Zwroty grzecznościowe w mailu po angielsku są tak samo istotne, jak w języku polskim. Dlatego, jeśli chcesz nawiązać współpracę z zagraniczną firmą, powinieneś wiedzieć, jak poprawnie napisać e-mail po angielsku. Zakończenie, forma wypowiedzi i odpowiednio użyty zwrot grzecznościowy to podstawy pisania wiadomości po angielsku. Wiele osób nie ma problemów z formułowaniem treści w tym języku, jednak nie każdy pamięta o odpowiednim używaniu zwrotów grzecznościowych. Jak napisać e-mail po angielsku?
Praca w międzynarodowym środowisku wymaga od nas znajomości języków. Absolutną podstawę stanowi język angielski. Jednak sama znajomość podstaw języka nie zawsze wystarcza. Jeśli praca polega na regularnym prowadzeniu komunikacji z osobami z zagranicznych działów, to trzeba znać również kulturę kraju, z którego pochodzą i zwyczaje, aby przypadkiem kogoś nie urazić. Bardzo istotną kwestię stanowi także styl komunikacji. W języku angielskim obowiązują bowiem inne zwroty grzecznościowe niż w języku polskim. Jakich zwrotów możesz użyć w e-mailu po angielsku?
E-mail po angielsku – zwrot grzecznościowy i temat to podstawa
Zwrot grzecznościowy w mailu po angielsku to jedna z pierwszych rzeczy, jakie widzi odbiorca wiadomości. Wraz z dobrze dobranym tytułem świadczy o profesjonalnym podejściu do komunikacji i przykładaniu wagi do korespondencji biznesowej. Szczególnie w kontaktach z klientami i przełożonymi zwrot grzecznościowy powinien być dobrany zgodnie z zasadami tworzenia wiadomości formalnych, które różnią się od rozmowy ze znajomymi z pracy.
Tematem wiadomości powinien być jak najbardziej treściwy opis problemu. To wszystko po to, aby oszczędzić czytającemu czas i zwiększyć szanse na odczytanie w pierwszej kolejności. Konkretny temat bardzo ułatwia nawigację w elektronicznej poczcie. Wysłanie e-maila bez tematu jest nie tylko nieprofesjonalne, ale może zostać odebrane przez odbiorcę jako jedna z negatywnych cech charakteru – brak spostrzegawczości, czy zdolności do organizacji własnej pracy. To z kolei może stanowić przeszkodę w zdobyciu posady, jeśli komunikacja dotyczy rekrutacji. Jeśli w wiadomości chcemy o coś zapytać, przykładowy temat to: Question – Pytanie.
Sprawdź też: Zwroty po angielsku w CV – ulepsz swoje curriculum vitae
Zwrot grzecznościowy po angielsku – przykłady
Pisząc wiadomość e-mail po angielsku, zaczynamy tak samo, jak w przypadku tworzenia treści po polsku. Na samym początku maila wypada użyć zwrotu grzecznościowego, który odnosi się bezpośrednio do odbiorcy:
- Dear Sir / Madam – Szanowny Panie / Szanowna Pani
- Dear Mr. – jeśli zwracamy się do mężczyzny
- To whom it may concern – jeśli wiadomość jest wysyłana do wielu odbiorców i nie wiadomo dokładnie kogo może dotyczyć
- Dear Miss – kierując maila do niezamężnej kobiety
- Dear Mrs. – jeżeli wiadomość jest przeznaczona dla mężatki
Jak zacząć mail po angielsku?
Jak sam zatem widzisz, zwrot grzecznościowy w mailu po angielsku, który powinieneś zastosować, jest uzależniony od tego, do kogo się zwracasz. W języku polskim mamy kilka uniwersalnych zwrotów, które możemy zastosować, gdy nie jesteśmy pewni swojej relacji z drugą osobą, ani tego, do kogo się zwracamy. Możemy rozpocząć od Dzień dobry, Szanowny Panie/Szanowna Pani. Pozwala to zachować neutralność. Jeśli prowadzisz komunikację po angielsku z kimś, kogo znasz, lub z członkiem twojej organizacji, w której kultura zakłada nieformalny styl komunikacji, wówczas możesz zacząć e-mail od Hey/Hi/Hello, czy też Dear (Imię).
Jeśli w języku angielskim kierujesz wiadomość do wielu odbiorców i nie wiesz dokładnie, kogo może dotyczyć, wówczas możesz zacząć od To whom it may concern. Choć zwrot ten nie ma swojego odpowiednika w języku polskim, możemy w przybliżeniu uznać, że jego znaczenie zbliżone jest do Do wszystkich zainteresowanych. Zwrot ten ma formalny charakter. Jeśli nie znasz swojego adresata, lecz znasz jego stanowisko i kontaktujesz się z nim właśnie w związku z pełnionym stanowiskiem, możesz go użyć. Wówczas przykład zwrotu grzecznościowego to Dear Sales Manager.
Przydatne zwroty grzecznościowe do mejla po angielsku
Zgodnie z zasadami pisania wiadomości służbowych – już na samym wstępie powinno się określić cel wiadomości. W niektórych zawodach obsługuje się setki maili w ciągu dnia, dlatego warto oszczędzić czas czytającego i ułatwić komunikację. Jakich zwrotów, które prowadzą do przedstawienia celu, można użyć?
- I am writing to enquire about – piszę, aby zapytać o
- I am writing to you with regard to – piszę do Pana / Pani w sprawie
- Following our phone conversation – nawiązując do naszej rozmowy telefonicznej
- I am writing to you on behalf of – piszę do Pana / Pani w imieniu
- I am writing in connection with – piszę do Pana / Pani w związku z
- With reference to your email – nawiązując do Pani / Pana wiadomości
- I am writing in reference to – piszę w nawiązaniu do
Sprawdź także: Rozmowa kwalifikacyjna po angielsku – podstawowe zwroty
Zwroty grzecznościowe po angielsku a cel e-maila
Oczywiście początkowa treść e-maila także w dużej mierze zależy od celu, w jakim zwracamy się do adresata. Jakiego zwrotu użyć w poszczególnych okolicznościach?
- Jeśli odpowiadamy na czyjąś wiadomość: Thank you for your email (Dziękuję za wiadomośc e-mail)
- Gdy odpowiadamy na czyjąś odpowiedź: Thank you for getting back to me (Dziękuję za odpowiedź)
- Gdy chcemy nawiązać do poprzedniej wiadomości adresata: With regard to your email (W odniesieniu do wiadomości e-mail)
- Gdy kontaktujemy się z polecenia: Your name was given to me by (Twoje imię zostało mi przekazane przez)
- Gdy piszesz z prośbą: Would you be so kind as to… (Czy byliby Państwo tak uprzejmi…)
- Gdy prosimy o wysłanie załącznika: Would it be possible for you to send me…? (Czy mogliby Państwo wysłać nam…)
- W razie zainteresowania ofertowego: We are interested in (Jesteśmy zainteresowani)
- Gdy chcemy przeprosić: Please accept our apologies for… (Proszę przyjąć nasze przeprosiny za…)
- Gdy chcemy wyrazić niezadowolenie: I am writing to express my dissatisfaction with… (Piszę, żeby wyrazić moje niezadowolenie z powodu…)
- E-mail z zaproszeniem: I would like to invite you to… (Chciałbym Państwa zaprosić na…)
Jak napisać maila po angielsku, gdy nie znasz nazwiska adresata?
Często zdarza się, że musimy wysłać wiadomość do osoby, której dokładnych danych – w tym nazwiska – nie znamy. W takiej sytuacji warto użyć bezpiecznych i uniwersalnych zwrotów, które nie zostaną odebrane jako zbyt ogólne czy niegrzeczne. Można rozpocząć wiadomość od „Dear Sir or Madam” lub bardziej formalnego „To whom it may concern”, które świetnie sprawdzają się w pierwszym kontakcie. W dalszej części wiadomości warto jak najszybciej „inform you that” piszemy w sprawie konkretnej, by nie przedłużać wstępu. Brak nazwiska adresata nie zwalnia nas z obowiązku zachowania profesjonalizmu i jasności komunikatu.
Informowanie o załącznikach w mailu
Zwrot grzecznościowy i poprawna forma są ważne, jednak to nie wszystko. Aby wciąż dbać o łatwy odbiór wiadomości, powinno się informować o wszystkich załącznikach obecnych w mailu. Oczywiście skrzynki pocztowe pokazują załącznik obok tematu, jednak czasami można to przeoczyć. Starajmy się usprawnić proces, zwłaszcza że przecież nam też zależy na szybkiej odpowiedzi. Jak poinformować o załączniku?
- Please find enclosed – w załączniku znajdzie Pan / Pani
- I am sending you the documents as an attachment – przekazuję Panu / Pani dokumenty w formie załącznika
Jak zakończyć mejla po angielsku? Zwroty grzecznościowe
Odpowiednie zakończenie wiadomości jest równie ważne, jak jej rozpoczęcie. Dzięki oddaniu szacunku i podpisaniu się imieniem i nazwiskiem pokazujemy profesjonalizm, a także dbamy o spójność maila. Jak zakończyć email po angielsku?
- Regards – pozdrawiam
- Best regards – pozdrawiam serdecznie
- Warm wishes – najlepsze życzenia
- Sincerely – z poważaniem
- Respectfully – z wyrazami szacunku
Warto pamiętać, aby pożegnanie odpowiadało poziomowi formalności korespondencji.
Przeczytaj: Zwroty grzecznościowe w e-mailu – jak ich poprawnie używać?
Jeśli ze swoim adresatem posługujesz się językiem nieco mniej formalnym, to możesz użyć takich sformułowań jak:
- See you soon (Do zobaczenia)
- Write back as quickly as you can (Odpisz tak szybko, jak tylko będziesz mógł)
Jeśli e-mail jest formalny, to możesz użyć odpowiednika polskiego Z poważaniem, po angielsku Yours Sincerely, czy też I look forward to hearing from you (Czekam na państwa odpowiedź)
Oficjalny e-mail po angielsku: wskazówki
Same zwroty grzecznościowe w mailu po angielsku to nie wszystko. Tworząc wiadomości, powinieneś także pamiętać o kilku wskazówkach.
- Jeśli kontaktujesz się z kimś po raz pierwszy, postaraj się o zachowanie formalnego charakteru wiadomości. Przy kolejnych mailach być może nawiążecie nieco bliższą i mniej formalną komunikację.
- Zawsze pamiętaj o temacie. E-maile bez tytułu mogą zostać zignorowane. Pamiętaj, by temat nie był zbyt długi, nie używaj także wykrzykników, które mogą wskazywać na agresywny charakter wiadomości. Temat ma podsumowywać ogólny cel maila, np. invitation (zaproszenie).
- Pamiętaj, by twój e-mail nie był zbyt długi. Jeśli twoja sprawa wymaga dokładnej analizy, lepiej zadzwonić lub umówić się na spotkanie online bądź też bezpośrednio.
- Pamiętaj, by podać powód swojego kontaktu. To tzw. opening sentence.
- Zanim wyślesz wiadomość e-mail po angielsku, sprawdź, czy dodałeś do niego załącznik. Pamiętaj także, by poinformować w wiadomości, że taki załącznik powinien się znaleźć w mailu. Nawet jeśli zapomnisz go wysłać, twój adresat to zauważy i upomni się o załącznik. O tej wskazówce należy pamiętać niezależnie od języka, w jakim tworzymy wiadomość.
- Nie używaj wyłącznie dużych liter w wiadomości. Podobnie jak wykrzykniki mogą zostać odebrane jako oznaka agresji.
- W formalnych mailach nie używaj emotikon.
- Staraj się nie używać skrótów. Nie każdy musi je znać, a brak tej znajomości może wywołać brak porozumienia i konieczność zbędnego precyzowania.
- Pamiętaj, by podpisać się w swojej wiadomości. Najlepiej przygotować profesjonalną stopkę.
Zwroty ocieplające relację w e-mailach – kiedy i jak ich używać?
Choć formalne wiadomości powinny być zwięzłe i profesjonalne, warto czasem ocieplić ton, szczególnie gdy prowadzimy dłuższą wymianę korespondencji z tą samą osobą. W takich przypadkach możesz zacząć wiadomość od grzecznościowego pytania „How are you?”, które łagodzi oficjalny charakter kontaktu i wprowadza nieco przyjaznej atmosfery. W zakończeniu e-maila dobrze sprawdza się zwrot „I look forward to hearing from you”, który jednocześnie sygnalizuje oczekiwanie na odpowiedź i uprzejmie ją zachęca. Ważne jednak, by takich zwrotów nie nadużywać w komunikacji z nowymi lub wyżej postawionymi odbiorcami. Ich użycie warto dostosować do relacji i tonu wcześniejszych wiadomości.
Pisanie maili w języku angielskim: jak uniknąć niejasności?
Podczas pisania maili po angielsku szczególnie ważne jest unikanie nieprecyzyjnych sformułowań, które mogą prowadzić do nieporozumień. W komunikacji formalnej warto używać jednoznacznych zwrotów, takich jak “please be informed that”, które jasno informują odbiorcę o celu wiadomości. Gdy masz pytanie, zamiast niepewnych stwierdzeń użyj np. “Could you let me know if…” lub “Do you know if…”, co brzmi uprzejmie, a jednocześnie zachęca do szybkiej odpowiedzi. W e-mailu formalnym każde zdanie powinno być krótkie, logiczne i dobrze uporządkowane. Taka forma nie tylko zwiększa zrozumienie, ale także pokazuje profesjonalizm.
Jak zakończyć e-mail formalny, by brzmiał uprzejmie i skutecznie?
Końcówka wiadomości jest równie istotna jak jej początek – to właśnie na końcu maila często wyrażamy intencje co do dalszej komunikacji. Dobrą praktyką jest zakończenie maila zwrotem typu “I hope to hear from you soon”, który sygnalizuje oczekiwanie na odpowiedź. Można też dodać: “Please let me know if I can be of assistance”, co uprzejmie pokazuje gotowość do pomocy. W przypadku e-maili biznesowych zakończenie warto połączyć z podsumowaniem treści poprzez zwrot “I am writing with regard to…” użyty wcześniej – pozwala to zachować spójność. Pamiętaj, że zakończenie powinno być dostosowane do tonu całej wiadomości – formalny styl wymaga profesjonalnych pożegnań bez skrótów i emotikon.
Zwroty grzecznościowe w e-mailu po angielsku – to warto zapamiętać
W korespondencji po angielsku liczą się nie tylko słowa, ale też ton, kontekst i dopasowanie do relacji z odbiorcą. Poniżej znajdziesz krótkie odpowiedzi, które pomagają dobrać właściwy zwrot, temat wiadomości i zakończenie.
- Jak zacząć wiadomość, gdy nie znasz adresata? Użyj „Dear Sir/Madam” albo „To whom it may concern”, a następnie od razu krótko określ cel wiadomości.
- Jak dobrać temat, żeby mail nie zginął w skrzynce? Postaw na konkretny, zwięzły opis sprawy (np. „Question – …”), bo temat bez treści wygląda nieprofesjonalnie.
- Jakie zwroty najlepiej wprowadzają cel wiadomości? Najczęściej sprawdzają się formuły typu „I am writing to…” lub „With reference to…”, bo od razu ustawiają kontekst.
- Jak poprawnie poinformować o załączniku? W treści dopisz „Please find enclosed…” lub „I am sending you the documents as an attachment”, aby odbiorca go nie przeoczył, szczególnie w formalny e-mail.
- Jak zakończyć wiadomość zależnie od poziomu formalności? Wybierz „Regards/Best regards/Sincerely” w zależności od relacji, a w maila nieformalnego możesz użyć prostszego pożegnania typu „See you soon”.