Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Gdańsku

Pomorski Wojewódzki Inspektor Ochrony Środowiska poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Specjalista do spraw obsługi sekretariatu
Wydział Administracyjno-Techniczny

Specjalista

Gdańsk

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

prowadzenie sekretariatu w celu obsługi Kierownika jednostki i jego zastępcy w zakresie administracyjno-organizacyjnym, zgodnego z instrukcją kancelaryjną,
prowadzenie dzienników korespondencyjnych w celu obsługi kancelaryjnej jednostki w zakresie korespondencji wpływającej i wychodzącej z urzędu (system tradycyjny),
obsługa systemu EZD jako systemu wspierającego system tradycyjny,
prowadzenie rejestru wpływających faktur, decyzji administracyjnych oraz składanych skarg i wniosków w celu umożliwienia terminowego regulowania należności oraz terminowego załatwiania spraw,
porządkowanie, kompletowanie i przedkładanie do podpisu oraz dekretacji, przez Kierownika jednostki, korespondencji w celu jej rozdysponowania do poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu,
obsługa urządzeń biurowych i programów wspomagających, niezbędnych do właściwego funkcjonowania sekretariatu,
redagowanie i pisanie pism zleconych przez Kierownika jednostki,
prowadzenie terminarza spotkań, uczestniczenie w przygotowaniu i obsłudze narad, konferencji, spotkań,
zamawianie oraz prowadzenie dystrybucji i ewidencji prenumerowanej prasy i czasopism,
prowadzenie spisu spraw, archiwizowanie i przekazywanie do archiwum zakładowego akt spraw wytwarzanych w sekretariacie,
zastępowanie Głównego Specjalisty ds. Kadr, Szkolenia i Organizacji w zakresie szkoleń i organizacji.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w zakresie prowadzenia i funkcjonowania sekretariatu oraz obsługi interesantów

Dobra organizacja pracy
Komunikatywność
Wiedza w zakresie stosowania w praktyce instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt
Umiejętność działania w sytuacjach stresowych
Umiejętność obsługi komputera (pakiet MS Office ze szczególnym uwzględnieniem programów Word, Excel, PowerPoint)
Umiejętność obsługi urządzeń biurowych
Posiadanie obywatelstwa polskiego
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 3 miesiące doświadczenia zawodowego pracy w jednostce administracji publicznej
wykształcenie: brak

Znajomość podstaw KPA
Znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym w mowie i piśmie

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

CV i list motywacyjny
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
Zaświadczenia o odbyciu kursów

Termin i miejsce składania dokumentów:

Dokumenty należy złożyć do: 2019-05-15
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu

Warunki pracy

- praca od poniedziałku do piątku w godzinach 7:15 - 15:15 ,
- praca w siedzibie urzędu,
- praca przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie,
- bariery architektoniczne związane z poruszaniem się po budynku, schody, brak windy, brak odpowiedniej szerokości drzwi, brak odpowiednio dostosowanych toalet, brak podjazdu,
- stabilna i ciekawa praca,
- regularne wypłacanie wynagrodzenia,
- dodatek stażowy,
- dodatkowe wynagrodzenie roczne,
- możliwość rozwoju zawodowego,
- wsparcie na etapie wdrażania do pracy,
- pakiet socjalny: dofinansowanie do wypoczynku, dopłata do działalności kulturalno-
oświatowej lub sportowo-rekreacyjnej

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.
Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
Nabór kandydatek/kandydatów odbywa się III etapowo. I etap ocena dokumentów złożonych przez kandydatki i kandydatów do pracy pod kątem terminowości, kompletności i spełnienia pozostałych wymogów formalnych oraz ocena kandydatek i kandydatów na podstawie złożonych dokumentów. II etap to rozmowy kwalifikacyjne, na które zaproszone są te osoby których wykształcenie i ewentualne doświadczenie zawodowe odpowiada wykonywaniu obowiązków służbowych zamieszczonych w ofercie. III etap to rozmowy z kierownictwem WIOŚ, na które zapraszane są osoby wytypowane z II etapu. III etap kończy się wyborem
kandydatki lub kandydata na stanowisko określone w naborze. Kandydaci zakwalifikowani do kolejnych etapów naboru o ich terminie zostaną powiadomieni telefonicznie lub drogą elektroniczną. Wyniki naboru są opublikowane w BIP KPRM oraz siedzibie urzędu. Oferty osób niezatrudnionych będą zniszczone po upływie 7 dni roboczych od zakończenia naboru.
Dodatkowych informacji udziela naczelnik Wydziału Administracyjno-Technicznego, Pani Beata Kozłowska: 58 765 95 43.
Planowany termin zatrudnienia: maj 2019 r.
Zgadzam się na przetwarzanie danych na dokumentach aplikacyjnych w celu przeprowadzenia naboru przez Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Gdańsku z siedzibą przy Trakcie Św. Wojciecha 293 w Gdańsku. Przyjmuję do wiadomości, że podanie danych osobowych jest dobrowolne i konieczne do udziału w naborze. Każda osoba ma prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, a w uzasadnionych przypadkach usunięcia, sprzeciwu lub ograniczenia przetwarzania. Dokumenty aplikacyjne przechowywane są do trzech miesięcy od zakończenia naboru. Pozostałe zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych w WIOŚ dostępne są na stronie: https://www.gdansk.wios.gov.pl/administracja/regulamin-ochrona-danych-osobowych.html

Aplikuj

Specjalista

Oferty wybrane dla Ciebie