Twój zakres obowiązków
1. Wsparcie biznesowe i koordynacja współpracy z partnerami
• Prowadzenie rejestru inicjatyw i projektów biznesowych, obejmującego kluczowe informacje, kontakty, osoby odpowiedzialne i status działań.
• Gromadzenie i porządkowanie dokumentacji, ustaleń oraz informacji dotyczących współpracy z partnerami.
• Monitorowanie postępów, terminów i zobowiązań oraz koordynowanie działań następczych po spotkaniach (follow-up).
• Identyfikowanie ryzyk i opóźnień oraz sygnalizowanie ich osobom odpowiedzialnym.
• Przygotowywanie notatek, podsumowań spotkań i materiałów informacyjnych.
2. Zarządzanie podróżami służbowymi
• Kompleksowa organizacja krajowych i zagranicznych podróży służbowych, w tym zakup biletów, rezerwacja noclegów i usług dodatkowych.
• Przygotowywanie harmonogramów podróży oraz koordynacja logistyki pobytu.
• Monitorowanie zmian w planach podróży, reagowanie na nieprzewidziane sytuacje i zapewnianie bieżącego wsparcia podróżującym.
• Optymalizacja kosztów podróży oraz współpraca z dostawcami usług.
3. Organizacja wydarzeń i wizyt biznesowych
• Prowadzenie kalendarza konferencji, targów, wydarzeń branżowych i spotkań biznesowych.
• Koordynacja udziału firmy i pracowników w wydarzeniach, w tym rejestracji, logistyki i przygotowania materiałów.
• Kompleksowa organizacja wizyt partnerów i gości w siedzibach firmy, obejmująca harmonogramy, przygotowanie sal i sprzętu, prezentacje oraz catering.
• Współpraca z działami wewnętrznymi przy realizacji wydarzeń i wizyt.
4. Wsparcie administracyjne i organizacyjne
• Koordynacja spotkań krajowych i międzynarodowych, w tym ustalanie terminów i dostępności uczestników.
• Przygotowywanie agend, zaproszeń kalendarzowych i materiałów dla uczestników.
• Koordynacja dokumentacji związanej z delegacjami, wydarzeniami i współpracą biznesową.
5. Współpraca wewnętrzna i zewnętrzna
• Bieżąca współpraca z kadrą zarządzającą, pracownikami oraz partnerami biznesowymi i dostawcami.
• Zapewnianie sprawnego przepływu informacji między osobami zaangażowanymi w realizację działań biznesowych.
• Prowadzenie uporządkowanej bazy informacji wspierającej ciągłość współpracy i realizację inicjatyw biznesowych.
Nasze wymagania
- Minimum 1 rok doświadczenia na stanowisku związanym z koordynacją działań biznesowych, wsparciem kadry menedżerskiej, organizacją wydarzeń lub administracją biznesową.
- Doświadczenie w samodzielnej organizacji podróży służbowych krajowych i zagranicznych oraz spotkań biznesowych.
- Umiejętność koordynowania wielu równoległych zadań, monitorowania ustaleń i pilnowania terminów.
- Bardzo dobra organizacja pracy, samodzielność i umiejętność ustalania priorytetów.
- Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne i interpersonalne oraz swoboda w bezpośredniej współpracy z dyrektorami i partnerami biznesowymi.
- Umiejętność porządkowania informacji, prowadzenia dokumentacji i przygotowywania zwięzłych podsumowań oraz materiałów biznesowych.
- Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Outlook, Excel i PowerPoint, oraz narzędzi do współpracy i organizacji pracy.
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego, umożliwiająca swobodną komunikację biznesową w mowie i piśmie.
- Dyskrecja, odpowiedzialność i umiejętność pracy z informacjami poufnymi.
- Proaktywne podejście, dokładność i umiejętność przewidywania potencjalnych problemów oraz proponowania rozwiązań.
- Gotowość do realizacji zadań o zmiennym charakterze i sprawnego reagowania na nieprzewidziane sytuacje.
To oferujemy
- Praca w przyjaznym, zgranym zespole;
- Stabilne zatrudnienie w nowoczesnej firmie o ugruntowanej pozycji na rynku;
- Atrakcyjne wynagrodzenie oraz pakiet benefitów (np. prywatna opieka medyczna, karta sportowa);
- Możliwość rozwoju zawodowego i udziału w innowacyjnych projektach.