Sprawna komunikacja interpersonalna wewnątrz zespołu to jeden z motorów napędowych sprawnie funkcjonującego przedsiębiorstwa. Warto pomyśleć o jej uproszczeniu. Intranet pozwala zebrać wszystkie informacje i dokumenty w jednym miejscu.
Technologia stale się rozwija i idzie do przodu, a wraz z nią pojawiają się nowe rozwiązania biznesowe. Jednym z terminów, który poznajemy, idąc do pierwszej pracy biurowej, jest intranet. Intranet ułatwia komunikację w firmie, organizację zadań i pomaga zaoszczędzić czas. Na czym polega i jak z niego korzystać? Czy jest pozbawiony wad?
Czym jest Intranet?
Intranet jest rozbudowanym systemem przekazywania informacji wewnątrz firmy. Dzięki niemu cała korespondencja między zespołami, przełożonymi i podwładnymi znajduje się w jednym miejscu.
Duże przedsiębiorstwa, zatrudniające tysiące pracowników wykorzystują go do znacznego usprawnienia realizacji działań i obniżenia kosztów prowadzenia biznesu. Trzeba jednak pamiętać, że nie tylko ogromne zakłady pracy czerpią korzyści z używania platformy. Prawdopodobnie działanie tych najmniejszych też ulega znacznej poprawie.
Intranetowe narzędzia mogą pełnić określone funkcje, w zależności od potrzeb i charakteru realizowanych działań:
- Organizacyjna – zainstalowane moduły pozwalają na uproszczenie spraw księgowych i administracyjnych
- Komunikacyjna – czaty, grupy i fora usprawniają przekazywanie informacji wewnątrz zespołu
- Biznesowa – moduły generujące statystyki i raporty oraz narzędzia przeznaczone do ustalania harmonogramu projektów ułatwiają codzienną pracę
- Informacyjna – daje możliwość zebrania wszystkich firmowych informacji i dokumentów w jednym miejscu
Intranet – jak to działa?
Tworzy swojego rodzaju ekosystem pozwalający pracownikom i zespołom projektowym dzielić się informacjami i efektami wykonanej pracy. Przede wszystkim dzięki możliwości udostępniania dokumentów, wspólnej edycji projektów oraz ustalania harmonogramów urlopów.
Ze względu na to, że wszystkie osoby, którym udostępniono platformę, muszą otrzymać odpowiednie uprawnienia – zagrożenie dostania się danych w niepowołane ręce jest minimalne.
Dobrze wykorzystywany Intranet pozwala na wprowadzenie szeregu dodatkowych funkcji pomagających w codziennym funkcjonowaniu zespołu:
- tworzenie grup tematycznych
- organizowanie wspólnych wyjść po godzinach pracy
- promowanie aktywności sportowych lub akcji społecznych
- planowanie urlopów, delegacji czy rezerwacji sal konferencyjnych
Zamawianie wspólnych posiłków i planowanie wyjść integracyjnych pomoże firmie w sprawnym budowaniu employer brandingu.
Szybkie zamieszczanie aktualnych informacji i ułatwione komunikowanie, pozwala oszczędzić mnóstwo czasu, który można wykorzystać w inny sposób. W związku z tym twierdzenie, że platforma służąca komunikacji przełoży się na funkcjonowanie całej firmy, nie wydaje się przesadą. Warto pamiętać, że sprawny obieg informacji to jeden z podstawowych sposobów na przyśpieszenie pracy zespołów.
Jak wdrożyć Intranet? Obecnie wiele firm oferuje platformy gotowe do użycia. Wybór jest na tyle duży, że większość przedsiębiorstw powinna znaleźć coś dla siebie. W innym przypadku można zlecić wykonanie platformy lub aplikacji na zamówienie.
Intranet w pigułce – wady i zalety
Posiadanie wewnętrznej sieci jest godne uwagi i niesie za sobą wiele korzyści. Za wprowadzeniem Intranetu z pewnością przemawiają:
- zdecydowana oszczędność czasu i zwiększona efektywność pracy
- ułatwione segregowanie i odszukiwanie danych
- dostęp do danych, którego nie ogranicza miejsce pobytu
- prostota połączenia z siecią za pomocą sprzętu mobilnego i stacjonarnego
- klarowne i ułatwione przekazywanie informacji wewnątrz przedsiębiorstwa
- pomoc w integrowaniu pracowników w myśl zasad employer brandingu
Czy to oznacza, że platforma jest pozbawiona wad?
To prawda, że jest ich niewiele, ale należy brać je pod uwagę:
- jedna z głównych cech aplikacji to swoboda wypowiedzi, trzeba się liczyć z tym, że ktoś umieści w niej nieprzyjemne wiadomości
- jeżeli wybór padnie na platformę o zbyt skomplikowanym interfejsie, zamiast pomóc, jeszcze bardziej utrudni pracownikom przekazywanie informacji (mogą się do niej zniechęcić)
- w obecnych czasach każdy portal i baza danych są narażone na włamanie lub kradzież informacji. Dlatego niewystarczające zabezpieczenia mogą nieść ze sobą ryzyko.
Przed rozpoczęciem poszukiwania odpowiedniej platformy należy przeanalizować procesy biznesowe, celowość całego przedsięwzięcia, liczbę przyszłych użytkowników oraz ich potrzeby.