Niewykorzystane w danym roku dni urlopu na żądanie nie przechodzą na kolejny rok jako dodatkowa pula do wzięcia z dnia na dzień, lecz stają się zwykłym urlopem zaległym. Wraz z początkiem nowego roku tracą one swój szczególny status i podlegają standardowym zasadom planowania oraz udzielania wolnego przez pracodawcę. Wyjaśniamy, jak rozliczać takie dni i na co warto zwrócić uwagę przy przejściu na nowy rok kalendarzowy.
Planowanie wolnego w pracy bywa wyzwaniem, zwłaszcza na przełomie grudnia i stycznia. Standardowy wymiar urlopu wypoczynkowego zależy bezpośrednio od stażu pracy i wynosi rocznie 20 lub 26 dni. Pracodawca zobowiązany jest zezwolić na udzielenie urlopu w tym samym roku kalendarzowym, w którym zatrudniony zyskał do niego prawo. Gdy jednak pracownikowi pozostanie niewykorzystany urlop, z dniem 1 stycznia zyskuje on status puli zaległej (tzw. urlop zaległy).
Jakie są zasady korzystania z urlopu na żądanie?
Pracownik ma prawo do zwykłego urlopu wypoczynkowego, który zwykle planuje się z wyprzedzeniem. Jednak prawa pracownicze gwarantują stały dostęp do awaryjnego wolnego na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń losowych. To tzw. urlop na żądanie. Przepisy precyzują konkretne zasady wykorzystania tego świadczenia:
- Katalog uprawnień gwarantuje maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie pracownika w danym roku kalendarzowym.
- Standardowe żądanie przysługuje pracownikowi jako wyodrębniona część rocznej puli urlopu wypoczynkowego.
- Zgłoszenie potrzeby wolnego leży po stronie pracownika i powinno nastąpić najpóźniej w dniu rozpoczęcia nieobecności, zanim rozpocznie się dniówka.
- Pula 4 dni pozostaje niezmienna bez względu na liczbę kolejnych pracodawców w jednym roku.
Co dzieje się z niewykorzystanymi dniami na koniec roku?
Wraz z nadejściem stycznia niewykorzystany urlop na żądanie automatycznie traci swój wyjątkowy charakter. Zamiast zasilać kolejny roczny limit awaryjny, przekształca się w zwykły urlop zaległy. Nie ma możliwości skumulowania 8 dni do wzięcia bez wcześniejszego zgłoszenia w następnym roku kalendarzowym. Każdy zaległy dzień zasila ogólny stan posiadania, wymuszając planowanie odpoczynku na standardowych zasadach Kodeksu pracy. Dział HR zwykle dokładnie weryfikuje stan kart urlopowych przed zamknięciem rocznego rozliczenia.
Terminy wykorzystania urlopu zaległego
Standardowy zaległy urlop wypoczynkowy z poprzedniego roku trzeba wykorzystać najpóźniej do 30 września. Przepis ten nie obejmuje jednak dni, które stanowiły niewykorzystany urlop na żądanie. Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy ten konkretny zaległy urlop można zrealizować aż do 31 grudnia. Pracodawca rozlicza więc zaległości na podstawie dwóch różnych dat granicznych w zależności od pochodzenia wolnego. Dzięki temu pracownik zyskuje dodatkowe trzy miesiące na wybranie dawnych dni awaryjnych.
Jak złożyć wniosek po zmianie roku?
Planowanie dawnego wolnego losowego po 1 stycznia wymaga standardowego uzgodnienia z przełożonym. Tradycyjny wniosek urlopowy musi trafić do kadr z odpowiednim wyprzedzeniem, aby pracodawca zatwierdził nieobecność. Nie można wówczas skorzystać z prawa do zgłoszenia nieobecności w ostatniej chwili. Przełożony analizuje sytuację w pracy i podejmuje decyzję o zatwierdzeniu terminu. Wszelkie wnioski rozpatrywane są na ogólnych zasadach obowiązujących w firmowym regulaminie pracy.