczają dochody małoletnich dzieci. Jest to dość oczywiste z uwagi na fakt, że osoby poniżej osiemnastego roku życia nie mają jeszcze pełnej zdolności do czynności prawnych.

Formularz UPL-1 – o czym trzeba pamiętać?

Udzielając pełnomocnictwa w oparciu o formularz UPL-1 należy pamiętać przede wszystkim o dwóch kwestiach. Pierwszą z nich stanowi fakt, że wybrany przez nas pełnomocnik nie może „podszywać” się pod przedsiębiorcę w trakcie składania podpisów na deklaracjach elektronicznych. Każdorazowo musi on używać podpisu elektronicznego, nie mając prawa do stosowania na przykład zeznań podatkowych podatnika z lat ubiegłych.

Drugą kwestię, wspominaną już na łamach niniejszego artykuły stanowi fakt, że osobie trzeciej pełnomocnictwa udzielić muszą wszystkie osoby, które w danym przedsiębiorstwie pełnią funkcję współwłaściciela – na przykład w spółce osobowej.

Inne formularze związane z udzielaniem pełnomocnictwa

UPL-1 to formularz, dzięki któremu będziemy w stanie udzielić pełnomocnictwa w zakresie podpisywania deklaracji składanej drogą elektroniczną. Nie jest to jednak jedyny formularz, z którym przedsiębiorcy korzystający z pełnomocników powinni być zaznajomieni. Analogicznym do UPL-1 jest OPL-1, a więc formularz na mocy którego możemy zadecydować o odwołaniu pełnomocnictwa. Jakie są pozostałe formularze?

Nieco rozszerzoną formą UPL-1, bo zapewniającą pełnomocnictwo ogólne w zakresie wszelkich czynności podatkowych, jest formularz PPO-1. Można go złożyć dokładnie tak samo jak UPL-1, z wyłączeniem portalu e-PUAP. Przy odwołaniu pełnomocnictwa, podatnik będzie zobowiązany do wypełnienia druku OPO-1.

Jeżeli chcemy upoważnić podmiot do pełnomocnictwa w szczególnej sprawie podatkowej lub skorelowanej, to powinniśmy zastosować formularz PPS-1 – często jest ono określane jako pełnomocnictwo procesowe. Odwołania pełnomocnika podatnika można w tym przypadku dokonać na podstawie druku OPS-1.

Formularz UPL-1 – podsumowanie

Formularz UPL-1 to jeden z prostych, acz poręcznych druków urzędowych, przy pomocy którego możemy ustanowić w osobie fizycznej pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych składanych drogą elektroniczną. Sam druk nie jest skomplikowany, a jego postanowienia wchodzą w życie niemalże z chwilą złożenia druku w Urzędzie Skarbowym.

Formularz UPL-1 można złożyć podczas osobistej wizyty w Urzędzie Skarbowym, pocztą lub za pośrednictwem platformy e-Urząd Skarbowy lub e-PUAP. Pełnomocnictwo dzierżyć mogą wyłącznie osoby fizyczne, nie można go powierzać osobom prawnym. Zazwyczaj rzeczone pełnomocnictwo otrzymuje pracownik firmy właściwy dla spraw podatkowych, lub pracownik biura rachunkowego obsługującego nasze przedsiębiorstwo.

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_99427196_zesp%C3%B3%C5%82-biznesowy-pracuje-nad-burz%C4%85-m%C3%B3zg%C3%B3w-podczas-spotkania-ludzie-biznesu-omawiaj%C4%85cy-wykresy-i.html