Każdy pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika oraz jego kartę urlopową. Od 2019 roku zmieniły się regulacje prawne, które oddzieliły od siebie te dwa dokumenty. Sprawdź, jak długo po wypowiedzeniu musi być przechowywana karta urlopowa i pobierz wzór.
Karty urlopowe to inaczej dokumentacje dotyczące urlopu wypoczynkowego. Znajdują się w nich wnioski o urlop oraz pisma o zmianie lub odwołaniu terminu ustalonego wcześniej czasu wolnego. Prowadzenie karty urlopowej nie jest jednak obowiązkowe. Wielu pracodawców korzysta teraz z platform internetowych, w których składa się elektroniczne wnioski o urlop i gromadzi wszelkie informacje dotyczące wypoczynku danej osoby. Jest jednak pewna część firm, które wolą korzystać z papierowych rozwiązań. Sprawdź, jak działa karta urlopowa i jak długo może być przechowywana.
Najważniejsze informacje o karcie urlopowej
- karta urlopowa to dokument związany z udzielaniem urlopu pracownikowi
- nie ma obowiązku jej prowadzenia, ale jest zalecana
- dokumentację urlopową przechowuje się co do zasady 10 lat
- pracodawca może odmówić urlopu lub odwołać pracownika z urlopu
Co to jest karta urlopowa?
Karta urlopowa to dokument, w którym odnotowuje się informacje dotyczące urlopu pracownika. Jego termin, wymiar oraz rodzaj. W praktyce często przyjmuje formę wniosku urlopowego lub zestawienia wykorzystanych dni wolnych.
Dokument ten pełni funkcję:
- organizacyjną (planowanie nieobecności),
- ewidencyjną (monitorowanie wykorzystania urlopu),
- dowodową (np. w razie sporu z pracownikiem).
Czy karta urlopowa jest obowiązkowa?
Nie. Przepisy nie nakładają wprost obowiązku prowadzenia karty urlopowej.
Pracodawca ma natomiast obowiązek:
- prowadzenia dokumentacji pracowniczej,
- ewidencjonowania czasu pracy,
- dokumentowania udzielonych urlopów.
W praktyce oznacza to, że karta urlopowa nie jest obowiązkowa, ale jej prowadzenie znacznie ułatwia spełnienie wymogów prawa i ogranicza ryzyko błędów.
Jak długo przechowywać kartę urlopową?
Zgodnie z aktualnymi przepisami dokumentację pracowniczą, w tym dokumenty dotyczące urlopów, przechowuje się 10 lat od zakończenia stosunku pracy.
Wyjątki:
- jeśli dokument stanowi dowód w sprawie sądowej – okres może się wydłużyć,
- dla pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem – nawet 50 lat.
Okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie.
Kto wypełnia kartę urlopową?
Najczęściej:
- pracownik składa wniosek urlopowy,
- pracodawca zatwierdza go i archiwizuje.
W przypadku systemów elektronicznych proces ten odbywa się automatycznie. Pracownik składa wniosek online, a przełożony go akceptuje lub odrzuca.
Jak powinna wyglądać karta urlopowa?
Nie istnieje jeden obowiązujący wzór, ale dokument powinien zawierać:
- imię i nazwisko pracownika
- stanowisko
- rodzaj urlopu
- daty rozpoczęcia i zakończenia
- liczbę dni
- podpis pracownika i pracodawcy
Dobrą praktyką jest także uwzględnienie:
- informacji o zastępstwie,
- daty sporządzenia dokumentu.
Karta urlopowa: wzór
Przygotowaliśmy dla ciebie darmowy WZÓR KARTY URLOPOWEJ do pobrania. Dokument należy wydrukować, opatrzyć pieczątką firmy i wypełnić. Gotowe karty urlopowe można wykorzystywać podczas planowania urlopów w swoim zakładzie pracy.
KARTA URLOPOWA NR ………………………
………………………………
pieczątka zakładu pracy
Pani/Pan …………………………………………………………………………………… korzysta z urlopu ……………………………………………………….. (rodzaj urlopu) od dnia …………………………………….. do dnia ………………………………… włącznie.
Jej/jego zastępcą w czasie dni wolnych będzie: ………………………………………………………………………………………… .
…………………………………… …………………………………….
miejscowość i data pieczątka i podpis
Czy można prowadzić kartę urlopową elektronicznie?
Tak. Coraz więcej firm korzysta z systemów HR, które:
- automatyzują składanie wniosków,
- kontrolują limity urlopów,
- archiwizują dane.
To rozwiązanie:
- oszczędza czas,
- zmniejsza ryzyko błędów,
- ułatwia dostęp do dokumentacji.
Czy pracodawca może odmówić lub odwołać urlop?
Tak.
Pracodawca:
- nie ma obowiązku zaakceptowania wniosku urlopowego,
- może zmienić termin urlopu,
- może odwołać pracownika z urlopu.
W przypadku odwołania musi jednak pokryć koszty poniesione przez pracownika (np. przerwany wyjazd).
Urlop bez wniosku – kiedy jest możliwy?
Są sytuacje, w których pracownik może zostać wysłany na urlop bez składania wniosku:
- w okresie wypowiedzenia
- przy zaległym urlopie
- w szczególnych sytuacjach (np. stan epidemii – do 30 dni)
Najczęstsze błędy przy prowadzeniu karty urlopowej
- brak podpisów
- niepełne dane
- nieaktualne informacje
- brak potwierdzenia zgody pracodawcy
- niewłaściwe przechowywanie dokumentacji
Takie błędy mogą prowadzić do problemów podczas kontroli lub sporów pracowniczych.
Karta urlopowa a RODO i spory pracownicze
Karta urlopowa zawiera dane osobowe, dlatego:
- musi być odpowiednio zabezpieczona,
- dostęp do niej powinny mieć tylko upoważnione osoby.
W razie sporu dokument może stanowić dowód w sądzie pracy, np. przy roszczeniach o niewykorzystany urlop.