Twój zakres obowiązków
- Nie wręczymy Ci sztywnej listy obowiązków, bo ta rola ma się rozwijać razem z Tobą. Twoim zadaniem będzie sprawić, żeby zaplecze organizacyjne zarządu działało lepiej niż działa dzisiaj. To może oznaczać między innymi:
- kalendarz zarządu, ale również projektowanie sposobu, w jaki zarząd planuje swój czas
- organizację spotkań, ale również eliminowanie tych, które nie muszą się odbywać
- obieg dokumentów i archiwizację, ale również automatyzację powtarzalnych procesów administracyjnych
- komunikację wewnętrzną i zewnętrzną w imieniu zarządu, ale również pracę z priorytetami i informacją, które do niego trafiają
Nasze wymagania
- doświadczenie na podobnym stanowisku (asystentka/asystent zarządu, office management, obsługa biura)
- biegła obsługa MS Office / Google Workspace
- znajomość języka angielskiego w stopniu umożliwiającym swobodną komunikację
- gotowość do pracy stacjonarnej we Wrocławiu
To oferujemy
- To nie jest stanowisko, na którym pierwszego dnia pytasz wyłącznie o kartę MultiSport. Najpierw chcemy zobaczyć, jak realnie odciążysz zarząd i jaką wartość razem zbudujemy.
- Współpraca na podstawie umowy o pracę, pełny wymiar godzinowy. Wynagrodzenie 8000-12000 PLN brutto/mies. - w zależności od doświadczenia i wkładu, który wniesiesz od pierwszych tygodni. Do tego prywatna opieka medyczna LuxMed i karta MultiSport - standard, a nie powód, dla którego warto tu być.
Kogo raczej nie szukamy
Nie szukamy osoby do pilnowania kalendarza zarządu. Szukamy osoby, która będzie realnym odciążeniem.
To ogłoszenie nie jest dla każdego.
Jeżeli szukasz stanowiska, na którym przede wszystkim będziesz wpisywać spotkania do kalendarza i czekać, aż ktoś powie Ci, co dalej - prawdopodobnie się nie dogadamy.
Jeżeli natomiast widzisz w tej roli szansę, żeby realnie odciążyć zarząd - eksperymentować, automatyzować, korzystać z AI i mieć pomysły, których nie znajdziesz w typowym opisie stanowiska asystentki - porozmawiajmy.
Kogo szukamy:
Szukamy osoby, która potrafi powiedzieć:
• "To da się zautomatyzować, zamiast umawiać ręcznie za każdym razem."
• "Zanim zapytam zarząd, sprawdzę to sam/a."
• "Ten obieg dokumentów można skrócić o połowę."
• "A gdybyśmy wykorzystali AI do przygotowania briefu przed spotkaniem?"
• "Widzę lepszy sposób niż ten, którego teraz używamy. Sprawdźmy go."
Nie oczekujemy, że przyjdziesz i przez pierwsze trzy miesiące będziesz uczyć się, jak działa kalendarz zarządu. Chcemy zobaczyć, co możesz do niego wnieść.
Potrzebujemy osoby samodzielnej, zorganizowanej i dyskretnej - takiej, która nie potrzebuje przypominania, co ma zrobić, i nie musi pytać o rzeczy, które może ustalić sama.
Co jest dla nas ważniejsze niż idealne CV
Sprawczość. Nie interesuje nas wyłącznie liczba lat na podobnym stanowisku. Interesuje nas:
• czy potrafisz przewidzieć kolizję w kalendarzu, zanim się wydarzy
• czy umiesz samodzielnie rozwiązać problem organizacyjny zamiast czekać na instrukcję
• czy rozumiesz, że koordynacja pracy zarządu to zarządzanie jego czasem i uwagą, a nie tylko pilnowanie terminów
• czy potrafisz wykorzystać AI do pracy - przygotowania briefów, podsumowań ze spotkań, automatyzacji przypomnień - a nie tylko do pisania maili
• czy umiesz automatyzować powtarzalne procesy administracyjne
• czy potrafisz uporządkować chaos w spójny system, zanim ktoś Cię o to poprosi
• czy masz odwagę powiedzieć "ten proces jest nieefektywny" i zaproponować lepsze rozwiązanie
• czy dyskrecja jest dla Ciebie codzienną praktyką, a nie deklaracją w CV
Nie szukamy osoby, która tylko wykonuje polecenia. Szukamy partnerki/partnera operacyjnego zarządu.
Osoby, która:
• potrzebuje bardzo szczegółowej instrukcji do każdego zadania
• uważa, że "tak się zawsze robiło" jest argumentem
• traktuje rolę asystentki jako wyłącznie wykonywanie poleceń, bez własnej inicjatywy
• boi się technologii lub uważa AI za zagrożenie zamiast narzędzia
• oczekuje rozbudowanego pakietu benefitów, zanim pokaże, co wnosi do organizacji
• potrzebuje stanowiska bardziej niż odpowiedzialności
• traktuje dyskrecję jako slogan, a nie codzienną praktykę