Twój zakres obowiązków
Poszukujemy wysoko zorganizowanej i proaktywnej osoby, która będzie odpowiedzialna za sprawne funkcjonowanie Biura Zarządu oraz koordynację kluczowych procesów administracyjnych wspierających organizację. Rola łączy obowiązki asystenckie z odpowiedzialnością za operacje biurowe, koordynację procesów oraz inicjatywy usprawniające.
Idealny kandydat/kandydatka to osoba skrupulatna, potrafiąca jednocześnie prowadzić kilka zadań, pewnie funkcjonująca w dynamicznym środowisku biznesowym, przy zachowaniu najwyższych standardów profesjonalizmu i poufności.
Zakres obowiązków
• Kompleksowe zarządzanie codziennym funkcjonowaniem Biura Zarządu.
• Koordynacja i ciągłe doskonalenie procesów administracyjnych, obiegu dokumentów oraz workflow.
• Wsparcie Zarządu w organizacji codziennych działań i realizacji priorytetów biznesowych.
• Zarządzanie kalendarzami, spotkaniami, podróżami służbowymi i harmonogramem pracy członków Zarządu.
• Przygotowywanie prezentacji, raportów, analiz oraz innych materiałów biznesowych dla wyższej kadry zarządzającej.
• Koordynacja przepływu informacji i komunikacji pomiędzy Zarządem a interesariuszami wewnętrznymi.
• Nadzór nad administracją biura oraz zapewnienie sprawnego działania infrastruktury, wyposażenia i urządzeń.
• Zarządzanie relacjami z dostawcami usług i produktów biurowych, w tym koordynacja umów i świadczonych usług.
• Organizacja zakupów biurowych oraz dbanie o dostępność materiałów i zasobów.
• Organizacja spotkań biznesowych, wydarzeń firmowych oraz inicjatyw wewnętrznych.
• Prowadzenie i koordynacja projektów administracyjnych i organizacyjnych.
• Identyfikowanie obszarów do usprawnień oraz wdrażanie praktycznych rozwiązań zwiększających efektywność.
• Utrzymywanie wysokich standardów organizacji pracy biura i profesjonalnego środowiska pracy.
Nasze wymagania
- Doświadczenie na podobnym stanowisku (wsparcie zarządu/kadry kierowniczej, administracja biura, koordynacja organizacyjna).
- Doświadczenie we współpracy z wyższą kadrą zarządzającą lub członkami Zarządu.
- Silne umiejętności organizacyjne i bardzo dobra umiejętność ustalania priorytetów.
- Zdolność do jednoczesnego prowadzenia wielu zadań i projektów.
- Doskonałe umiejętności komunikacyjne i interpersonalne.
- Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office.
- Umiejętność przygotowywania profesjonalnych prezentacji, raportów oraz dokumentacji biznesowej.
- Wysoki poziom dyskrecji, rzetelności i dbałości o szczegóły.
- Proaktywne podejście i rozwinięte umiejętności rozwiązywania problemów.
- Znajomość języka angielskiego pozwalająca na swobodną komunikację w środowisku biznesowym.
- Doświadczenie w zarządzaniu projektami administracyjnymi lub organizacyjnymi.
- Doświadczenie w optymalizacji procesów i inicjatywach ciągłego doskonalenia.
- Doświadczenie w pracy w środowisku międzynarodowym lub w strukturach wielolokalizacyjnych.
To oferujemy
- Prywatną opiekę medyczną.
- Współfinansowanie pakietu sportowego.
- Nielimitowany dostęp do platformy wellbeing i rozwoju osobistego.
- Pakiet świadczeń socjalnych, w tym dofinansowanie wypoczynku i świadczenia okolicznościowe.
- Program poleceń pracowniczych.
- Możliwość przystąpienia do dodatkowego ubezpieczenia na życie na preferencyjnych warunkach.
- Realne możliwości rozwoju zawodowego i awansu w strukturach firmy.
- Dynamiczne, współpracujące środowisko pracy z bezpośrednią ekspozycją na Zarząd oraz inicjatywy o znaczeniu strategicznym.