Przy wystawieniu faktury mogą zdarzyć się nam błędy – szczególnie wówczas, gdy dokumentów tego rodzaju wystawiamy bardzo dużo. W większości przypadków nie będziemy zmuszeni do wystawiania faktury korygującej. Jeżeli błędy na fakturze są nieznaczne, wystarczająca będzie nota korygująca. Możemy jej zażądać od kontrahenta również w sytuacji, w której to nam wystawiono fakturę zawierającą błędne informacje.

Czym dokładnie jest nota korygująca i jakie błędy można przy jej pomocy poprawić? Kto może wystawić notę korygującą? W jakich sytuacjach będzie wymagana faktura korygująca? Jakie elementy nota korygująca musi obowiązkowo zawierać? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym materiale.

Nota korygująca – co to jest? Podstawowe informacje

Nota korygująca to dokument, w ramach którego możemy poprawić rozmaite błędy na fakturze kosztowej lub fakturze korygującej. Zwykle rzeczone nieprawidłowości dotyczą zwykle błahostek, takich jak literówka w nazwisku kontrahenta, błędy w adresie jednej ze stron czy niewłaściwie wpisana data sprzedaży lub NIP przedsiębiorcy. W przypadku poważniejszych kwestii trzeba jednak będzie wystawić fakturę korygującą.

Wystawienie noty korygującej leży wyłącznie w gestii podmiotu stanowiącego odbiorcę pierwotnego dokumentu – może ją zatem wystawić jedynie nabywca towaru lub usługi. Bez względu na formę w jakiej nabywca towarów lub usług przekaże notę korygującą wystawcy faktury, nota korygująca musi zostać przez niego zaakceptowana.

Podstawę prawną dla ogólnej natury noty korygującej, a także zakresu, w ramach którego może ona być wystawiona, stanowi Ustawa o podatku od towarów i usług (czyli Ustawa o VAT). Niniejsze przepisy objaśniają przy tym wszystkie elementy, które obowiązkowo muszą znaleźć się na dokumencie tego rodzaju.

Do kiedy można wystawić notę korygującą?

Zasadniczo żadne przepisy nie precyzują terminu, w którym powinno nastąpić wystawienie noty korygującej. Można to zrobić w dowolnym terminie, jednak zaleca się jej wystawienie jak najprędzej po odnotowaniu określonych uchybień. W przeciwnym razie Urząd Skarbowy może zinterpretować błędnie wystawioną fakturę jako nierzetelny lub niekompletny dowód księgowy, co spotka się niepotrzebnymi dla nas problemami.

Jakie błędy można poprawić przy pomocy noty korygującej?

Zakres błędów jakie możemy poprawić w ramach noty korygującej nie jest szczególnie szeroki – możemy dokonać korekty wyłącznie tych elementów, które stanowią jej opisową treść, a nie sedno. W przypadku najważniejszych informacji niezbędne będzie zastosowanie faktury korygującej, która jest już poważniejszym typem dokumentu. Fakt ten wynika zarówno z konstrukcji obu dokumentów, jak i ich przeznaczenia w ewidencji – dla przykładu, fakturę korygującą trzeba księgować zawsze, podczas gdy w przypadku noty korygującej nie jest to niezbędne.

Tak czy inaczej, możemy wymienić kilka najczęstszych błędów, które poprawiane są przez przedsiębiorców w ramach noty korygującej. Są to:

  • błędy w imionach i nazwiskach zainteresowanych stron,

  • błędy w adresach firm,

  • niewłaściwy NIP,

  • złe oznaczenie daty zakończenia dostawy towarów, sprzedaży, terminu płatności, etc.,

  • złe oznaczenie daty wystawienia faktury pierwotnej.

Istnieje jeszcze wiele innych błędów, które mogą przytrafić się przedsiębiorcom w trakcie wystawiania faktury i mogą być naprawiane przez notę korygującą. Warto jednak pamiętać, że natura błędów, dla których naprawienia nota korygująca wystarczy, zawsze musi być podobna do tych wzmiankowanych wyżej – nie może dotyczyć najistotniejszych elementów faktury, bowiem tam zastosowanie znajdzie faktura korygująca.

Kto wystawia notę korygującą i w jakich sytuacjach?

Jak już wspomnieliśmy wyżej, wystawić notę korygującą może wyłącznie nabywca towaru lub usługi. Robi to zawsze w sytuacji, w której przez dowolne uchybienia, błędy czy niekompletne dane na fakturze docelowej, nie może skutecznie dochodzić swoich praw do odliczenia podatku (fakturę nawet z najdrobniejszymi błędami Urząd Skarbowy może uznać za nierzetelny dowód księgowy).

Nota korygująca spod pióra nabywcy towarów powinna trafić do sprzedawcy, który wystawił fakturę pierwotną. Tradycyjnie należy przesłać ją przedsiębiorcy w dwóch egzemplarzach, jednak nic nie stoi na przeszkodzie ku temu, by całą sprawę załatwić przez internet (na przykład przy pomocy kontaktu mailowego). Odbiorca dokumentu po zapoznaniu się z jej treścią, powinien zaakceptować i podpisać notę korygującą, jeden egzemplarz zostawiając dla siebie, a jeden odsyłając do nabywcy towarów lub usług.

Kiedy nie można wystawić noty korygującej?

Wystawienie noty korygującej nie jest możliwe w sytuacji, w której błędy na fakturze dotyczą istotnych jej elementów – dla takich okoliczności zarezerwowana jest faktura korygująca. Mowa tu o sytuacjach, w których nieprawidłowości dotyczą na przykład:

  • zmian poszczególnych stawek podatku,

  • jednostek miar czy ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,

  • cen jednostkowych towarów lub usług,

  • sumy wartości sprzedaży netto,

  • zwrotu towaru lub zapłaty (nawet częściowego),

  • rozmaitych błędów rachunkowych,

  • upustów i rabatów, również wynikających z tytułu wcześniejszej zapłaty (jeśli nie zostały uwzględnione w innych kosztach w ramach faktury),

  • ostateczna kwota należności.

W niektórych sytuacjach możemy nie mieć pewności co do tego, czy w danym przypadku zachodzi konieczność wystawienia noty korygującej, czy też faktury korygującej. Wówczas warto zwrócić się z prośbą o interpretację do naczelnika właściwego dla nas Urzędu Skarbowego, lub skorzystać z pomocy doświadczonego biura rachunkowego. Ostatecznie, faktura korygująca zawsze zostanie zaakceptowana przez Urząd Skarbowy, a nota korygująca wyłącznie w ograniczonym zakresie.

Co musi zawierać nota korygująca?

Choć nota korygująca stanowi dokument niższej wagi od faktury, to jednak poszczególne elementy noty korygującej, które ta obowiązkowo musi zawierać, zostały wyszczególnione w art. 106k ust. 3 Ustawy o VAT. Oczywiście, wszystkie opisywane niżej elementy muszą znaleźć się na dokumencie pod rygorem jego nieważności. Wymieniamy zatem następujące:

  • oznaczenie dokumentu słowami „NOTA KORYGUJĄCA”,

  • data wystawienia noty korygującej i jej numer,

  • imiona i nazwiska wystawcy noty i wystawcy faktury,

  • adresy siedzib lub prowadzenia działalności gospodarczej wystawcy noty i wystawcy faktury,

  • NIP lub inne oznaczenia obu stron, na podstawie których zbywca lub nabywca towarów jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej (VAT),

  • dane identyfikujące fakturę pierwotną:

    • numer faktury pierwotnej,

    • data jej wystawienia,

    • strony transakcji,

    • przedmiot transakcji (z oznaczeniem ilościowym i cenowym tychże),

  • wskazanie treści korygowanej informacji,

  • wskazanie treści właściwej (poprawionej) informacji.

Nota korygująca a faktura korygująca – różnice

Nota korygująca znacząco różni się od faktury korygującej i to na wielu płaszczyznach. Najistotniejszy jest oczywiście zakres korekty, o którym wspominaliśmy już na łamach niniejszego tekstu – w przypadku noty korygującej będziemy mówić wyłącznie naprawieniu drobnych błędów, takich jak literówki w nazwiskach, błędy w adresach, czy niepoprawny NIP którejś ze stron. Faktura korygująca z kolei dotyczy poważniejszych uchybień, mających istotne znaczenie dla wysokości zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego i wynikających z tego faktu możliwości odliczeń podatkowych.

Notę korygującą od faktury korygującej odróżnia również wystawca dokumentu. W przypadku noty korygującej, każdorazowo będzie to nabywca towaru – fakturę korygującą natomiast może wystawić wyłącznie sprzedawca. Ponadto, nota korygująca nie wymaga jej zaksięgowania, w przeciwieństwie do faktury korygującej, którą księguje zarówno sprzedawca, jak i nabywca towarów.

Kiedy zachodzi konieczność wystawienia faktury korygującej?

Jak już wspomnieliśmy wyżej, wystawienie faktury korygującej jest niezbędne w sytuacjach, w których doszło do uchybień, błędów lub niedopatrzenia na fakturze właściwej, które mają znaczenie dla prawidłowego rozliczenia podatku. W przeciwieństwie do noty korygującej, która skupia się na elementach niemal kosmetycznych, faktura korygująca dotyka elementów merytorycznych (choć może również poprawiać błędy formalne).

Sytuacje w ramach których niezbędnym jest wystawienie faktury korygującej, opisywaliśmy wyżej na łamach niniejszego artykułu. Trzeba jedynie w tej mierze podkreślić, że jest to ważny dokument, który może w istotny sposób zmniejszyć wysokość należności podatkowych – zarówno na korzyść, jak i niekorzyść jednej ze stron. W przypadku nieprawidłowości merytorycznych na fakturze, wystawienie faktury korygującej jest niezbędne, celem uniknięcia rozmaitych sankcji finansowych, jakie mógłby na nas nałożyć Urząd Skarbowy.

Akceptacja noty korygującej – o co chodzi?

Jak wynika z art. 106k ust. 2 Ustawy o VAT, nota korygująca to dokument, który dla swego uprawomocnienia się wymaga akceptacji wystawcy faktury. Trzeba jednak wiedzieć, że przepisy w żaden sposób nie normują tego, jak w praktyce rzeczona akceptacja noty korygującej powinna wyglądać. Wiele w tej materii zależy od sposobu, w ramach którego wystawimy notę korygującą sprzedawcy.

Tradycyjny sposób zakłada oczywiście przesłanie dwóch jednakowych egzemplarzy pocztą i otrzymanie jednego z nich z powrotem, wraz z podpisem sprzedającego. Niemniej, współcześnie coraz częściej przedsiębiorcy przesyłają sobie noty korygujące za pośrednictwem internetu, co stanowi najwygodniejszą z form.

Co ważne, Urząd Skarbowy dopuszcza również „zgodę milczącą”, a więc stan, w ramach którego brak sprzeciwu sprzedawcy wobec noty korygującej wespół z brakiem akceptacji wystawcy faktury, uznaje się za zaakceptowanie przez niego noty korygującej w kształcie określonym przez nabywcę towaru lub usługi. Mówi o tym interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13 kwietnia 2017 roku.

Nota korygująca do faktury – podsumowanie

Nota korygująca do faktury do dokument, w ramach którego możemy poprawić niektóre z błędnie wystawionych elementów faktury – chodzi jednak wyłącznie o błędy formalne, a więc niewłaściwy NIP czy literówki w adresie lub nazwiskach (lub nazwach) podatników. Błędy formalne, a więc takie, które mają wpływ na wysokość opłacanego podatku, można poprawić wyłącznie w ramach faktury korygującej. Sam kształt noty korygującej – a więc elementy, które obowiązkowo muszą znaleźć się na dokumencie – zostały ujęte w odpowiednim artykule Ustawy o VAT.

Notę korygującą każdorazowo wystawiają nabywcy towarów lub usług, a sam dokument wymaga akceptacji wystawcy faktury (przy czym może to być „zgoda milcząca”). Forma wystawienia noty korygującej jest dowolna, a sama nota nie musi być księgowana przez żadną ze stron – wystarczy załączenie jej do faktury pierwotnej. Przepisy nie precyzują przy tym terminu w którym nota korygująca powinna zostać wystawiona, jednak zgodnie ze zdrowym rozsądkiem przyjmuje się, że powinno się to zrobić jak najprędzej po zauważeniu nieprawidłowości.

Źródło zdjęcia: https://pl.123rf.com/photo_42597705_zbli%C5%BCenie-na-kobiece-strony-obliczania-na-biurku.html