Co to jest wideokonferencja? Jak ją zrobić? Coraz więcej firm przeprowadza spotkania w formie online. Dzięki wideokonferencji możemy rozmawiać z kilkoma użytkownikami jednocześnie oraz udostępniać ekran w celu przeprowadzenia prezentacji. Sprawdź, jak zrobić wideokonferencję. Znamy najlepsze programy!
Wideokonferencja: co to?
Z roku na rok zauważamy coraz większy postęp technologiczny. Wraz z nim powstają także innowacyjne rozwiązania, które decydują o sukcesie zarówno małych, jak i większych przedsiębiorstw. Co to jest wideokonferencja? Fachowo nazywa się ją interaktywną komunikacją multimedialną, która realizowana jest za pomocą komputerów, laptopów czy tabletów z kamerką internetową. Co ciekawe, wiele spotkań biznesowych przeprowadza się nawet za pomocą wideokonferencji przez telefon.
Wideokonferencje to sposób prowadzenia spotkań, który warto znać od podszewki niezależnie od tego, co należy do naszych zadań. Spotkania obowiązują całe zespoły, a nawet działy. Jednak absolutnym ekspertem od wideokonferencji powinna być osoba aspirująca na stanowisko biurowego „ogarniacza” jak np. specjalista ds. administracji. Oprócz odpowiedniego wykształcenia, jakie oferuje Szkoła Policealna GoWork, specjalista ds. administracji powinien stale doszkalać się w zakresie nowych technologii i narzędzi do komunikacji w biznesie.
Wideokonferencja online polega na szybkim przesyłaniu obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym pomiędzy odległymi od siebie lokalizacjami. To znaczy, że na wideokonferencję może umówić się nawet pracownik z Polski z klientem z Chin. Jakość obrazu i dźwięku zależy jednak od prędkości internetu i programu do wideokonferencji.
Czy wideokonferencje opóźniają proces działania firmy?
Jak czytamy na stronie Harvard Business Review, wideokonferencje są jedną z najlepszych form komunikacji, które usprawniają i przyspieszają proces wymiany informacji oraz podejmowanie ważnych decyzji. Z badań wynika, iż firmy są o wiele bardziej zadowolone ze współpracy właśnie w taki sposób, niż mieliby kontaktować się telefonicznie lub e-mailowo. Ich tematy do rozmowy prawie nigdy się nie kończą!
Dzięki rozmowom wideo oszczędzamy czas i pieniądze na dojazdy z punktu A do punktu B. Nie musimy kupować biletu na samolot czy pociąg i dodatkowo rezerwować noclegu w hotelu. Takie „dodatki” generują ogromne koszty. Dlatego też wiele firm decyduje się przeprowadzać wideokonferencje, które są często bardziej produktywne niż spotkania „na żywo”.
Jakie są zalety wideokonferencji?
Z własnego doświadczenia wiemy, iż bezpośrednia interakcja z drugą osobą, szczególnie gdy załatwiamy ważne służbowe sprawy, jest znacznie efektywniejsza niż np. rozmowa telefoniczna. Ma na to wpływ nie tylko komunikacja werbalna, ale także niewerbalna, która poprzez gesty i mimikę twarzy zdradza prawdziwe zamiary naszego rozmówcy.
Wideokonferencja, choć nie jest bezpośrednią interakcją, umożliwia spotkanie twarzą w twarz. Dzięki niej możemy usłyszeć jak i zobaczyć naszego rozmówcę. Takie spotkania mogą przybierać nieco luźniejszą formę, przez co eliminujemy uczucie stresu, pozwalając sobie na większe rozluźnienie. Jednak nie zwalnia to z obowiązku bycia uważnym i skupionym na tym, co mówi druga osoba.
Zobacz również -> Small talk: tematy. Jak ćwiczyć? O czym rozmawiać?
Jak zrobić wideokonferencję?
Grupowe rozmowy wideo istnieją w sieci od lat. Niektóre firmy już dużo wcześniej wdrożyły taką formę komunikacji, szczególnie podczas międzynarodowych spotkań. Wideokonferencje są dostępne na każdym komputerze czy smartfonie. Wystarczy uruchomić darmowy serwis taki jak Zoom, Skype lub Hangouts i zadzwonić do naszego rozmówcy. Pamiętaj jednak, że bez kamerki oraz dobrego łącza internetowego nie będzie to możliwe.
Ciekawostka! Coraz bardziej popularne są wideokonferencje na Messengerze (komunikator internetowy stworzony przez Facebooka) czy wideokonferencje Teams. Sprawdź -> Microsoft Teams, czyli program ułatwiający pracę zdalną
Wideokonferencja – sprzęt
Zanim przejdziemy do omówienia najlepszych płatnych i darmowych programów do wideokonferencji, wyjaśnijmy, w co najlepiej się wyposażyć. Niezbędny sprzęt do przeprowadzenia wideokonferencji online to komputer lub urządzenie mobilne, mikrofon i głośniki, zestaw słuchawkowy lub głośnomówiący oraz odpowiednie oprogramowanie czy aplikacja mobilna np. wideokonferencja na WhatsApp. Nie zapomnijmy jednak o najważniejszym, czyli o przyzwoitym łączu internetowym, bez którego wideokonferencja jest niemożliwa.
Co dalej? Jeśli masz już odpowiedni sprzęt, a twój internet działa z prędkością światła, to teraz pozostaje ci wybrać najlepszy z najlepszych program do wideo rozmowy.
Wideokonferencje: wybór najlepszych programów
- Wideokonferencja Zoom – łatwa w obsłudze i obecnie bardzo popularna platforma do prowadzenia rozmów wideo i konferencji na odległość. Jej darmowy plan oferuje połączenie do 100 użytkowników, którzy mogą rozmawiać ze sobą bez przerwy przez 40 minut. Istnieje wiele wersji programu o różnych możliwościach. Najbogatsza wersja licencyjna oferuje spotkania nawet do 1000 osób w jednej chwili.
- Wideokonferencja Skype – to bardzo prosta w obsłudze aplikacja, najczęściej wykorzystywana do celów prywatnych. Nawet podstawowa wersja może sprawdzić się w odbywaniu rozmów służbowych całego zespołu. Wideokonferencje Skype pozwalają na zaproszenie do rozmowy nawet 50 osób w tym samym czasie. Udostępnianie ekranu i rozmycie tła to tylko dwie z wielu ciekawych opcji oferowanych przez komunikator.
- Wideokonferencja Microsoft Teams – to bardziej rozbudowane narzędzie ułatwiające współpracę nawet największym przedsiębiorstwom. Niedługo będzie stanowiło podstawowe narzędzie pakietu Office, które zastąpi znany wszystkim Skype dla firm. W zależności od rodzaju wykupionej licencji, Teams umożliwia utworzenie wydarzeń na żywo, w których może brać udział nawet 10 000 osób jednocześnie.
- Wideokonferencja Google Duo – to aplikacja, którą najprawdopodobniej już posiadasz na swoim telefonie. Jest jedną z części pakietu Google, instalowanych w większości urządzeń z Androidem. To właśnie prostota użytkowania i mobilność jest głównym atutem tej aplikacji, która w przypadku nagłej potrzeby umożliwia przeprowadzenie wideokonferencji online dla ośmiu osób jednocześnie (w wersji darmowej).
- Wideokonferencja Webex Meetings – to bardzo rozbudowana aplikacja do wideokonferencji, która powinna sprawdzić się nawet w największych przedsiębiorstwach. Jej interfejs jest intuicyjny i pozwala na udostępnianie swoich prezentacji, ekranu komputera, statystyk oraz dokumentów służbowych.
Szukasz pracy? Koniecznie sprawdź nasze oferty na stronie Gowork.pl/ofertypracy. Znajdź swoje wymarzone zatrudnienie!