Jak wyposażyć biuro dla pracowników? – praktyczny poradnik dla firm

Współczesne biuro powinno odpowiadać na różne potrzeby pracowników i wspierać ich w codziennym wykonywaniu zawodowych obowiązków. Przy jego urządzaniu warto uwzględnić nie tylko liczbę osób, ale również sposób, w jaki pracują. Innych rozwiązań będzie potrzebował kilkuosobowy zespół pracujący w jednym pomieszczeniu, a innych firma zajmująca większą przestrzeń typu open space. Planując wyposażenie biura, trzeba wziąć pod uwagę m.in. liczbę i rodzaj stanowisk pracy, dostępny metraż, miejsce do przechowywania dokumentów i sprzętu oraz dodatkowe strefy, takie jak sala konferencyjna, recepcja czy miejsce odpoczynku.

Jak podejść do zakupu mebli i zaplanować wyposażenie biura, aby dobrze wykorzystać dostępną przestrzeń? Podpowiadamy, od czego zacząć i na jakie meble zwrócić uwagę.

Od czego zacząć planowanie wyposażenia biura?

Zanim zaczniesz wybierać meble, w pierwszej kolejności zaplanuj dostępną przestrzeń i zastanów się, jakie potrzeby ma Twój zespół. Znaczenie ma nie tylko liczba stanowisk, ale również sposób pracy, miejsce na przechowywanie dokumentów i sprzętu oraz dodatkowe strefy. Możesz także skorzystać z pomocy biura projektowego, które zaprojektuje przestrzeń od podstaw. Jeśli jednak planujesz urządzić biuro samodzielnie, warto zwrócić uwagę na kilka podstawowych kwestii:

• Liczba stanowisk – określ, ile osób będzie pracować w biurze i jaką przestrzeń możesz przeznaczyć na każde stanowisko. Samo biurko o wymiarach 120 × 60 cm zajmuje niewiele miejsca, ale w praktyce trzeba uwzględnić również przestrzeń na krzesło, swobodne poruszanie się oraz dodatkowe wyposażenie. Do komfortowej pracy z komputerem warto rozważyć większe biurka, np. 140–160 × 70–80 cm. Jeśli przy stanowisku ma znajdować się kontenerek, należy zarezerwować na niego dodatkowe ok. 40–45 × 50–60 cm. Warto również pozostawić około 90–100 cm wolnej przestrzeni za krzesłem.
• Metraż i układ pomieszczeń – uwzględnij miejsce na biurka, szafy, sprzęt oraz swobodne przejście między nimi. Rozmieszczenie biurek trzeba też dopasować do istniejącej instalacji elektrycznej i sieciowej. W biurach typu open space gniazda często znajdują się w puszkach podłogowych, dlatego ich położenie może bezpośrednio wpływać na możliwy układ stanowisk.
• Sposób pracy zespołu i dodatkowe strefy – pracownicy wykonujący swoje obowiązki głównie przy komputerach będą potrzebować wygodnych, odpowiednio dużych biurek do pracy, które zapewnią miejsce na monitor, dodatkowy sprzęt i dokumenty. Jeśli praca wymaga częstych spotkań i współpracy, warto zaplanować również osobną przestrzeń do rozmów i pracy zespołowej. Może to być niewielka sala konferencyjna, wydzielona strefa ze stołem i krzesłami lub bardziej swobodny chill room, który sprawdzi się również jako miejsce krótkiego odpoczynku.
• Przechowywanie – zaplanuj miejsce na dokumenty, materiały biurowe, sprzęt oraz rzeczy osobiste pracowników. Przy ograniczonym metrażu warto wykorzystać przestrzeń w pionie, np. stosując wysokie szafy i regały. Dobrym rozwiązaniem mogą być również lockery, czyli niewielkie zamykane szafki przeznaczone dla pracowników. Można w nich przechowywać m.in. odzież, plecaki, torby czy rzeczy osobiste, dzięki czemu nie zajmują one miejsca na biurkach i w innych częściach biura.
• Budżet – określ go jeszcze przed wyborem konkretnych produktów. Przy większych biurach warto najpierw rozplanować całą przestrzeń, a dopiero później zamawiać meble. Warto również sprawdzić ofertę kilku firm zajmujących się wyposażaniem biur.

Jakie meble powinny znaleźć się w biurze?

W każdym biurze potrzeby będą nieco inne, ale są meble, bez których trudno wyobrazić sobie dobrze zorganizowaną przestrzeń do pracy.

Biurka dla pracowników

Biurko powinno być dopasowane przede wszystkim do sposobu pracy i dostępnego miejsca. Przy jednym monitorze i niewielkiej liczbie akcesoriów wystarczy standardowy blat 1200 x 600 mm, natomiast przy dwóch ekranach, laptopie, dokumentach czy dodatkowym sprzęcie lepiej sprawdzi się większa powierzchnia robocza np. 1375 x 675 mm. Warto też zwrócić uwagę na ilość miejsca na nogi oraz możliwość wygodnego ustawienia monitora i klawiatury.

W zależności od układu biura można zdecydować się na klasyczne biurka prostokątne lub modele narożne. Wybierając biurko do pracy, warto zwrócić uwagę nie tylko na jego wymiary, ale również możliwość regulacji wysokości. Takie modele pozwalają na zmianę pozycji z siedzącej na stojącą. Istotne są także przepusty i organizery na kable, dzięki którym przewody nie zajmują miejsca na blacie i nie plączą się pod biurkiem.

Kontenerki, szafy i regały

Przy organizacji biura trzeba zadbać nie tylko o stanowiska pracy, ale również o odpowiednią ilość miejsca do przechowywania. Kontenerki umieszczone przy biurkach sprawdzą się do przechowywania dokumentów, przyborów i rzeczy osobistych. Z kolei szafy i regały pozwolą uporządkować segregatory, materiały biurowe, sprzęt czy dokumentację, z której korzysta cały zespół.

Stoły i wyposażenie dodatkowych stref

Poza stanowiskami pracowników warto zaplanować także miejsca przeznaczone do spotkań i wspólnej pracy. W sali konferencyjnej najważniejszy będzie odpowiednio duży stół, jego wielkość powinna odpowiadać liczbie osób, które zwykle biorą udział w spotkaniach. Przy mniejszych zespołach wystarczy kompaktowy stół dla kilku osób, natomiast większe firmy mogą potrzebować stołu mieszczącego kilkanaście osób, z miejscem na podłączenie laptopów i sprzętu do prezentacji.

Ergonomia i komfort pracowników – na co zwrócić uwagę?

Biuro to miejsce, w którym pracownicy spędzają dużą część dnia, dlatego jego wyposażenie powinno zapewniać wygodne warunki do pracy.  Warto zwrócić uwagę przede wszystkim na:

• wysokość biurka – możliwość jej dopasowania pozwala lepiej dostosować stanowisko do wzrostu pracownika, biurka z regulacją wysokości umożliwiają także pracę na stojąco,
• miejsce na nogi – pod blatem powinno być wystarczająco dużo przestrzeni, aby można było swobodnie zmieniać pozycję,
• wielkość blatu – powierzchnia powinna pomieścić monitor, klawiaturę, mysz i najpotrzebniejsze akcesoria bez ograniczania miejsca do pracy,
• ustawienie monitora – ekran powinien znajdować się na wysokości, która pozwala pracować bez ciągłego pochylania głowy,
• organizację kabli – przepusty i uchwyty pomagają utrzymać przewody w porządku i nie dopuszczają do ich plątania się pod biurkiem,
• porządek na stanowisku – odpowiednio dobrane szafki, kontenerki i organizery pozwalają przechowywać rzeczy poza przestrzenią roboczą.

Wyposażenie biura dopasowane do potrzeb firmy

Przy urządzaniu większego biura lista potrzeb szybko się wydłuża. Poza biurkami i krzesłami trzeba często wyposażyć również salę konferencyjną, recepcję, miejsca do przechowywania czy przestrzeń wspólną. W takiej sytuacji wygodniej jest współpracować z jednym dostawcą, który może zająć się większą częścią zamówienia i dopasować wyposażenie do konkretnego układu biura.

ZDESK oferuje m.in. biurka, fotele i krzesła, szafy, regały, kontenerki oraz stoły konferencyjne. W ofercie znajdują się również lady recepcyjne, lockery, sofy, fotele konferencyjne i inne elementy potrzebne przy urządzaniu większych przestrzeni. Firma realizuje także meble na wymiar, w tym wyposażenie gabinetów i przestrzeni typu open space.

W ZDESK możliwe jest również przygotowanie niestandardowych rozwiązań dopasowanych do konkretnej przestrzeni, w tym indywidualnych wymiarów, układów czy kolorystyki. Dzięki temu wyposażenie może zostać dopasowane zarówno do funkcji pomieszczenia, jak i charakteru firmy.

Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy standardowe wymiary nie pasują do pomieszczenia. Nietypowy kształt pokoju, ograniczona przestrzeń albo duża liczba stanowisk mogą wymagać zmiany wymiarów blatów, dodatkowych schowków czy zabudowy dopasowanej do konkretnego miejsca. ZDESK realizuje takie zamówienia indywidualnie, a przy większych projektach oferuje również pomoc w zaplanowaniu wyposażenia, dostawę i montaż. ZDESK obsługuje firmy różnej wielkości oraz instytucje publiczne.

Jak wygląda współpraca z firmą ZDESK?

Przy większym zamówieniu współpraca z ZDESK obejmuje kilka etapów – od określenia potrzeb firmy po dostawę i montaż mebli.

1. Określenie potrzebNa początku firma przedstawia swoje oczekiwania: liczbę stanowisk, wymiary pomieszczeń, preferowaną kolorystykę, materiały czy sposób wykorzystania poszczególnych stref. ZDESK pomaga dobrać meble do dostępnej przestrzeni i charakteru pracy zespołu. Przy projektach wymagających dokładnego rozplanowania biura firma współpracuje również z biurem projektowym.
2. Oferta i wycenaPo ustaleniu szczegółów firma przygotowuje indywidualną ofertę wraz ze szczegółowym opisem zamówienia i wyceną. Na tym etapie ustalany jest również przewidywany czas realizacji.
3. Dostawa i montażPo zaakceptowaniu zamówienia firma przechodzi do jego realizacji. ZDESK zapewnia dostawę, a montaż jest ustalany indywidualnie podczas wcześniejszych konsultacji. W przypadku problemów z zamówieniem lub dostawą dostępna jest również obsługa posprzedażowa.

Podsumowanie – dobrze wyposażone biuro to inwestycja w komfort pracy

Wyposażenie biura warto zacząć od planu, a nie od przypadkowego wyboru mebli. Określ liczbę stanowisk, zmierz pomieszczenia i zdecyduj, gdzie znajdą się miejsca do pracy, spotkań, przechowywania oraz odpoczynku. Dopiero wtedy dobieraj biurka, krzesła, szafy, regały i pozostałe elementy. Przy większej przestrzeni warto również sprawdzić, czy standardowe meble wystarczą, czy lepiej wykorzystać meble wykonywane na wymiar.

Jeśli planujesz urządzenie nowego biura lub zmianę obecnego, współpraca z jednym dostawcą może znacznie uprościć cały proces. ZDESK oferuje wyposażenie stanowisk pracy, sal konferencyjnych i recepcji, a także meble na wymiar. Firma przygotowuje indywidualne wyceny, realizuje zamówienia B2B oraz zapewnia dostawę i, po wcześniejszym ustaleniu, montaż. Dzięki temu nie trzeba osobno organizować zakupu poszczególnych elementów i szukać kilku wykonawców do jednego projektu.

Artykuł sponsorowany