Niedostarczenie L4 w terminie, ze względu na obowiązujące zwolnienia w formie elektronicznej, jest obecnie rzadkim problemem. Istnieją jednak wyjątki i nie w każdej firmie L4 trafia bezpośrednio do płatnika i ZUS. W takiej sytuacji pracownik musi dostarczyć zwolnienie osobiście. Ile ma na to dni? Co grozi za niedostarczenie L4 w terminie?
Obecnie pracownik, wychodząc od lekarza ze zwolnieniem, może iść prosto do domu. E-zwolnienia L4 zrewolucjonizowały sposób dostarczania zwolnień. Ułatwiły życie pracownikom oraz pracodawcom, którzy będąc płatnikami, musieli wcześniej dostarczać każde zwolnienie do ZUS. Teraz elektroniczne zwolnienie bezpośrednio trafia do ZUS i do pracodawcy na skrzynkę podawczą profilu informacyjnego płatnika. Najpóźniej dnia następującego po wystawieniu zwolnienia. Czy zawsze?
Niedostarczenie L4 do pracodawcy. Czy jest możliwe?
Od 1 stycznia 2016 r. doskonale znane są nam zwolnienia chorobowe w formie elektronicznej. Od tego momentu uciążliwy obowiązek dostarczenia papierowego L4 został zniesiony. Wcześniej chory, który nie miał możliwości skorzystania z pomocy innych, musiał sam fatygować się do miejsca pracy lub na pocztę. Choć w teorii od końca 2018 roku istnieje obowiązek wykorzystywania zwolnień elektronicznych, to nie każdego pracodawcy on dotyczy. W takim przypadku pracownika obowiązuje termin osobistego dostarczenia L4. Co, jeśli nie zdąży?
Dowiedz się, co grozi za opuszczenie miejsca pracy!
Komu grozi niedostarczenie L4?
Może się zdarzyć, że pracodawca nie dysponuje jeszcze profilem PUE. Do niedawna takie prawo mieli płatnicy zatrudniający mniej niż 5 osób. Natomiast od 1 stycznia 2023 roku wszedł nowy obowiązek. Dla każdego, kto płaci składki ZUS profil na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS jest obowiązkowy. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników, że w razie zachorowania muszą mu dostarczyć L4. Niekoniecznie w formie druku. Może to być dokument ZUS ZLA w formie elektronicznej. Byle trafiło ono do pracodawcy. W takiej sytuacji niedostarczenie L4 wiąże się z konsekwencjami.
Niedostarczenie L4 przez pracodawcę
Pracodawca, który nie ma dostępu do zwolnień w formie elektronicznej, ma obowiązek niezwłocznego dostarczenia L4 do ZUS. Jeśli nie zrobi tego w terminie, prawdopodobnie wynagrodzenie pracownika zostanie obciążone bądź konieczne będą jego korekty. Gdy pracodawca zawiedzie, pracownik powinien zgłosić się bezpośrednio do ZUS, informując o uchybieniach płatnika.
Co grozi za niedostarczenie L4 w terminie?
Zasiłek chorobowy pracownika, który nie dostarczył w terminie zwolnienia lekarskiego, zostanie zmniejszony o 25% kwoty pełnego zasiłku należnego za czas od 8 dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia L4. Zasiłek w przypadku, gdy miejsce ma niedostarczenie L4 na czas, zostaje zmniejszony dopiero 8 dnia zwłoki. Redukcja wynagrodzenia nie dotyczy więc zwolnień krótszych niż 7 dni. Zmniejszenie kwoty ma zastosowanie wyłącznie wobec kwoty zasiłku chorobowego.
Niedostarczenie L4 w ciągu 7 dni – jak liczyć?
Podstawą do ustalenia wynagrodzenia w czasie choroby jest właśnie zwolnienie lekarskie. Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy uniemożliwia więc otrzymanie zasiłku. Warto zaznaczyć, że gdy nie funkcjonują e-zwolnienia, to pracownik ma 7 dni na dostarczenie dokumentu. 7 dni obejmujących również niedziele i święta. Jak ten termin wygląda w praktyce?
- Okres 7 dni jest liczony dopiero od kolejnego dnia po otrzymaniu zwolnienia,
- w razie późniejszego otrzymania zwolnienia (niż widniejąca na nim data) pracownik musi udowodnić faktyczny dzień jego uzyskania,
- w przypadku L4 wysłanego pocztą, za datę dostarczenia uznaje się dzień oznaczony w stemplu pocztowym,
- gdy dzień siódmy wypada w dniu wolnym od pracy, dokument należy dostarczyć w najbliższym dniu pracującym.
Niedostarczenie L4 a zwolnienie dyscyplinarne. Czy jest możliwe?
Jeśli pracownik nie przyniesie zwolnienia, kara za niedostarczenie L4 może obejmować nawet dyscyplinarne zwolnienie z pracy. Choć nie jest to ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, są to uchybienia formalne. Te same w sobie nie stanowią podstawy do zwolnienia, ale trzeba to udowodnić przed sądem. Jeśli dojdzie do zwolnienia dyscyplinarnego za niedostarczenie L4 w ogóle, pracownikowi pozostaje odwołanie sądowe. Ma na to 21 dni. Uzasadnieniem nieterminowego dostarczenia L4 mogą być szczególne okoliczności jak np. ciężka choroba, czy zdarzenie losowe.
Niedostarczenie L4 a niepoinformowanie o nieobecności
Choć obecnie funkcjonują elektroniczne L4, to pracownik i tak ma obowiązek zgłosić swoją nieobecność. Nie może oczekiwać od pracodawcy posiłkowania się wyłącznie dokumentem elektronicznym. Zatrudniony musi nie tylko uprzedzić pracodawcę o nieobecności, lecz także zasugerować przewidywany termin jej trwania. Jeśli przyczyna nieobecności jest znana lub łatwo ją przewidzieć.
Poszukujesz zatrudnienia w województwie śląskim? Sprawdź na GoWork.pl w sekcji praca: Sosnowiec!
Pamiętajmy, że pracownik nie ma obowiązku osobistego dostarczenia zaświadczenia lekarskiego pracodawcy. Jeśli stan zdrowia lub inne zdarzenia nie pozwalają na bezpośrednie przekazanie zwolnienia na czas, chory może poprosić o to członka rodziny lub znajomego. Na szczęście w dobie elektronicznych zwolnień lekarskich, problem ten staje się dość rzadki.
E-zwolnienia L4 za granicą – co zrobić, gdy chorujesz poza Polską?
Polscy pracownicy przebywający za granicą również mogą być objęci zwolnieniem lekarskim. W sytuacji choroby za granicą pracownik powinien udać się do lekarza w danym kraju i poprosić o wystawienie zwolnienia zgodnego z jego systemem prawnym. Taki dokument musi zostać przetłumaczony na język polski i dostarczony do ZUS oraz pracodawcy, zazwyczaj w formie papierowej. Mimo iż system e-ZLA w Polsce działa sprawnie, międzynarodowe zwolnienia nie podlegają automatycznemu przekazaniu do ZUS, co może wymagać zaangażowania pracownika lub jego rodziny. Pracownik powinien też pamiętać o zgłoszeniu swojej nieobecności pracodawcy najszybciej, jak to możliwe, nawet będąc za granicą.
Kiedy zwolnienie lekarskie jest nieważne? Najczęstsze błędy i ich skutki
Nie każdy dokument zwolnienia lekarskiego gwarantuje zwolnienie od pracy. Zwolnienie może zostać uznane za nieważne, jeśli zawiera błędy formalne, takie jak brak wymaganych informacji, niewłaściwe oznaczenie daty, bądź jeśli lekarz nie jest uprawniony do wystawienia takiego dokumentu. Tego typu błędy w L4 mogą prowadzić do problemów z uzyskaniem zasiłku chorobowego, a nawet skutkować obowiązkiem zwrotu świadczeń, jeśli nieprawidłowe L4 zostało wcześniej przyjęte. Warto zatem zawsze upewnić się, że wystawione L4 zawiera wszystkie wymagane dane i jest zgodne z przepisami. Sprawdzając takie szczegóły z wyprzedzeniem, można uniknąć późniejszych kłopotów.