Sygnalista w firmie to konieczność – wynika to z ustawy z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która wdraża do polskiego prawa dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Kto to jest sygnalista i kiedy weszła w życie ustawa o sygnalistach? Ustawa została ogłoszona 24 czerwca 2024 r., a zasadniczo weszła w życie 25 września 2024 r.. Przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych zaczęły obowiązywać 25 grudnia 2024 r.
Jak wynika z badania przeprowadzonego w kwietniu 2021 r. przez ARC Rynek i Opinia na zlecenie firmy braf.tech „Ochrona sygnalistów – świadomość pracowników i praktyki w firmach w Polsce”, aż 69% pracowników zadeklarowało, że głównym czynnikiem, który powstrzymuje ich przed zgłaszaniem nieprawidłowości w firmie, jest obawa przed konsekwencjami. Jednocześnie 44% zatrudnionych nie podejmuje żadnych działań z przeświadczenia, że sygnalizowanie problemu i tak niczego nie zmieni. Czy można coś z tym zrobić? Tak – aż 70% uczestników badania zaznaczyło, że zgłosiłoby naruszenie prawa w firmie, jeśli otrzymaliby gwarancję anonimowości, a 45% chciałoby mieć pewność, że za ich zgłoszeniem pójdą również zdecydowane działania kierownictwa.
Te dane pokazują, że pracownicy chcieliby angażować się w sprawy przedsiębiorstwa i dbać o tworzenie bezpiecznego i skutecznego środowiska pracy, gdyby otrzymali do tego odpowiednią przestrzeń. W tym celu powstała Dyrektywa Parlamentu Europejskiego oraz projekt ustawy, których celem jest ochrona sygnalistów i zapewnienie im odpowiedniego środowiska do zgłaszania nieprawidłowości w kontekście związanym z działalnością firmy. Zatem na czym polega ochrona sygnalistów? Od kiedy sygnaliści w pracy są koniecznością? I czym tak dokładnie zajmują się te osoby?
Kto to sygnalista?
Sygnalista w firmie to osoba lub grupa osób, które pełnią rolę ostrzegawczą lub informacyjną w przypadku wykrycia zagrożeń, problemów lub sytuacji wymagających uwagi bądź działania.
Sygnaliści w firmie mogą mieć różne funkcje i zadania, w zależności od specyfiki działalności firmy oraz struktury organizacyjnej. Oto kilka przykładów, jak mogą wyglądać roli sygnalistów w firmie:
- sygnalizowanie ryzyka lub zagrożeń – osoby, które monitorują otoczenie biznesowe firmy i informują zarząd lub zespół kierowniczy o występujących zagrożeniach, takich jak zmiany na rynku, konkurencja, prawne regulacje, czy inne czynniki ryzyka,
- sygnalizowanie kryzysów lub sytuacji nadzwyczajnych – osoby odpowiedzialne za monitorowanie sytuacji kryzysowych, takich jak wypadki, incydenty bezpieczeństwa czy inne nagłe sytuacje wymagające szybkiego reagowania, i informowanie personelu o konieczności podjęcia działań,
- sygnalizowanie problemów w relacjach między pracownikami – osoby, które mogą pełnić rolę mediatora lub informatora w przypadku wystąpienia konfliktów, niejasności czy innych problemów w relacjach między pracownikami,
- sygnalizowanie osiągnięć lub sukcesów – nie tylko sygnalizując problemy, ale także doceniając osiągnięcia i sukcesy w firmie, aby podtrzymać motywację i zaangażowanie personelu.
Kiedy potrzebny jest sygnalista?
Zgodnie z ustawą z 14 czerwca 2024 r. obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury i kanałów zgłoszeń dotyczy wszystkich podmiotów publicznych oraz podmiotów prywatnych, na rzecz których pracę wykonuje co najmniej 50 osób. Niezależnie od tego obowiązek może wynikać także z przepisów sektorowych (m.in. rynki i usługi finansowe, AML/CFT, bezpieczeństwo transportu, ochrona środowiska), które mogą wymagać rozwiązań bez względu na próg zatrudnienia.
Sygnalista: praca – dlaczego jest tak ważna?
Praca sygnalistów to niezwykle ważne zadanie, którego celem jest skuteczne zarządzanie ryzykiem i ochrona firmy oraz pracowników przed konsekwencjami nadużyć i łamania prawa. Sygnaliści w firmie to osoby lub zespoły, które pełnią rolę informatorów lub mediatorów w różnych sytuacjach, pomagając firmie reagować na zmiany i zarządzać problemami. Ich działania mają na celu zwiększenie świadomości i skuteczności działania firmy w dynamicznym otoczeniu biznesowym. Wcześnie informując o naruszeniu prawa, sygnalista otwiera pracodawcy drogę do szybkiego rozwiązania problemu i zatrzymania jego eskalacji. Warto pamiętać, że osoby zgłaszające naruszenia najpierw powinny udać się do przełożonego, a dopiero w następnej kolejności do organów ścigania – jeśli rozmowa z pracodawcą nie przyniesie skutków.
Co może zgłosić sygnalista?
- Naruszenia regulacji prawnych – sygnalista może zgłaszać naruszenia prawa, takie jak łamanie przepisów dotyczących pracy, ochrony środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa w miejscu pracy, czy też przepisów dotyczących równości i różnorodności.
- Naruszenia etyczne – zgłaszanie nieetycznych praktyk, korupcji, nadużyć władzy, mobbingu, dyskryminacji czy inne działania niezgodne z obowiązującymi normami etycznymi w miejscu pracy.
- Naruszenia wewnętrznych przepisów i zasad firmy – sygnalista może informować o naruszeniach wewnętrznych zasad, procedur lub polityk firmy, które mogą szkodzić interesom firmy lub być sprzeczne z wartościami organizacji. Dotyczy to także sytuacji w procesie rekrutacji i np. negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
- Naruszenia finansowe – zgłaszanie nieprawidłowości w zarządzaniu finansami firmy, w tym nielegalnych działań, oszustw, malwersacji, nadużyć finansowych lub innych nieprawidłowości dotyczących księgowości.
- Naruszenia bezpieczeństwa – sygnalista może zgłaszać wszelkie zagrożenia dla bezpieczeństwa pracowników, klientów lub innych osób związanych z działalnością firmy, takie jak nieprawidłowości w obszarze BHP, braki w przestrzeganiu przepisów bezpieczeństwa, awarie systemów bezpieczeństwa czy sprawy potencjalnego naruszenia prawa z zakresu zdrowia publicznego i ochrony konsumentów.
- Naruszenia dotyczące jakości – informowanie o nieprawidłowościach w jakości produktów lub usług firmy, które mogą szkodzić reputacji firmy lub zagrażać zdrowiu lub bezpieczeństwu klientów.
- Naruszenia dotyczące relacji interpersonalnych – sygnalista może zgłaszać sytuacje dotyczące niewłaściwych zachowań lub relacji między pracownikami, które mogą prowadzić do konfliktów, dyskomfortu lub innych negatywnych skutków dla środowiska pracy.
Sygnalista w firmie – od kiedy?
Termin implementacji unijnej dyrektywy minął 17 grudnia 2021 r. Ustawa z 14 czerwca 2024 r. została uchwalona przez Sejm w maju/czerwcu 2024 r., podpisana przez Prezydenta 19 czerwca 2024 r., ogłoszona w Dzienniku Ustaw 24 czerwca 2024 r. i w większości weszła w życie 25 września 2024 r.; przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych zaczęły obowiązywać 25 grudnia 2024 r.
Sygnaliści – obowiązki pracodawcy
Pracodawcy powinni odpowiednio przygotować się na wejście w życie ustawy o ochronie sygnalistów. Co zatem trzeba zrobić i jak chronić sygnalistów w swojej firmie?
- Opracować procedury zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych w porozumieniu ze związkami zawodowymi oraz przedstawicielami pracowników.
- Przygotować kanały komunikacji i składania zgłoszeń.
- Przygotować regulacje dotyczące przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń oraz podejmowania działań naprawczych.
- Poinformować pracowników o zmianach i wprowadzonych rozwiązaniach dla sygnalistów.
Jak już wyżej wspomniano, firmy zatrudniające powyżej 50 pracowników muszą wdrożyć odpowiednie kanały komunikacji dla sygnalistów. Choć może się to wydawać kwestią problematyczną, to przepisy, które mogły się pojawić w ustawie, są znane już od kilku lat. W związku z tym na rynku dostępne są systemy ułatwiające całą procedurę. GoWhistle poradnik to miejsce, w którym zapoznasz się z narzędziem dedykowanym przedsiębiorcom, którzy muszą dostosować się do nowego prawa.
Jak zostać sygnalistą?
Sygnalistą może zostać każda osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej, umowie o pracę, kontrakcie menedżerskim, umowie stażowej lub dla praktykantów. Zgłoszenia mogą wysyłać także osoby, które brały udział w procesie rekrutacji, a także klienci, wspólnicy lub kontrahenci. Czyli w zasadzie wszyscy, którzy mieli lub mają styczność z daną firmą. Najczęściej są to jednak pracownicy lub byli pracownicy. Aby zostać sygnalistą, wystarczy tak naprawdę zgłosić naruszenia prawa lub inne nieprawidłowości. Warto jednak:
- zrozumieć rolę sygnalisty – zanim zdecydujesz się zostać sygnalistą, zrozum, jakie są obowiązki i odpowiedzialności tej roli. Zapoznaj się z politykami firmy dotyczącymi zgłaszania nieprawidłowości oraz procedurami wewnętrznego zgłaszania,
- zapoznaj się z regułami zgłaszania – zbadaj, jakie są procedury zgłaszania nieprawidłowości w Twojej firmie. Dowiedz się, do kogo należy się zgłaszać, w jaki sposób zgłaszać problemy oraz jakie są kroki po zgłoszeniu incydentu,
- przestrzegaj zasad poufności – pamiętaj, że rola sygnalisty wiąże się z koniecznością zachowania poufności wobec informacji otrzymanych podczas zgłaszania nieprawidłowości. Nie ujawniaj informacji bez zgody odpowiednich osób lub instytucji w Twojej firmie,
- przestrzegaj kodeksu etycznego – bądź świadomy swoich zobowiązań etycznych jako sygnalista. Postępuj zgodnie z wartościami firmy i przestrzegaj zasad uczciwości, prawdomówności i bezstronności,
- budowanie zaufania i relacji – aby być skutecznym sygnalistą, ważne jest budowanie zaufania i pozytywnych relacji z innymi pracownikami. Dzięki temu będziesz mógł efektywniej przekazywać informacje o nieprawidłowościach i współpracować z zespołem w rozwiązywaniu problemów.
Sygnalista – zarobki
Ile zarabia sygnalista? Wynagrodzenie to często poruszana kwestia bowiem wiele osób zastanawia się, czy sygnalizowanie problemów w firmie wiąże się z dodatkowym wynagrodzeniem. Nie jest to jednak rola płatna, a sygnaliści to osoby powiązane z firmą lub w niej zatrudnione dlatego zarabiają tyle samo ile przed podjęciem decyzji o zastaniu sygnalistą. Jest to niejako funkcja społeczna, która nie jest gratyfikowana finansowo.
Sygnalista – definicja, prawa i ochrona
Sygnalista to osoba, która zgłasza nieprawidłowości w organizacji, instytucji lub firmie, mając na celu ochronę interesu publicznego. Zgłoszenie może dotyczyć działań niezgodnych z prawem, takich jak korupcja czy oszustwa, a sygnaliści działają, często narażając się na ryzyko represji. Zgodnie z przepisami, osoby dokonujące zgłoszeń są chronione przed działaniami odwetowymi. Ochrona ta dotyczy nie tylko ujawnienia publicznego, ale także zapewnia odpowiednią ochronę dla w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
Sygnaliści mogą zgłaszać nieprawidłowości zarówno wewnętrznie, jak i mają możliwość dokonania zgłoszenia zewnętrznego. Jeżeli zgłoszenie dotyczy naruszeń, to organizacje muszą podjąć odpowiednie działania następcze. Sygnaliści są także chronieni przed szkodami, które mogłyby wyniknąć z takich zgłoszeń, w tym z zagrożeniem dla ich dobrego imienia sygnalisty. Ochrona ta zapewnia im poczucie bezpieczeństwa i możliwość zgłaszania nieprawidłowości bez obawy o represje.
W przypadkach, gdy organizacja nie przestrzega prawa, osoby zgłaszające mogą podjąć kroki w ramach formalnego porozumienia sektorowego, a także w ramach instytucji takich jak jednostki samorządu terytorialnego. W ten sposób, system ochrony sygnalistów zapewnia pełną anonimowość oraz gwarantuje, że zgłoszenie nie spotka się z negatywnymi konsekwencjami dla osoby zgłaszającej.
Ochrona sygnalistów obejmuje także obowiązek podejmowania działań następczych przez organizacje, które otrzymały zgłoszenie. Pracodawcy oraz instytucje muszą nie tylko reagować na zgłoszone nieprawidłowości, ale także wprowadzać odpowiednie środki zaradcze. Celem tych działań jest eliminowanie wykrytych naruszeń oraz zapobieganie ich ponownemu wystąpieniu. Odpowiednie podejmowanie działań następczych stanowi istotny element procesu ochrony sygnalistów, ponieważ zapewnia im pewność, że zgłoszone problemy nie będą ignorowane, a osoby odpowiedzialne za nie będą pociągnięte do odpowiedzialności. Taki mechanizm przyczynia się do wzmocnienia zaufania sygnalistów do instytucji zajmujących się zgłoszeniami, co w efekcie sprzyja bardziej transparentnemu i uczciwemu funkcjonowaniu organizacji.
Sygnalista w firmie: obowiązki, ochrona i procedury
Ustawa z 14 czerwca 2024 r. wprowadziła obowiązek wdrożenia kanałów i procedur zgłaszania naruszeń w podmiotach publicznych i w firmach prywatnych zatrudniających co najmniej 50 osób, jednocześnie definiując zasady ochrony sygnalistów i ujawnienia publicznego informacji o naruszeniach prawa. Przepisy przewidują zgłoszenia wewnętrzne, zewnętrzne do organów (w tym RPO) oraz możliwość upublicznienia informacji, z zastrzeżeniem wyjątków wynikających z tajemnic prawnie chronionych i reguł jawności postępowań.
- Kto to jest sygnalista? To osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w związku z pracą lub innym kontekstem zawodowym, korzystając z przewidzianych ścieżek (wewnętrznej, zewnętrznej, publicznej).
- Kiedy i kogo dotyczy obowiązek? Co do zasady wszystkie jednostki publiczne i prywatni pracodawcy od 50 osób muszą mieć procedury i kanały zgłoszeń, niezależnie od dodatkowych wymogów sektorowych w wybranych branżach.
- Jakie są ograniczenia ujawniania? Ochrona nie obejmuje naruszeń m.in. przepisów o tajemnicach prawnie chronionych, w tym w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.
- Jakie dane kontekstowe są istotne? Status sygnalisty wynika z relacji zawodowej, np. na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku, a organy i sądy mogą wyjątkowo ujawnić tożsamość, gdy wynika to z prawa i jest konieczne oraz proporcjonalne.
- Co oznacza ujawnienie publiczne? To przekazanie do wiadomości publicznej informacji o naruszeniu po spełnieniu ustawowych warunków, przy czym nie wolno naruszać tajemnic ani zasad jawności; kto ujawnia publicznie informację niezgodnie z prawem, naraża się na odpowiedzialność, także gdy działa ze świadomością braku naruszenia.