Akt notarialny jest szczególną formą dokonania czynności prawnej, wymaganą w niektórych przypadkach przez ustawę, celem zwiększenia bezpieczeństwa obu stron. Kluczowym elementem całego procesu jest obecność notariusza. Co zawiera i ile kosztuje akt notarialny?
Czym jest akt notarialny? To sformalizowany dokument wymagany podczas dokonywania określonych czynności prawnych. Zawarcie aktu notarialnego może być również efektem inicjatywy którejkolwiek ze stron celem zabezpieczenia. Jego sporządzeniem zajmuje się notariusz lub konsul RP (ale tylko w wyjątkowych sytuacjach i po uzyskaniu upoważnienia od samego Ministra Sprawiedliwości). Akt notarialny jako forma dokonania czynności prawnej pojawia się np. w przypadku zawiązywania określonych rodzajów spółek, czy w sytuacji zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości skutkującej nadaniem prawa jej własności.
Jeśli dana czynność prawna wymaga zawarcia aktu notarialnego zgodnie z przepisami określonej ustawy, a takowy nie zostanie sporządzony, wówczas czynność jest nieważna. Celem aktu notarialnego jest zapewnienie bezpieczeństwa obrotu prawnego. Notariusz weryfikując tożsamość stron umowy, minimalizuje ryzyko działań niezgodnych z prawem, jak również późniejszych waśni między stronami.
Akt notarialny – forma
Przy sporządzeniu aktu notarialnego należy przestrzegać określonej formy, regulowanej przepisami ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie. Aby akt notarialny był ważny, musi zawierać następujące elementy:
- data i miejsce sporządzenia aktu (na żądanie stron także dokładna godzinę podpisania aktu),
- imię i nazwisko notariusza, a także adres siedziby kancelarii notarialnej,
- imiona, nazwiska i adresy podmiotów biorących udział w sporządzeniu aktu, a także personalia ich rodziców,
- nazwę i siedzibę osób prawnych lub innych podmiotów biorących udział w sporządzeniu aktu,
- personalia i miejsce zamieszkania osób działających w imieniu stron, ich przedstawicieli lub pełnomocników i innych osób obecnych przy sporządzeniu aktu,
- w niektórych przypadkach także informację o obywatelstwie,
- oświadczenia stron, z powołaniem się w razie potrzeby na okazane przy akcie dokumenty,
- stwierdzenie o odczytaniu, przyjęciu i podpisaniu aktu notarialnego,
- podpisy stron i notariusza.
Szukasz pracy w województwie wielkopolskim? Sprawdź w zakładce praca: Poznań
Notariusz powinien także dołączyć do aktu wniosek o dokonanie wpisu w księdze wieczystej, jeżeli akt notarialny dotyczy nieruchomości i w treści dokumentu znajduje się informacja o ustanowieniu prawa, które podlega ujawnieniu w księdze wieczystej lub dotyczy prawa ujawnionego w tej księdze czy nieruchomości, jak również w przypadku braku KW w momencie sporządzenia aktu.
Obowiązek sporządzenia aktu notarialnego – kiedy?
Tylko niektóre rodzaje czynności prawnych wiążą się z koniecznością zachowania formy aktu notarialnego. Te, które zostaną zawarte w innej formie, będą nieważne. Przykładowo, przeniesiona własność nieruchomości bez zachowania formy aktu notarialnego nie będzie ważna i nie będzie można z tego tytułu wywodzić żadnych skutków prawnych. W takiej sytuacji, właścicielem w świetle prawa wciąż będzie poprzednik.
W obecności notariusza należy dokonać:
- przeniesienia własności nieruchomości, czyli np. przy zawarciu umowy kupna i sprzedaży, darowizny, zamiany,
- przeniesienia prawa użytkowania wieczystego,
- umowy zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
- umowy o dział spadku, jeśli do spadku należy nieruchomość,
- zawarcia umowy spółki partnerskiej,
- umowy spółki komandytowej,
- umowy spółki komandytowo-akcyjnej,
- umowy spółki z o.o. (sprawdź, jak założyć spółkę z o.o.).
Akt notarialny: ceny
Notariusz powinien sporządzić listę kosztów poniesionych przez strony w związku z procesem zawarcia aktu notarialnego. Do takich należą podatki (od czynności cywilno-prawnych, od towarów i usług VAT), koszt samego aktu notarialnego, opłata sądowa za założenie księgi wieczystej czy za wpis prawa własności i ograniczonego prawa rzeczowego. T,o ile kosztuje akt notarialny, jest uzależnione od kilku czynników. Niektóre stawki są z góry określone kwotowo, jak np. akt notarialny potwierdzający testament (50 zł). Natomiast w innych obowiązuje maksymalna stawka taksy notarialnej w zależności od wartości przedmiotu czynności notarialnej. Maksymalne stawki aktu notarialnego na podstawie Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości na rok 2021 wynoszą:
| Wartość przedmiotu czynności | Podstawa taksy notarialnej |
|---|---|
| do 3 000 zł | 100 zł |
| 3 000 – 10 000 zł | 100 zł + 3% nadwyżki |
| 10 000 – 30 000 zł | 310 zł + 2% nadwyżki |
| 30 000 – 60 000 zł | 710 zł + 1% nadwyżki |
| 60 000 – 1 000 000 zł | 1 010 zł + 0,4% nadwyżki |
| 1 000 000 – 2 000 000 zł | 4 770 zł + 0,2% nadwyżki |
| od 2 000 000 zł | 6 770 zł + 0,25% nadwyżki |
Koszt aktu notarialnego a ustalenie stawki maksymalnej
Taksa notarialna wyznacza ceny usług notariuszy w określonych przypadkach. Pojawia się zatem problem ustalenia, co stanowi wartość przedmiotu aktu notarialnego. Jak to zrobić? Oprócz sytuacji wymienionych poniżej, wartość przedmiotu ustalają strony z uwzględnieniem zasad ustawy z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn albo w ustawie z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych.
- W przypadku umowy zamiany jest to najwyższa wartość przedmiotu podlegającego zamianie.
- Przy działach jest to wartość majątku podlegającego działowi.
- Wartością będzie wysokość pierwszej opłaty (lub opłaty rocznej) w przypadku oddania gruntu w użytkowanie wieczyste.
- Umowa o rentę idąca w parze ze zbyciem nieruchomości, praw użytkowania, czy spółdzielczego prawa do lokalu będzie rozliczana w oparciu o wartość nieruchomości.
- Cena rzeczy otrzymana w toku licytacji lub przetargu, jeśli tego dotyczy czynność notarialna.
- W przypadku nagród ich wartość.
- W razie umowy dzierżawy (poddzierżawy) i najmu (podnajmu) – wartość świadczeń powtarzających się za czas, na jaki umowa została zawarta, a przy umowie zawartej na czas nieokreślony – wartość świadczeń za okres 10 lat.
Akt notarialny a ceny połowiczne
W przypadku niektórych aktów notarialnych stosuje się jedynie połowę stawki maksymalnej. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości, są to np. umowa zobowiązująca zawarta z zastrzeżeniem terminu, umowa przenosząca własność lub użytkowanie wieczyste, w wykonaniu umowy zobowiązującej, umowa sprzedaży nieruchomości rolnej z Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa i inne wyjaśnione w § 6. ww. Rozporządzenia.
Akt notarialny – jak go sporządzić?
Przygotowaniem aktu notarialnego zajmuje się notariusz. W tym celu należy udać się z danymi do jego kancelarii. Na podstawie przygotowanych informacji sporządzi on wzór. Akt notarialny jest odczytywany w obecności stron, które następnie podpisem poświadczają jego poprawność i przyjęcie. Notariusz także musi się podpisać. W jego obowiązku leży również weryfikacja tożsamości stron, upewnienie się co do zrumienia przez nie treści. Notariusz czuwa nad zgodnością czynności z prawem i bada uprawnienia stron do dokonania danej operacji. Warto zaznaczyć, że oryginalny akt notarialny pozostaje u notariusza, a strony dostają wypis aktu notarialnego.
Czym różni się wypis aktu notarialnego od oryginału?
Oryginał aktu notarialnego zawsze pozostaje w kancelarii notarialnej jako element archiwum. Strony transakcji otrzymują wypisy – dokumenty o takiej samej mocy prawnej, które mogą być wykorzystywane do wszelkich czynności prawnych, takich jak wpis do księgi wieczystej czy rejestracja w sądach. Różnicą jest jednak liczba kopii – każdy wypis jest wydawany indywidualnie na żądanie stron i podlega opłacie zgodnie z ustaloną stawką. Dbałość o ich przechowywanie jest kluczowa, ponieważ w przypadku zagubienia wypisu wymagane będzie uzyskanie kolejnej kopii od notariusza.
Jakie dokumenty przygotować do aktu notarialnego?
Przed wizytą u notariusza warto zebrać wszystkie wymagane dokumenty, by proces sporządzenia aktu przebiegł sprawnie. Kluczowe mogą być:
- dowody tożsamości stron,
- odpis z księgi wieczystej (jeśli dotyczy nieruchomości),
- dokumenty potwierdzające prawa własności,
- zaświadczenia podatkowe, np. w przypadku spadków i darowizn,
- pełnomocnictwa (jeśli którakolwiek ze stron działa przez pełnomocnika).
Każda sytuacja może wymagać specyficznej dokumentacji, dlatego warto wcześniej skonsultować się z notariuszem.
Unieważnienie aktu notarialnego
Akt notarialny można unieważnić w niektórych okolicznościach. Za powód unieważnienia można uznać wady w oświadczeniach woli:
- pozorność oświadczenia,
- nieświadomość oświadczenia woli,
- popełnienie błędu w trakcie jego składania,
- wykrycie podstępu przy zawarciu aktu,
- oświadczenie złożone pod wpływem presji.
W jakim terminie można unieważnić akt notarialny? Rok od momentu zawarcia umowy w formie aktu notarialnego. Warto dodać, że to osoba, która złożyła wadliwe oświadczenie, ma prawo do unieważnienia dokumentu.
Rola notariusza w procesie zabezpieczenia transakcji
Notariusz odgrywa kluczową rolę w zapewnianiu bezpieczeństwa prawnego podczas zawierania ważnych transakcji. Poprzez dokładne weryfikowanie dokumentów i tożsamości stron, minimalizuje ryzyko oszustw i konfliktów. Odpowiednie przygotowanie aktu notarialnego gwarantuje, że wszystkie działania są zgodne z obowiązującym prawem. Warto również pamiętać, że notariusz pełni funkcję doradczą, wyjaśniając zawiłości prawne i zapobiegając nieświadomemu naruszaniu przepisów przez strony.