Zatrudnienie pracowników to jedna z pierwszych czynności, jaka czeka początkującego przedsiębiorcę. Największe firmy mają tysiące pracowników, mniejsze od kilku do kilkudziesięciu. To właśnie oni tworzą całą organizację. Przedsiębiorca, który jest nowy na rynku, musi nie tylko wiedzieć jak zatrudnić pracownika, lecz także, ile to kosztuje.
W przypadku gdy jednoosobowa działalność gospodarcza nie wymaga zatrudnienia wielu pracowników, tak większe firmy nie są w stanie prosperować w okrojonym składzie. Przedsiębiorca, który chce zbudować silną pozycję na rynku pracy, potrzebuje do tego odpowiedniej liczby rąk. Zatem zatrudnienie pracownika to kwestia, bez której nie da się stworzyć przedsiębiorstwa konkurencyjnego dla dużych firm. Jak się za to zabrać?
Jak zatrudnić pracownika?
Cały proces zatrudniania pracownika można podzielić na trzy ogólne części:
- Rekrutacja – co to? To etap pozyskiwania pracownika. Polega na dotarciu do kandydatów i analizie ich kompetencji w oparciu o otrzymaną dokumentację i rozmowę kwalifikacyjną.
- Zatrudnienie – moment podjęcia decyzji i podpisanie dokumentów, w tym przede wszystkim umowy o pracę.
- Formalności – czyli rejestracja pracownika w ZUS, szkolenie pracownika z bezpieczeństwa i higieny pracy, czy kwestie podatkowe.
Koszt zatrudnienia pracownika
Całkowity koszt zatrudnienia pracownika jest znacznie wyższy niż kwota wynagrodzenia, jaka ostatecznie trafia do jego kieszeni. To, ile kosztuje zatrudnienie nowego pracownika, jest uzależnione od formy zatrudnienia. Inne są koszty na umowie o pracę, a inne na umowie zlecenie – stąd popularność tzw. umów śmieciowych, ponieważ pozwalają one zredukować koszty zatrudnienia.
Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę
W przypadku zatrudnienia na umowę o pracę pracodawca pokrywa składkę emerytalną (9,76%), rentową (6,50%), na ubezpieczenie wypadkowe (1,67%), na Fundusz Pracy (2,45%) i na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,1%). Pracownik pokrywa natomiast składkę emerytalną (9,76%), rentową (1,50%), chorobową (2,45%) i zdrowotną (9%). Zatem pensja netto pracownika w wysokości 2500 zł w rzeczywistości wynosi ponad 4122 zł brutto.
Zatrudnienie pracownika na umowę zlecenie
Koszty na zleceniu nie są stałe. Wszystko zależy od tego, czy pracownik ma inne tytuły do ubezpieczenia niż zlecenie. Przykładowo student nie doprowadza na podstawie umowy cywilnoprawnej składki ZUS i nie zgłasza się go do ubezpieczenia. Jeśli umowa zlecenie stanowi jedyne źródło zatrudnienia, to pracodawca opłaca: składki ZUS (emerytalne, rentowe, wypadkowe i ubezpieczenie zdrowotne), FP, FGŚP.
Zatrudnienie pracowników – rekrutacja
Gdy przedsiębiorca uzna, że w firmie potrzebny jest pracownik, musi dotrzeć z tą informacją do potencjalnych kandydatów. W obecnych czasach najłatwiej zrobić to przez Internet. Wystarczy opublikować ogłoszenie w wybranej sekcji danego miasta, np. w zakładce praca: Częstochowa, Warszawa czy Radom i wybrać odpowiednią kategorię zawodową. Dzięki temu dotrą do niego aplikacje osób rzeczywiście zainteresowanych daną ofertą. Dokumenty przy zatrudnieniu pracownika odgrywają kluczową rolę w początkowej segregacji kandydatów i wybraniu tych najbardziej odpowiednich. Pracodawcy należy dostarczyć: kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, dyplomy i inne druki, które potwierdzą osiągnięte kwalifikacje. Kodeks pracy (art. 221 § 1) dokładnie definiuje, jakich danych w dokumentach pracodawca ma prawo wymagać od kandydata do pracy. Są to:
- imię (imiona) i nazwisko;
- datę urodzenia;
- dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
- wykształcenie;
- kwalifikacje zawodowe;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Zatrudnienie nowego pracownika – dokumenty
Gdy kandydat zostanie już wytypowany i zgodzi się na propozycję pracy, wówczas pracodawca musi przygotować odpowiednie dokumenty. W pierwszej kolejności pracownika trzeba posłać na badania lekarskie. W tym celu należy przygotować skierowanie. Pracownik otrzyma u lekarza orzeczenie o zdolności do wykonywania pracy określonego rodzaju. Następnie musi je przekazać do działu kadr. Dopiero wówczas można podpisać umowę. Zatrudnienie pracownika na umowie o pracę może mieć charakter próbny, określony czasowo lub nieokreślony. Wzór umowy powinien zawierać informacje o czasie zatrudnienia, rodzaju umowy, jej stronach, samych warunkach pracy i płacy. W tym momencie należy przygotować także inne dokumenty przy zatrudnieniu pracownika. Są to:
- Kwestionariusz osobowy pracownika – zawiera dane niezbędne np. do zgłoszenia w ZUS.
- Dokument informujący o równym traktowaniu – pracodawca poświadcza w nim o braku przejawów dyskryminacji w firmie np. ze względu na płeć, czy wiek.
- Zakres obowiązków – pracownik powinien zostać pisemnie poinformowany o swoich obowiązkach na określonym stanowisku.
- Regulacje zakładu pracy – zatrudnienie pracownika wiąże się także z koniecznością poinformowania go o np. normach systemu czasu pracy w firmie i przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia do miejsca pracy, o czasie wypłaty wynagrodzenia, układzie zbiorowym, czy trybie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
- Klauzula o przetwarzaniu danych osobowych – pracodawca w wyniku zatrudnienia pracownika wchodzi w posiadanie jego danych osobowych. Klauzula jest konieczna w celu poinformowania zatrudnionego o tym, że pracodawca jest administratorem tych danych.
- Oświadczenie pracownika będącego rodzicem – zatrudnieni, którzy są rodzicami, mają szczególne uprawnienia dotyczące rodziców. Pod warunkiem, że dziecko nie ukończyło jeszcze 14 lat. W takiej sytuacji pracownik otrzymuje dokument m.in. z informacją o dniach opieki.
- Zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia – pracownik w oparciu o powyższy wniosek ma prawo zgłosić do ubezpieczenia członków bez tytułu do ubezpieczeń. Na tym formularzu pracownik zgłasza dziecko, wnuka, małżonka, czy wstępnych współprowadzących z zatrudnionym gospodarstwo domowe.
- Informacja o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu – druk dotyczy osób, które mieszkają poza miejscem pracy. Zatrudnieni, którzy dojeżdżają z daleka, muszą ponieść koszty dojazdu do pracy. Z tego względu pracownik ma prawo do obniżonej zaliczki na podatek dochodowy.
- PIT-2 – druk PIT-2 należy złożyć u danego pracodawcy bezpośrednio w celu obliczenia zaliczek na podatek dochodowy. Na formularzu trzeba zawrzeć m.in. dane identyfikacyjne podatnika.
Zatrudnienie pracowników – formalności
W momencie zatrudnienia pracownik musi odbyć także szkolenie BHP (bezpieczeństwa i higieny pracy). Bez niego nie może zasiąść do stanowiska pracy. To obowiązkiem pracodawcy jest zorganizowanie takiego szkolenia. Kolejne etapy w procesie zatrudnienia to:
- Rejestracja pracownika w ZUS
Pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnioną osobę do ZUS. Na zgłoszenie pracownika na druku ZUS ZUA do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego ma 7 dni od momentu zatrudnienia. Po dokonaniu zgłoszenia do 15 dnia każdego miesiąca będzie musiał odprowadzać składki ZUS w imieniu pracownika.
- Podatek dochodowy
A co z odprowadzaniem podatku dochodowego? Pracodawca jest zobowiązany do odliczania zaliczek na podatek pracownika. Musi to zrobić do 20 dnia każdego miesiąca. Natomiast do 31 stycznia składa we właściwym urzędzie skarbowym PIT-4R na temat pobranych zaliczek pracownika na podatek dochodowy w roku poprzednim. Natomiast do końca lutego powinien wystosować PIT-11 (informację o dochodach pracownika). Należy przygotować po jednym egzemplarzu dla pracownika, pracodawcy i US.
- Akta osobowe pracownika
Zatrudnienie pracownika już na początku obliguje pracodawcę do przechowywania dokumentacji z nim związanych. Należy ją podzielić na trzy części:
- dokumenty uzyskane w momencie kandydowania o pracę (np. świadectwa pracy, orzeczenie lekarskie),
- dokumenty nagromadzone od momentu dnia nawiązania stosunku pracy i z przebiegu zatrudnienia pracownika (np. umowa, oświadczenia, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia),
- dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy (np. wypowiedzenie umowy, kopia świadectwa pracy).
Jak widać, zatrudnienie pracowników to złożony proces, który wymaga dopełnienia wielu formalności. Te są jednak konieczne i mają za zadanie chronić interes pracownika i samego pracodawcy.
Jakie dokumenty są potrzebne przy zatrudnianiu pracownika?
Zatrudnienie pracownika wymaga zgromadzenia określonych dokumentów. Do podstawowych należą: umowa o pracę, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia oraz zaświadczenie lekarskie o zdolności do wykonywania pracy. Pracodawca powinien także poprosić o wypełnienie kwestionariusza osobowego oraz dostarczenie numeru konta bankowego do wypłaty wynagrodzenia.
Warto pamiętać, że zgodnie z przepisami, pracownik musi zostać zgłoszony do ZUS w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy. To istotny element formalności, który gwarantuje pracownikowi ubezpieczenie zdrowotne i społeczne. Dbanie o te procedury to obowiązek zarówno pracodawcy, jak i pracownika.
Kluczowe etapy procesu rekrutacji
Proces zatrudniania pracownika zaczyna się od stworzenia oferty pracy, która dokładnie opisuje zakres obowiązków i wymagania. Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych, podczas których pracodawca ocenia kompetencje kandydatów. Po wyborze najlepszego kandydata następuje etap podpisania umowy.
Ważnym aspektem jest także wdrożenie nowego pracownika w obowiązki oraz zaznajomienie go z regulaminem pracy. Odpowiednia komunikacja i wsparcie w pierwszych dniach pracy mają kluczowe znaczenie dla efektywności zatrudnienia. Dobry onboarding zwiększa zadowolenie pracownika i jego zaangażowanie w nowe obowiązki.