Wywiad z Paweł Jaeschke z Higma Service Sp. z o.o.

Przede wszystkim firma konsekwentnie realizuje misję lidera wśród dostawców produktów z branży czystościowej i higienicznej. W okresie 20 lat przeszliśmy długą drogę od firmy „analogowej” do firmy cyfrowej. Wdrożyliśmy systemy platform logistycznych czy elektronicznego biura obsługi klienta, które umożliwiają nam jeszcze sprawniejsze świadczenie usług. System CRM wraz z wewnętrznymi komunikatorami pomaga nam z kolei płynnie zarządzać zamówieniami. Rozbudowaliśmy też zaplecze magazynowe, a w każdym dziale stosujemy procedury, które w jasny sposób określają, jak wyglądają poszczególne procesy pracy w firmie.

Oferta naszej firmy jest związana z dostarczaniem rozwiązań i systemów higienicznych do wszystkich firm i instytucji, zakładów przemysłowych, służby zdrowia, hoteli. Każdy z klientów charakteryzuje się inną specyfiką działania, jednak dzięki segmentacji i określeniu potencjałów klientów, możemy zaproponować dostosowane rozwiązanie. Staramy się zawsze konsultować i omawiać z klientami ich potrzeby, oczekiwania, a często wymogi prawne, które muszą spełniać. Nasi pracownicy prowadzą testy, audyty, spotykają się z klientami i na tej podstawie oferują optymalne rozwiązanie.

Obecnie (okres pandemii COVID-19) chyba wszystkie firmy i organizacje mają świadomość, jak ważny jest dostęp pracowników do środków higieny oraz jak istotne są kwestie utrzymania czystości w firmach czy odpowiednia dezynfekcja miejsca pracy. 20 lat temu świadomość ta była mniejsza, ale nie można powiedzieć, że pracodawcy w ogóle nie dbali o kwestie sanitarnego dostosowania miejsca pracy, czy usługi, które zapewniają. Zdarzało się jednak, że w niektórych branżach dozownik z mydłem w toalecie lub maszyna czyszcząca były czymś „luksusowym”. Na szczęście zmiany polityczne i gospodarcze otworzyły firmy na nowe standardy. Pracownicy i klienci firm także pośrednio wymusili podnoszenie tych norm. Zakłady przemysłowe zwracają dziś większą uwagę na produkty oraz jakość materiałów i środków, używanych w procesie produkcji. Pacjenci w szpitalach oczekują dobrze wyposażonych toalet, a goście w hotelach chcą mieć pewność, że pokoje są sprzątane zgodnie z wymaganiami sanitarnymi. Dzisiaj wspomagamy każdą z tych branż w utrzymaniu najwyższych norm higieny i czystości. Często pomagamy identyfikować obszary, które można ulepszyć pod względem higieny. Odpowiednia technologia pozwala usprawnić działania oraz obniżyć koszty, a to zawsze jest mile widziane przez naszych klientów.

Moim zdaniem, problemem były nie tyle braki wyposażenia systemowego czy środków higienicznych, ile niedostateczna świadomość ludzi i konieczność szybkiego wdrożenia odpowiednich procedur. Wszystko rozwijało się tak dynamicznie, że mało która firma była przygotowana na sytuację, w której z dnia na dzień w sklepach zabrakło dozowników, dezynfektantów czy środków czyszczących. Zwiększone zapotrzebowanie na ten asortyment i konieczność dostarczenia go przede wszystkim służbie zdrowia spowodowało reglamentację produktów do dezynfekcji. Watro nadmienić, że po odnotowaniu pierwszego przypadku zakażenia w Polsce, zaczęło się głośniej mówić o odpowiednich praktykach, związanych z myciem i utrzymaniem higieny, które obowiązywały od zawsze, ale niestety nie były wystarczająco wdrażane w życie. Dzisiaj każdy z nas wie, że mycie rąk powinno trwać około 60 sekund, a prawidłowa ich dezynfekcja 30 sekund. Jako firma odpowiedzialna społecznie, przekazujemy obowiązujące procedury i zasady na naszych kanałach komunikacyjnych, stronach internetowych, profilach w social mediach.

Rynek zareagował przewidywalnie, to znaczy zwiększyły się zakupy produktów do mycia i dezynfekcji oraz chemii profesjonalnej. Od razu dało się to odczuć. Każdy z działów naszej firmy pracował i pracuje nadal na wysokich obrotach. Wdrożyliśmy także wewnętrzne procedury, których celem jest zapewnienie bezpieczeństwa naszym klientom i pracownikom.

Jest to ciężki okres dla całej branży. Z jednej strony firmy i instytucje zgłaszają bardzo duże zapotrzebowanie na środki higieniczne, chemię profesjonalną oraz środki do dezynfekcji, a z drugiej producenci ww. artykułów nie nadążają z realizacją dostaw. W naszej firmie, od początku marca notujemy zwiększoną o około 50% liczbę zamówień. Z tego powodu musieliśmy zoptymalizować procesy logistyczne. Przygotowaliśmy nasz magazyn pod kątem obsługi większej ilości zamówień. Nasi dostawcy cały czas niestrudzenie pracują, jednak ze względu na występowanie wirusa w całej Europie i ograniczenia w transporcie, musimy liczyć się z opóźnieniami w dostawach do naszego magazynu. Wpływające zamówienia staramy się jednak realizować na bieżąco i jak na razie nam się udaje.

Od kilku lat budujemy świadomość związaną z odpowiednią higieną, myciem czy dezynfekcją, poprzez działania skierowane do naszych klientów i wszystkich tych, dla których ten temat jest ważny. We współpracy z naszymi partnerami, prowadziliśmy kampanie społeczne o higienie w segmencie HoReCa. Organizowaliśmy szkolenia dla firm, zainteresowanych technologiami utrzymania czystości, a niedawno zakończyliśmy kampanię społeczną „Mistrzostwa Świata w Myciu Rąk”, której zadaniem było nauczenie dzieci, jak prawidłowo myć ręce. Cały czas publikujemy na naszych stronach internetowych czy w social mediach informacje o tym, jak prawidłowo myć i dezynfekować dłonie i jak zachowywać się w dobie rozprzestrzeniania się wirusa. Każdy może skorzystać z naszej wiedzy.

Kilka dni przed oficjalnymi zaleceniami rządowymi, zebrał się w naszej firmie zespół, który zidentyfikował możliwe zagrożenia, ustalił możliwości i przekazał te informacje reszcie pracowników. Wszędzie tam, gdzie było to możliwe, pracownicy otrzymali zalecenie o przejściu na zdalny tryb pracy. Mając już wcześniej doświadczenia w tele- czy wideokonferencjach między zespołami, zaczęliśmy pracować z domów. W biurze zostały wprowadzone ograniczenia w ilości przebywających osób. Magazyn otrzymał odpowiednie procedury, aby zapewnić bezpieczeństwo zarówno pracownikom, jak i dostawcom czy klientom. Należą do nich m.in. ograniczenie kontaktu kierowców z klientami czy odpowiednie pryncypia higieniczne, podczas transportu i dostaw. Wydaje się, że udało nam się dostosować do nowej sytuacji. Biuro obsługi klienta, nasi handlowcy, logistyka i magazyn wspólnie pracują nad tym, żeby każde zamówienie zostało zrealizowane.

Jako firma, w której higiena i dezynfekcja jest codziennością, posiadamy odpowiednio wyposażone biura i pomieszczenia. W każdym pokoju znajdują się oczyszczacze powietrza, łazienki i toalety są wyposażone w dozowniki mydła i ręczników, a w biurach dostępne są środki do dezynfekcji dłoni.

Początki firmy to mało sformalizowana struktura, brak powtarzalnych procedur i dosyć skromy (jak na tamten okres) asortyment. W wyniku rozwijania rynków, pozyskiwania nowych klientów i kontraktów pojawiła się potrzeba nowego asortymentu, m.in. maszyn sprzątających, wózków hotelowych czy systemów dozujących. Od początku firma stawiała na współpracę ze sprawdzonymi partnerami, którzy mogą zapewnić zaopatrzenie o odpowiedniej jakości oraz wsparcie w postaci szkoleń i wdrażania nowych rozwiązań. Z czasem wyklarowała się struktura Działu Sprzedaży i kolejnych wspierających go pionów firmy. Należą do nich Biuro Obsługi Klienta, Dział Logistyki, Dział Księgowości i Administracji oraz Dział Marketingu. Każdy z tych filarów Higma Service tworzą osoby, których stanowiska są sformalizowane. Wdrożyliśmy procedurę zespołową, politykę kadrową i systemy informatyczne, wspomagające pracę, jak np. wewnętrzny komunikator. Z firmy jednoosobowej, jaką była Higma Service w 1998 roku, staliśmy się organizacją, zatrudniająca obecnie około 55 osób.

W zależności od tego, na jakie stanowisko prowadzimy w danym momencie rekrutację, cały proces dzieli się na mniej bądź więcej etapów, podczas których sprawdzamy wiedzę, doświadczenie i predyspozycje kandydatów. Poszukując odpowiednich pracowników, korzystamy z wyspecjalizowanych portali pracy. Posiadamy także własną stronę dedykowaną składaniu aplikacji do naszej firmy, której administracją zajmuje się dział marketingu. Strona http://www.pracujwHS.pl daje możliwość aplikowania kandydata do pracy w HS, poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego wraz z załącznikiem CV. Informacja taka trafia do naszych specjalistów HR. W okresie 2 dni od wpłynięcia kandydatury weryfikują zgłoszenie, porównując je z profilem pożądanego kandydata. Aplikacja, która spełnia kryteria, jest kierowana do osoby, zarządzającej docelowym działem. Ona ustala warunki spotkania z kandydatem. W większości przypadków przewidujemy dwie rozmowy rekrutacyjne, po których wspólnie decydujemy o przyjęciu lub odrzuceniu aplikacji.

Osoby zainteresowane odbyciem praktyk w naszej firmie mają wiele możliwości. Umożliwiamy im zdobycie doświadczenia m.in. w takich działach jak: logistyka, księgowość, kadry, marketing, obsługa klienta, administracja. Podczas praktyk staramy się przede wszystkim przekazać zainteresowanym wiedzę praktyczną, która jest niezbędna do pracy na danym stanowisku. Uczestnicy praktyk doskonalą nie tylko kompetencje miękkie, ale również zdobywają wiedzę odpowiadającą posadzie, którą podejmują.

Naszym celem jest doskonalenie zawodowe wszystkich pracowników, poprzez stałe podnoszenie kwalifikacji, wiedzy i kompetencji kadry, co z kolei ma wpłynąć na jakość świadczonej pracy oraz zwiększenie efektywności i sprawności, realizowanych przez pracowników zadań. Nasi pracownicy mają jednakowy dostęp do szkoleń oraz możliwości podwyższania swoich kompetencji. W ciągu ostatniego roku przeprowadziliśmy cykl szkoleń i warsztatów dedykowanych naszym handlowcom oraz pracownikom Biura Obsługi Klienta, których celem było i jest zwiększenie efektywności i doskonalenie umiejętności sprzedażowych. Zgodnie z naszą polityką szkoleniową, pracownicy mogą uczestniczyć w szkoleniach kompetencyjnych, produktowych, indywidualnych/stanowiskowych, a także w zewnętrznych formach szkolnych, np. studiach podyplomowych. Realizacja szkoleń odbywa się zgodnie z przyjętym „rocznym planem szkoleń” i indywidualnie zdiagnozowanymi potrzebami szkoleniowymi.

Z pracownikiem, któremu finansujemy możliwość podnoszenia kwalifikacji, np. studia podyplomowe, podpisujemy umowę szkoleniową, zgodnie z przepisami prawa pracy – dotyczy to przypadków określonych w naszej polityce szkoleniowej. Inwestując w pracowników i dbając o ich rozwój, chcielibyśmy, aby zdobytą wiedzę i kwalifikacje wykorzystywali w strukturach naszej firmy.

Działania społecznie odpowiedzialne pozwalają nam na dialog z otoczeniem i budują zgrany zespół pracowników. Ze względu na charakter naszej działalności czujemy, że oprócz oczywistych zadań biznesowych, stoimy też przed zadaniem budowania świadomości na temat prawidłowej higieny i jej wpływu na zdrowie, co pokazały m.in. nasza kampania edukacyjna – „Mistrzostwa Świata w myciu rąk” czy treści edukacyjne, które publikujemy na firmowej stronie internetowej.

Zdajemy sobie sprawę z tego, że współczesny świat narzuca szybkie tempo życia. Wielu z nas chciałoby zaangażować się w działania społeczne poza miejscem pracy, jednak często zwyczajnie nie starcza nam na to czasu – wielu z nas ma rodziny i mnóstwo ważnych zobowiązań. Staramy się więc stwarzać naszym pracownikom możliwość niesienia pomocy potrzebującym, poprzez organizację wspólnych firmowych akcji. Przykładem tego może być coroczny udział zespołu Higma Service w Szlachetnej Paczce. Angażujemy się jako darczyńcy i każdy z pracowników może wziąć udział w inicjatywie, przekazując potrzebne artykuły, czy pakując razem prezenty. Ponadto organizowaliśmy też zbiórkę na rzecz Schroniska dla Bezdomnych Zwierząt w Opolu i sprzątaliśmy razem najbliższą okolicę firmy w ramach akcji #trashchallenge. Natomiast EKOlogiczni w biznesie (ekologiczni.com.pl), to projekt skierowany do firm, który wpływa również na wewnętrzne działania Higma Service. Nasi pracownicy czują się eko odpowiedzialni i inspirują swoją postawą osoby spoza naszej organizacji, co wpływa na zwiększanie społecznego postrzegania problemu kryzysu środowiskowego.

Obyście Państwo swoją wewnętrzną motywacją i podejściem inspirowali jak najwięcej osób, spoza firmy. Dziękuję Panu za rozmowę.