Specjalista ds. Obsługi Podróży Służbowych (m/k)

Kompleksowe zarządzanie podróżami służbowymi oraz wsparcie działań administracyjnych i aktywności biznesowych.

Osoba na tym stanowisku pełni rolę centralnego punktu koordynacyjnego podróży Pracowników Creotech Instruments w kraju i za granicą.

Zarządzanie podróżami służbowymi

• kompleksowa organizacja krajowych i zagranicznych podróży służbowych;

• wyszukiwanie i zakup biletów lotniczych, kolejowych oraz innych środków transportu;

• rezerwacja hoteli, sal konferencyjnych oraz usług dodatkowych;

• przygotowywanie harmonogramów podróży (travel itineraries);

• organizacja logistyki pobytu podczas podróży służbowej;

• monitorowanie zmian w planach podróży oraz szybkie reagowanie na sytuacje kryzysowe;

• wsparcie podróżnych w formule concierge podczas wyjazdów służbowych;

• optymalizacja kosztów podróży poprzez planowanie z odpowiednim wyprzedzeniem;

• współpraca z dostawcami usług turystycznych oraz partnerami zagranicznymi.

Wsparcie w koordynacji działań biznesowych

• monitorowanie statusu prowadzonych inicjatyw biznesowych;

• prowadzenie rejestru działań, ustaleń i zobowiązań wynikających ze spotkań;

• przypominanie o terminach, wydarzeniach oraz działaniach wymagających realizacji;

• dbanie o przepływ informacji pomiędzy Pracownikami uczestniczącymi w inicjatywach biznesowych;

• identyfikowanie ryzyk związanych z opóźnieniami lub brakiem realizacji ustalonych działań;

• przygotowywanie podsumowań, notatek oraz materiałów informacyjnych.

Wsparcie działań administracyjnych

• organizacja spotkań krajowych i międzynarodowych;

• koordynacja dostępności uczestników;

• rezerwacja udziału w konferencjach, targach i wydarzeniach branżowych;

• koordynacja dokumentacji związanej z delegacjami;

• współpraca z działami wewnętrznymi.

Osoba na tym stanowisku odpowiada za:

• terminową i efektywną organizację podróży służbowych;

• utrzymanie wysokiej jakości wsparcia administracyjnego;

• zapewnienie ciągłości przepływu informacji pomiędzy interesariuszami;

• monitorowanie terminów i zobowiązań biznesowych;

• optymalizację kosztów organizacji podróży;

• budowanie pozytywnego doświadczenia pracowników korzystających ze wsparcia.