W ramach cyklu szkoleniowego \\\"Nowoczesna Firma\\\"

Zapraszamy na czterodniowy kurs zawodowy dla sekretarek i asystentek

organizowany w Katowicach (11-12 i 25-26 lutego 2012)

Ten kurs ceniony jest przez wielu pracodawców - Nasi słuchacze, szybko znajdują zatrudnienie.

Zapraszamy osoby, które widzą swoją przyszłość w pracy na stanowisku sekretarki i asystentki. Serdecznie zapraszamy również pracowników działów administracji, sekretariatu i kancelarii pragnących poszerzyć swoją wiedzę i umiejętności w poruszanych tematach.

Cel szkolenia

Celem szkolenia jest profesjonalne przygotowanie zawodowe do pełnienia obowiązków sekretarki-asystentki, tak w zakresie obsługi kancelarii i sekretariatu w dużych instytucjach, jak i w małych przedsiębiorstwach do pracy na jednoosobowym samodzielnym stanowisku.

Zmiany gospodarcze i rozwój infrastruktury przedsiębiorstw wpływają również na kształt działań i organizacji poszczególnych działów przedsiębiorstwa oraz na zakres obowiązków poszczególnych specjalistów.

W trakcie szkolenia szczególny nacisk kładziemy na

prawne aspekty pracy sekretariatu i kancelarii, w szczególności obieg informacji i dokumentów.
strategie organizacji pracy działów administracji i organizacji imprez i wyjazdów służbowych
psychospołeczne oraz etyczne zasady komunikacji, współpracy i przepływu informacji.
zasady etykiety biznesowej, stylingu i wizażu obowiązującego na stanowisku asystentki.

Program szkolenia

Dzień I

1/Organizacja nowoczesnego sekretariatu.

czym jest nowoczesny sekretariat
rola i zadania nowoczesnego sekretariatu
sekretariat jako wizytówka firmy
formy organizacyjne sekretariatu
sekretariat a charakter instytucji
sekretariat jako miejsce pozyskiwania informacji
sekretariat jako miejsce koordynacji pracy innych działów i nadzorowania projektów
zarządzanie zespołem pracy sekretariatu - zadania i obowiązki office managera.

2/Czynności kancelaryjne.

podstawowe czynności kancelaryjne
wewnętrzne i zewnętrzne akty normatywne
instrukcja kancelaryjna a zadania pracy sekretariatu
procedury załatwiania spraw - w formie ustnej i pisemnej
procedura załatwiania spraw pracowniczych
zasady obiegu dokumentów wewnątrz-firmowych
zasady obiegu dokumentów zewnętrznych
zasady obiegu akt jawnych i niejawnych
zapoznanie z wybranymi przepisami Ustawy o Ochronie Danych Osobowych z dnia 29.08.1997r. (Dz. U. NR 133 poz. 883).
zasady i procedury załatwiania spraw odręcznych i terminowych
zarządzanie zespołem oraz rozdział obowiązków wśród podległych pracowników kancelarii

3/ Korespondencja elektroniczna i firmowa.

rodzaje dokumentów
przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie korespondencji
rozdzielanie i doręczanie korespondencji
przeglądanie i przydzielanie korespondencji
wysyłanie i doręczanie dokumentów jawnych i niejawnych
przyjmowanie i doręczanie korespondencji elektronicznej
rola korespondencji elektronicznej w działalności firmy
prowadzenie korespondencji firmowej jako forma marketingu i reklamy wizerunku firmy na zewnątrz.
tworzenie bazy dostawców i kontrahentów na podstawie przyjmowanej korespondencji.
ustawa o podpisie elektronicznym (Dz. U. z dnia 15 listopada 2001 r.)
uprawnienia do podpisu dokumentacji firmowej i pism, zasady przenoszenia uprawnień do podpisu.

4/Tworzenie i przechowywanie dokumentów biurowych,

rodzaje pism i zasady ich tworzenia
rodzaje dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych firmy
zasady sporządzania raportów i stenogramów spotkań do celów formalnych i wewnętrznych firmy
sporządzanie notatek służbowych
zasady rejestracji informacji w formie elektronicznej i multimedialnej; zasady ich archiwizacji.
zasady tworzenia i wysyłania dokumentacji seryjnej
przepisy ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144 z 9 września 2002 r., poz. 1204),

5/Przechowywanie akt i klasyfikacja archiwalna.

Zapoznanie się z wybranymi przepisami Ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002r., Nr 171, poz.1396 z późn. zm.) oraz zapoznanie się przepisami wykonawczymi do w/w ustawy dot. archiwizowania i brakowania dokumentacji

Dzień II

1/Organizacja zebrań, konferencji, spotkań.

klasyfikacja spotkań biznesowych z uwagi na cel i charakter spotkania
ogólne zasady organizacji i planowania spotkań biznesowych
spotkania jawne i poufne - różnice organizacyjne
organizacja spotkań/zebrań wewnętrznych
organizacja spotkań dla gości w firmie
organizacja spotkań zewnętrznych - tzw małych i dużych
organizacja spotkań wyjazdowych
organizacja konferencji promujących firmę i jej produkty
wizerunek i rola recepcji/sekretariatu podczas wizyty gości w firmie
udział pracowników w spotkaniach - zasady savoir-vivre oraz polityka prywatności i bezpieczeństwa informacji

2/Podróż służbowa krajowa i zagraniczna - zasady organizacji, rozliczenia

ogólne zasady organizacji wyjazdów służbowych
zasady planowania wyjazdów służbowych
rola i zadania sekretariatu w trakcie wyjazdów służbowych
rola i zadania sekretariatu w czasie nieobecności kadry zarządzającej w przedsiębiorstwie.
zasady finansowania i rozliczania wyjazdów służbowych.

3/Zasady planowania i organizacji pracy

ogólne zasady planowania i organizacji pracy sekretariatu
planowanie i realizacja powierzonych projektów
Planowanie własnych zadań w tle planu szefa - uczestnictwo w planowaniu zadań szefa.
Zasady współpracy wynikające z zakresu odpowiedzialności pracownika

4/Zarządzanie czasem, zadaniami

ogólne zasady zarządzania czasem
zasady tworzenia harmonogramów pracy sekretariatu
ogólny podział zadań z uwagi na charakter projektu
delegowanie zadań projektowych
koordynacja projektu i zarządzanie stworzonym zespołem
kierowanie, motywowanie oraz ewaluacja zadań projektowych

5/Etyka pracy sekretariatu

zasady współpracy w grupie zawodowej
zasady savoir-vivre oraz polityka prywatności i bezpieczeństwa informacji
zasady formalno-prawne i etyczne tajemnicy służbowej
zasady w relacjach społecznych sekretarki z kadrą zarządzającą
zasady w relacjach społecznych sekretarki z pracownikami innych działów

Dzień III

1/Efektywna współpraca z szefem i osobami strategicznymi w firmie.

zasady współpracy, wzajemnych wymagań i oczekiwań,
zasady działania w tle osób decyzyjnych w przedsiębiorstwie;
wyznaczanie granic odpowiedzialności, definiowanie zakresu obowiązków i podejmowania decyzji;
czynniki budujące autorytet własny,
czynniki budujące autorytet szefa,

2/Budowanie wizerunku profesjonalisty

społeczne i psychologiczne miejsce pracowników sekretariatu w szeregach organizacyjnych przedsiębiorstwa
społeczne i psychologiczne podstawy efektywnej kooperacji z kadrą pracowniczą innych działów przedsiębiorstwa.
budowanie właściwego wizerunku firmy w kontakcie z klientami,
budowanie wiarygodności i zaufania w relacji z klientami zewnętrznymi i wewnętrznymi,
wyznaczanie własnych granic psychologicznych i społecznych
tworzenie wizerunku współpracy z nastawieniem na rozwiązanie problemu.

3/Komunikacja interpersonalna:

Zasady efektywnej komunikacji,
Czynniki sprzyjające efektywnej komunikacji oraz czynniki skutecznie ją blokujące.
Analiza osobistego stylu komunikowania się i jego wpływu na budowanie relacji zawodowych.
Trening umiejętności klarownego i wiarygodnego wyrażania swoich przekonań, oczekiwań i opinii.
Wykorzystywanie narzędzi skutecznego kierowania rozmową.
Informacja zwrotna jako narzędzia podnoszącego efektywność pracy.

4/ Specyficzne elementy komunikacji werbalnej

Podstawowe narzędzia komunikacyjne: parafraza, zadawanie pytań, komunikat JA.
Sposoby udzielania jasnych, uczciwych i nieurażających komunikatów.
Komunikowanie się w zespole - techniki jednoznacznego wyrażania opinii i oczekiwań.
Granice ekspresywności i otwartości w relacjach zawodowych.
dobór stylów językowych do sytuacji jako element etykiety zawodowej i protokołu
dyplomatycznego.

5/specyfika komunikacji niewerbalnej

emocje jako determinanty jakości kontaktów interpersonalnych
rola potrzeb w strukturach decyzyjnych człowieka
budowanie światopoglądu i ocen w kontaktach międzyludzkich
wykorzystanie indywidualnych kompetencji osobowościowych w tworzeniu profesjonalnej postawy zawodowej.

6/Specyfika rozmowy telefonicznej.

rola rozmów telefonicznych w prowadzeniu działań biznesowych
rodzaje rozmów telefonicznych
etapy rozmowy telefonicznej
profesjonalny dobór technik głosowych w rozmowie przez telefon
umiejętności aktywnego słuchania
rola komunikacji niewerbalnej w rozmowie telefonicznej
strategie wywierania wpływu na Klienta,
Typologia Klienta,
budowanie właściwego wizerunku firmy w rozmowie przez telefon

7/Trudne sytuacje w sekretariacie.

sposoby reakcji człowieka w sytuacji zagrożenia
lęk jako mechanizm determinujący postrzeganie, oceny i decyzje człowieka, strategie jego pokonywania
budowanie relacji bezpiecznych w oparciu o procesy przywiązania w kontaktach zawodowych
metody i techniki autoregulacji emocji
rola postawy profesjonalisty w budowaniu relacji partnerskich
psychologiczne typy postrzegania siebie i własnych kompetencji - diagnoza predyspozycji osobistych.

8/Skuteczna walka ze stresem.

wpływ pracy zawodowej na jakość życia
ekspozycja pierwotna i ekspozycja wtórna na zagrożenie
mechanizmy homeostazy oraz jej rola w życiu człowieka
komponenty stresu - profilaktyka i redukcja ich następstw
fazy stresu zawodowego
podstawowe elementy redukujące negatywne napięcie emocjonalne - strategie radzenia sobie ze stresem.

Dzień IV

1/Wizerunek asystentki/sekretarki.

wizerunek sekretarki a wizerunek firmy
sekretarka jako wizytówka przedsiębiorstwa (stanowisko reprezentacyjne)
budowanie własnego wizerunku jako profesjonalisty
priorytety wizerunku asystentki - wielozadaniowość roli
cechy charakterystyczne wizerunku pracowników sekretariatu.

2/Etykieta biznesu

elementy stroju profesjonalnej sekretarki
Precedencja towarzyska w pracy
zasady powitania w pracy
etykieta w zadaniach pracowników sekretariatu
etykieta zachowań w gabinecie szefa
zasady prawidłowego serwowania poczęstunku
savoir vivre spożywania posiłków w pracy
Precedencja w samochodzie służbowym
przedstawianie innych osób
przedstawianie siebie i wymiana wizytówek
korzystanie z telefonu komórkowego w towarzystwie

3/podstawy stylistyki

Teoria barw, analiza kolorystyczna, indywidualny dobór kolorów
kompozycja i jej zastosowanie - metody tworzenia

4/stylizacja

określenie typu urody i sylwetki,
dobór fryzury, ubioru
korekcja stylu, figury, twarzy,
zastosowanie dodatków, biżuterii.
dobór fasonu do kształtu twarzy

5/dresscode, czyli strój na każdą okazję - zasady doboru

Black tie (strój wieczorowy, semi formal, tuxedo, dinner jacket, cravat noire)
Black tie optional lub black tie invited
Creative black tie
White tie (uroczysty strój wieczorowy, full dress, tail coat, cravat blanche)
Business dress (informal attire, business attire, lounge suit, ubranie wyjściowe, strój nieformalny)
business casual
Dress casual, smart casual
Active attire (sportswear attire, activewear)
inne okazje

zajęcia odbywać się będą w godzinach porannych

dzień 1. 09:00-16:00 wykład połączony z ćwiczeniami
dzień 2 09:00-16:00 trening połączony z dyskusją
dzień 3. 09:00-16:00 trening połączony z dyskusją

dzień 4. 09:00-16:00 trening połączony z dyskusją

W trakcie zajęć przewidziane są dwie przerwy kawowe z poczęstunkiem dla uczestników. Pozostała ilość przerw jest zależna od potrzeb słuchaczy i dynamiki pracy grupy.

metodologia

Jako trenerzy i coacherzy preferujemy formę interaktywną prowadzania zajęć. Tak w trakcie wykładów, które są sprowadzane do minimum jak i w części warsztatowej. Dobór metod pracy jest zawsze dobierany w sposób elastyczny do specyfiki i potrzeb grupy.
Poza wiedzą merytoryczną otrzymacie Państwo szereg praktycznych przykładów i wskazówek, w zakresie poruszanych zagadnień.

materiały szkoleniowe

Każdy z uczestników otrzyma zestaw materiałów informacyjnych dotyczących poruszanych tematów.
Dodatkowo, po zalogowaniu się na naszej stronie internetowej otrzymacie Państwo stały dostęp do materiałów poszkoleniowych oraz narzędzi wykorzystywanych w trakcie treningów.

certyfikaty

Każda z osób uzyska imienny certyfikat ukończenia szkolenia zawodowego

Miejsce i termin warsztatów

Katowice-Załęże, ul Klimczoka 4/boczna od ul Gliwickiej w pobliżu kina Cinema City

(dojazd tramwajem 20,7,13, autobus linii 70 lub samochodem – A4/skręt na wysokości ul Bocheńskiego w Katowicach oraz Trasa Średnicowa/skręt na wysokości Silesia City Center, PKP stacja Katowice Załęże – na miejscu parking dla klientów)

Kurs prowadzony jest w systemie weekendowym.

1500 zł brutto za osobę

Istnieje możliwość wpłaty w nieoprocentowanych ratach.

promocje cenowe:

w przypadku jednoczesnego zgłoszenia min 3 osób udzielamy 5% rabatu, dla wszystkich zgłoszonych uczestników.

w przypadku jednoczesnego zgłoszenia min 5 osób udzielamy 10% rabatu, dla wszystkich zgłoszonych uczestników.

liczba miejsc ograniczona

W przypadku zainteresowania tą ofertą osób z innych części kraju prosimy o kontakt mailowy w celu ustalenia ewentualnych terminów spotkań. Aplikuj

Zgłoszenia na warsztaty przyjmowane są drogą mailową Aplikuj lub telefonicznie przez osobę prowadzącą zajęcia 511363206

Szczegółowych informacji na temat warsztatów, udziela bezpośrednio osoba prowadząca zajęcia pod nr telefonu podanym w nagłówku strony (511363206) lub mailowo Aplikuj

Nowoczesny sekretariat - szkolenie zawodowe

Katowice

__OBOWIAZKINAZWA__

__OBOWIAZKI__

__WYMAGANIANAZWA__

__WYMAGANIA__

__OFERUJEMYNAZWA__

__OFERUJEMY__

Nowoczesny sekretariat - szkolenie zawodowe

__APLIKUJ__

Nowoczesny sekretariat - szkolenie zawodowe

Oferty wybrane dla Ciebie