Sekretarz

• Obsługuje korespondencję i dokumentację w tym kompletowanie/ weryfikowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu dyrektora komórki organizacyjnej i jego zastępców, ewidencjonowanie korespondencji w elektronicznym systemie rejestracji obiegu dokumentów, analizowanie i dekretacja korespondencji przychodzącej, rozdzielanie zadekretowanej korespondencji pomiędzy pracowników komórki organizacyjnej, przyjmowanie i nadawanie telefaksów oraz poczty elektronicznej, przygotowywanie skanów/ kopii dokumentów na zlecenie dyrektora komórki organizacyjnej i jego zastępców.
• Prowadzi terminarz w tym prowadzenie i monitorowanie terminarzy spotkań dyrektora komórki organizacyjnej i jego zastępców, przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom komórki organizacyjnej, prowadzenie kontaktów teleadresowych osób i instytucji, z którymi współpracuje komórka organizacyjna.
• Obsługa interesantów w tym kierowanie interesantów zgłaszających się osobiście lub telefonicznie do właściwych merytorycznie pracowników.
• Organizuje spotkania dla komórki organizacyjnej w tym przygotowywanie materiałów będących przedmiotem rozpatrzenia podczas posiedzeń, spotkań, narad, etc. rezerwowanie sal konferencyjnych, cateringu, etc. obsługa gości, interesantów.
• Zapewnia zaopatrzenia w materiały biurowe i spożywcze w tym przygotowywanie zamówień na prasę i publikacje.
• Prowadzi wskazane sprawy osobowe pracowników w tym rejestrowanie obecności pracowników oraz prowadzenie ewidencji wyjść prywatnych i służbowych w czasie pracy, prowadzenie zbiorczego planu urlopów pracowników, prowadzenie ewidencji delegacji pracowników, organizowanie i rozliczanie wyjazdów służbowych (delegacje krajowe i zagraniczne).
• Archiwizuje dokumentację.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 3 miesiące doświadczenia zawodowego w obsłudze sekretariatu

• komunikatywna znajomość języka angielskiego (co najmniej na poziomie B1)
• wiedza na temat zadań realizowanych w Departamencie
• znajomość zasad funkcjonowania i struktury organizacyjnej Ministerstwa
• znajomość zasad obsługi klienta
• znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych
• komunikatywność,
• rzetelność
• umiejętność współpracy
• umiejętność organizacji pracy i orientacja na osiąganie celów
• umiejętność obsługi komputera: MS Office
• ­w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• Kopie dokumentów potwierdzających znajomość języka obcego na wymaganym poziomie lub oświadczenie o znajomości języka obcego na wymaganym poziomie.
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

Termin i miejsce składania dokumentów:

• Dokumenty należy złożyć do: 2024-04-15
• Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
• Miejsce składania dokumentów:
  Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
  Biuro Dyrektora Generalnego
  ul. Nowogrodzka 1/3/5
  00-513 Warszawa
  
  Aplikację można złożyć:
  • przez Internet za pomocą ePUAP
  • mailowo na adres: rekrutacja@mrips.gov.pl
  • osobiście w siedzibie urzędu
  • przesłać pocztą
  z wyraźnym dopiskiem w liście motywacyjnym, temacie maila, na kopercie: DWF-1
  (o ważności aplikacji decyduje data wpływu do MRPiPS)