Praca Sekretarka

Praca sekretarki: opis stanowiska

Sekretarka dba o sprawną organizację i funkcjonowanie firmy oraz jest ekspertem w sprawach administracyjnych. Jej obecność – zwłaszcza w dużej korporacji – jest niezbędna, ponieważ to właśnie ona zapewnia prawidłowy przepływ informacji w danym przedsiębiorstwie. Miejscem pracy sekretarki jest najczęściej biuro, ale może to być również np. recepcja. Osoba na tym stanowisku pracuje zwykle na pełny etat (8 godzin dziennie) i jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę.

Ponieważ każdy, kto odwiedza daną firmę, pierwszy kontakt ma właśnie z sekretarką, od osoby na tym stanowisku wymaga się wysokiej kultury osobistej, odpowiedniej prezencji i (najczęściej) eleganckiego stroju. W pracy sekretarki nie chodzi jednak wyłącznie o to, żeby ładnie wyglądać i witać gości. Zakres obowiązków sekretarki jest bardzo szeroki i można śmiało powiedzieć, że gdyby nie ona i czynności, które wykonuje, w niejednej firmie zapanowałby po prostu chaos.

Sekretarka w codziennej pracy posługuje się różnymi urządzeniami biurowymi typu kserokopiarka, skaner, faks czy drukarka. Musi również bardzo dobrze obsługiwać komputer, w tym m.in. pocztę elektroniczną, pakiet MS Office oraz programy do wystawiania faktur.

Obowiązki sekretarki

Do najważniejszych obowiązków sekretarki należą:

• rejestracja i przyjmowanie gości/interesantów;
• prowadzenie firmowego terminarza;
• zapewnienie sprawnego przepływu informacji w firmie;
• udzielanie informacji klientom przychodzącym do firmy;
• odbieranie telefonów i umawianie spotkań;
• obsługa poczty elektronicznej;
• obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
• wysyłanie i odbieranie przesyłek firmowych;
• rezerwacja sali konferencyjnej;
• kontakt z mediami;
• pilnowanie terminowego obiegu dokumentów;
• przygotowywanie korespondencji do wysyłki;
• obsługa i archiwizacja dokumentów firmowych;
• współorganizacja imprez i wyjazdów służbowych;
• współorganizacja szkoleń firmowych;
• monitorowanie stanu zaopatrzenia biura;
• obsługa urządzeń biurowych;
• kompleksowa obsługa pacjentów (w przypadku sekretarki-rejestratorki medycznej);
• udział w spotkaniach i sporządzanie raportów z ich przebiegu.

Jak wygląda praca sekretarki w szkole?

Praca sekretarki w szkolnym sekretariacie wygląda nieco inaczej niż typowy dzień asystentki dyrektora w korporacji. Część obowiązków będzie się oczywiście pokrywać, jednak sprawne funkcjonowanie szkoły wymaga dodatkowych czynności. Są to między innymi:

• obsługa sekretariatu;
• prowadzenie rekrutacji uczniów;
• monitorowanie przebiegu spraw związanych z uczniami i nauczycielami;
• wydawanie legitymacji szkolnych;
• prowadzenie spraw dotyczących ubezpieczeń uczniów;
• przyjmowanie składek ubezpieczenia OC nauczycieli;
• prowadzenie księgi uczniów;
• obsługa komputera;
• pomoc w sprawnym obiegu dokumentacji;
• ewidencja korespondencji przychodzącej;
• wykonywanie prac związanych z ruchem uczniów, np. przeniesieniem do innej klasy czy niepromowaniem do klasy następnej;
• wydawanie zaświadczeń potwierdzających kontynuację nauki.

Jak zostać sekretarką?

Jest kilka dróg, aby zostać sekretarką:

1. Szkoła policealna – roczna lub dwuletnia; kończy się egzaminem zawodowym, który daje uprawnienia nie tylko do pracy jako sekretarka, ale również rejestratorka medyczna lub asystentka.
2. Kurs zawodowy – dzięki niemu dowiesz się, między innymi, jak prowadzić rozmowy telefoniczne z klientami oraz jakie są zasady tworzenia oficjalnej korespondencji; poznasz również takie zagadnienia jak administracja, zarządzanie, psychologia biznesu czy podstawy księgowości.
3. Studia – kierunki, takie jak administracja i zarządzanie, dają absolwentom wiele możliwości i otwierają drzwi do pracy w renomowanych firmach.

Pracodawcy jednak nie zawsze wymagają wyższego wykształcenia. Wszystko zależy od konkretnego stanowiska, polityki firmy i obowiązków sekretarki. Niemniej poziom wykształcenia jest jednym z tych czynników, które mają wpływ na wysokość pensji. Dlatego jeśli chcesz zarabiać godziwe pieniądze, warto potraktować swoją edukację serio.

Predyspozycje do pracy na stanowisku: sekretarka

Sekretarka powinna wyróżniać się doskonałą organizacją pracy, pozytywnym nastawieniem oraz umiejętnością pracy pod presją czasu. Nie bez znaczenia jest również wysoka kultura osobista, odpowiednia prezencja, otwartość i komunikatywność. Osoba na tym stanowisku, chcąc dobrze wykonywać swoje obowiązki, musi być także wielozadaniowa, rzetelna i odpowiedzialna. Przydadzą jej się również takie cechy jak asertywność, punktualność i umiejętność łagodzenia konfliktów.

Gdzie może pracować sekretarka?

Sekretarka może pracować wszędzie tam, gdzie funkcjonuje sekretariat, czyli w takich firmach i przedsiębiorstwach, w których organ zarządzający potrzebuje wsparcia w postaci asystentki. Będą to między innymi koncerny i korporacje, urzędy i instytucje publiczne, szkoły i uczelnie wyższe oraz szpitale i prywatne kliniki. Sekretarka może znaleźć zatrudnienie w wielu gałęziach przemysłu, handlu i usług zarówno w dużych, jak i nieco mniejszych firmach.

Praca sekretarki – wymagania pracodawców

Pracodawcy od kandydatek na sekretarkę wymagają odpowiedniego przygotowania do zawodu. W zależności od branży może być konieczne wykształcenie wyższe lub wykształcenie średnie. W placówkach takich jak przychodnie, urzędy czy szkoły wymagana jest dodatkowa wiedza, na przykład z podstaw prawa lub zakresu pierwszej pomocy. Poza tym od przyszłych sekretarek oczekuje się umiejętności obsługi urządzeń biurowych (faks, drukarka, ksero itp.) oraz komputera – w tym pakietu MS Office. W dużych firmach i korporacjach wymagana jest także biegła znajomość języka obcego (najczęściej jest to język angielski) oraz posiadanie prawa jazdy.

Sekretarka – zarobki na stanowisku

Jak wynika z Ogólnopolskiego Badania Wynagrodzeń, zarobki sekretarek różnią się w zależności od poziomu stanowiska:

• mediana zarobków młodszej specjalistki wynosi 3630 zł brutto miesięcznie, co w przeliczeniu na kwotę netto (czyli „na rękę”) daje 2785 zł;
• mediana zarobków specjalistki wynosi 3980 zł brutto miesięcznie, co w przeliczeniu na kwotę netto (czyli „na rękę”) daje 3009 zł;
• mediana zarobków starszej specjalistki wynosi 4130 zł brutto miesięcznie, co w przeliczeniu na kwotę netto (czyli „na rękę”) daje 3105 zł.

Portal Wynagrodzenia.pl podaje, że wynagrodzenie sekretarek waha się od 2497 (najniższe zarobki młodszej specjalistki) do 3660 (najwyższe zarobki starszej specjalistki) złotych netto miesięcznie.

Oprócz wynagrodzenia zasadniczego sekretarki mogą liczyć na różne benefity, np.:

• ubezpieczenie na życie i NNW (15% respondentek),
• pożyczki na preferencyjnych warunkach (15% badanych),
• darmowe szkolenia i kursy zawodowe (14% ankietowanych sekretarek).

Oferty pracy dla sekretarek – gdzie ich szukać?

Pracy dla sekretarki najlepiej szukać w Internecie, zwłaszcza na stronie serwisu pracy GoWork.pl. Jest to portal, na którym znajdują się ogłoszenia z całej Polski. Posiada wyszukiwarkę, która umożliwia przefiltrowanie dostępnych ofert pracy pod kątem rodzaju umowy (umowa o pracę, zlecenie, B2B i inne) czy formy etatu (cały etat, część etatu). Tak uściślone wyniki wyszukiwania pozwalają zaoszczędzić czas, ponieważ wyświetlają najbardziej interesujące użytkowników ogłoszenia.

Poza tym warto udać się również do agencji pracy, ponieważ wiele firm szuka sekretarek właśnie za ich pośrednictwem. Inną opcją jest wizyta w lokalnym urzędzie pracy oraz śledzenie strony internetowej instytucji. Najlepiej zresztą działać wielotorowo, ponieważ zwiększa to szansę na rychłe znalezienie zatrudnienia.

Czy warto zostać sekretarką?

Zawód sekretarki/asystentki wiąże się z pewnym prestiżem. Jest to także praca pełna wyzwań, która daje dużo swobody i satysfakcji. Czasami obejmuje podróże służbowe, dzięki czemu pozwala odwiedzić ciekawe miejsca. Do tego zapewnia wiele benefitów, a w przypadku starszych specjalistek łączy się z atrakcyjnym wynagrodzeniem. Jest to jednak praca typowo siedząca, więc nie nadaje się dla tych, którzy stale lubią być w ruchu. Polega również na przyjmowaniu poleceń, co może być trudne dla osób o dominującym charakterze.

Wirtualna sekretarka – kto to taki?

Obecnie coraz popularniejsze staje się stanowisko sekretarki tzw. wirtualnej (lub zdalnej sekretarki/asystentki). Obowiązki na stanowisku sekretarki online są takie same jak w przypadku stacjonarnego zatrudnienia z tą różnicą, że dana osoba wykonuje je z dowolnego miejsca. Komunikacja z pracodawcą i współpracownikami odbywa się w tym wypadku przez telefon, e-maili albo komunikatory firmowe czy przez wideokonferencje. Zdalne sekretarki chętnie zatrudniają małe firmy, które nie korzystają z biura, osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą i freelancerzy. To doskonała praca dla mam, osób niepełnosprawnych czy studentów.