Faktura zaliczkowa to jedna z form udokumentowania sprzedaży towaru lub świadczenia usług jeszcze przed całkowitym wykonaniem danej czynności. Jest to pewne zabezpieczenie dla osoby, która się tego podejmuje. Sprawdź, na czym polega wystawianie faktury zaliczkowej i czym różni się od proformy.
Faktura zaliczkowa – co to jest?
Faktura zaliczkowa jest to dokument księgowy wystawiany w przypadku, gdy rozliczenie części należności z tytułu sprzedaży, towaru czy świadczenia usług następuje jeszcze przed całkowitym ich sfinalizowaniem. Taki sposób udokumentowania płatności jest zabezpieczeniem realizacji przedsięwzięcia o szczególnie dużej wartości lub w celu uzyskania częściowych środków przekazanych na pokrycie kosztów realizacji np. dowóz/przyjazd do miejsca wykonywanej usługi czy zakup materiałów itp.
Faktura zaliczkowa jest wystawiana przed rozpoczęciem usługi lub sprzedaży towaru, po otrzymaniu od klienta częściowej lub całkowitej zapłaty. Nie ma obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej w przypadku dostaw energii i niektórych usług. Faktura zaliczkowa powinna zawierać takie same elementy jak zwykła faktura VAT. Rozliczenie faktury zaliczkowej różni się od rozliczenia podatku dochodowego. Obowiązek podatkowy związany z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów powstaje po wystawieniu faktury, a nie po otrzymaniu zaliczki – źródło Encyklopediazarzadzania.pl
Zasady wystawiania faktury zaliczkowej, a także moment powstania obowiązku podatkowego regulują przepisy Ustawy z dn. 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług.
Jaki jest termin wystawienia faktury zaliczkowej?
Zgodnie z art. 106i ust. 2 Ustawy o VAT, fakturę zaliczkową należy wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
Faktura zaliczkowa – co powinno się w niej znajdować?
Według art. 106f ust. 1 Ustawy o VAT faktura zaliczkowa powinna zawierać:
- Datę wystawienia
- Kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w jednoznaczny sposób identyfikuje fakturę
- Imię i nazwisko lub nazwa podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz jego adres
- Numer identyfikacyjny podatnika na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit.a
- Numer identyfikacyjny nabywcy towaru lub usług na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit.b
- Datę otrzymania zapłaty zaliczkowej (o ile data ta różni się od daty wystawienia faktury)
- Otrzymaną kwotę zapłaty
- Kwotę podatku
- Dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usług, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartości zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku
Pamiętaj, że jeśli wystawiałaś/eś więcej niż jedną fakturę zaliczkową, które finalnie obejmują łączną zapłatę za dany towar lub usługę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery swoich poprzednich.
Kiedy nie wystawia się faktury zaliczkowej?
Faktury zaliczkowej nie wystawia się przy udokumentowaniu zaliczek na rzecz:
- Dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
- Świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych
- Wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
- Świadczenia usług związanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych
- Świadczenia usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego
- Świadczenia usług stałej obsługi prawnej i biurowej
- Świadczenia usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia
- Świadczenia usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze
W dodatku otrzymanie zaliczki na powyższe czynności nie powoduje powstania obowiązku podatkowego.
Faktura zaliczkowa a proforma
Faktura proforma to dokument, który nie jest dowodem księgowym. Wystawiana jest kontrahentowi w celu poinformowania go o szczegółach danej transakcji oraz ewentualnych płatnościach, a także przedstawienia oferty zawarcia transakcji, wezwania do zapłaty czy propozycji lub zapowiedzi wystawienia faktury końcowej.
Podstawową różnicą między fakturą zaliczkową a proformą jest to, że faktura zaliczkowa jest księgowana, zgodnie z Ustawą obowiązującą od 1 stycznia 2014 roku o podatku od towarów i usług.
Sprawdź:
Faktura proforma – co to jest i czy zobowiązuje do zapłaty?