Bezpieczna wymiana danych jest podstawą efektywnego funkcjonowania każdej organizacji w dzisiejszym świecie biznesu. Wewnętrzne przekazywanie plików w ramach firmy zazwyczaj nie stanowi problemu, ale kiedy dochodzi do udostępniania danych na zewnątrz, konieczne staje się zastosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa. O czym konkretnie mowa?

Szkolenie pracowników w zakresie cyberbezpieczeństwa

Bezpieczeństwo informacji w firmie zaczyna się od świadomych pracowników. Dlatego tak ważnym elementem skutecznej strategii bezpieczeństwa jest szkolenie personelu w zakresie cyberbezpieczeństwa i wypracowanie dobrych praktyk. Szkolenia te powinny być przeprowadzane nie tylko na etapie wdrożenia pracownika, ale regularnie i obejmować szeroki zakres tematów, takich jak rozpoznawanie phishingu, zasady korzystania z silnych haseł, identyfikowanie złośliwego oprogramowania oraz bezpieczne praktyki udostępniania dokumentów i plików.

Ponadto istotne jest, aby szkolenia były interaktywne i dostosowane do potrzeb konkretnej firmy oraz ról poszczególnych pracowników. Poprzez ciągłe podnoszenie świadomości i edukację w zakresie cyberbezpieczeństwa, firma może zmniejszyć ryzyko popełnienia błędów przez pracowników i być lepiej przygotowana do radzenia sobie z ewentualnymi incydentami.

Regularne audyty bezpieczeństwa

Regularne przeprowadzanie audytów pozwala firmie ocenić skuteczność swoich zabezpieczeń, zidentyfikować potencjalne luki w systemie oraz dostosować politykę bezpieczeństwa do zmieniających się potrzeb i wymagań. Audyty bezpieczeństwa mogą być przeprowadzane wewnętrznie przez zespół ds. bezpieczeństwa informacji lub za pośrednictwem zewnętrznych firm specjalizujących się w cyberbezpieczeństwie.

Szyfrowanie i wykorzystanie nowych technologii

Większość firm ma jasno określone standardy dotyczące wewnętrznej wymiany dokumentów. Mowa tutaj najczęściej o rozwiązaniach opartych na chmurze, które zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa plikom firmowym. W dobie wszechobecnej cyfryzacji i pracy zdalnej zdarza się jednak, że poszczególne dokumenty muszą zostać udostępnione na zewnątrz. Dzieje się tak m.in. w przypadku procesów transakcyjnych, fuzji, restrukturyzacji, badań due diligence, audytów biznesowych czy konieczności przeprowadzenia doradztwa prawnego. W takich dokumentach zawarte zostają bardzo wrażliwe dane firmowe (tajemnica przedsiębiorstwa), które wymagają odpowiedniego zabezpieczenia.

Popularną praktyką jest wówczas szyfrowanie danych. Proces ten polega na zakodowaniu informacji, tworząc unikalny klucz dostępu, który jest niezbędny do ich odczytu. W rezultacie plik mogą odczytać tylko autoryzowane osoby. Szyfrowane mogą być zarówno pojedyncze dokumenty, jak i całe dyski — aplikacje takie jak Adobe czy pakiet Office pozwalają na zabezpieczenie plików PDF lub dokumentów Word i Excel za pomocą hasła.

Monitorowanie aktywności użytkowników

Monitoring aktywności użytkowników jest niezbędnym narzędziem w zapobieganiu incydentom związanym z cyberbezpieczeństwem oraz szybkim reagowaniu na wszelkie podejrzane działania. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi można śledzić aktywność użytkowników — w tym udostępnianie, edytowanie i pobieranie dokumentów oraz plików. W przypadku wykrycia nieprawidłowości lub podejrzanych działań administratorzy mogą natychmiast podjąć działania zaradcze, takie jak blokowanie dostępu do konta lub urządzenia.

Firmy powinny jasno określić politykę monitorowania aktywności, zapewniając transparentność wobec pracowników i stosując się do obowiązujących przepisów i regulacji dotyczących ochrony prywatności. Monitoring aktywności użytkowników powinien być traktowany jako narzędzie służące zapewnieniu bezpieczeństwa informacji, a nie jako narzędzie do nadzorowania pracowników.

Wykorzystanie narzędzia Virtual Data Room

Mnogość narzędzi służących do zabezpieczania plików może przysporzyć firmie dużych problemów. Dlatego też przy konieczności udostępnienia plików firmowych innym podmiotom zaleca się wykorzystanie systemu Virtual Data Room – elektronicznego repozytorium danych. System umożliwia jednoczesną pracę wielu pracowników, a także zapewnia kontrolę nad udostępnionymi treściami.

VDR jest opartą na chmurze platformą, która umożliwia bezpieczne udostępnianie wszelkiego rodzaju informacji biznesowych klientom, partnerom lub instytucjom publicznym. Wirtualne pokoje danych są powszechnie wykorzystywane w branżach, gdzie wymagana jest wysoka ochrona danych — np. w sektorze inwestycyjnym i finansowym. Administratorzy mogą monitorować każdą aktywność użytkownika i reagować w czasie rzeczywistym na wszelkie potencjalne zagrożenia.

Nowoczesne narzędzia Virtual Data Room dostępne są przez przeglądarki internetowe, wystarczy dostęp do Internetu. Pliki są odpowiednio zaszyfrowane, mogą być dodatkowo zabezpieczone poprzez białkowanie (anonimizację) tekstu i funkcję BlurView.  Użytkownik może automatycznie zaczerniać dokumenty w 18 różnych formatach, w tym pliki Excel, Word, Pdf. Ponadto Virtual Data Room posiada dwustopniową autentykację, co zwiększa poziom bezpieczeństwa i chroni przed nieautoryzowanym dostępem.

Artykuł sponsorowany