Referencje są ważnym elementem pełnowymiarowego procesu rekrutacji. To jedna z metod weryfikacji i selekcji kandydatów, i zdarza się, że mogą one zaważyć na ostatecznej decyzji złożenia kandydatowi oferty pracy. Czy z wejściem RODO i nowelizacjami w Kodeksie Pracy mamy szansę zgodnie z prawem sprawdzić referencje przyszłego pracownika?
Co to są referencje?
Referencje to opinia o pracowniku. Celem wystawienia referencji jest rekomendacja pracownika następnym pracodawcom. Służą one selekcji pracownika i podczas procesu rekrutacji mogą mieć znaczenie o ostatecznej decyzji. Ponadto, nie zawsze posiadane na piśmie przez kandydata referencje są zgodne z prawdą i wówczas rekruterzy chcą tę wiedzę zweryfikować i potwierdzić. Referencje mogą mieć też charakter telefoniczny.
Referencje dla pracownika. Dlaczego są tak ważne?
Referencje a RODO
Rozporządzenie o ochronie danych osobowych, in RODO, weszło w życie 25.05.2019 i zrobiło niemałe zamieszanie. Przyjrzyjmy się poniższym artykułom:
„art. 22(1a) Kodeksu Pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 730):
§ 1. Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 22(1) § 1 i 3, z wyjątkiem danych osobowych, o których mowa w art. 10 [RODO].
§ 2. Brak zgody, o której mowa w § 1, lub jej wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowani osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę.
§ 3. Przetwarzanie, o którym mowa w § 1, dotyczy danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.”
Z powyższych przepisów prawa wynika, że pracodawcy wolno przetwarzać wyłącznie ściśle określone dane osobowe. Inne dane osobowe z mocy prawa może pozyskiwać wyłącznie na podstawie wynikającej z „czynności o czysto osobistym” charakterze (art. 2 ust. 2 lit. c RODO) osoby starającej się o zatrudnienie. W takim razie nie wolno pracodawcy poprosić o kontakt do osoby w trakcie rozmowy rekrutacyjnej, która może wystawić mu referencje. Nie można tego zrobić bez zgody i wiedzy kandydata do pracy. Ponadto działa to w dwie strony, pracodawcy nie mają prawa posyłać informacji czy opinii za pracownikiem. Jeżeli w takim razie osoba ubiegająca się o zatrudnienie chciałaby skontaktować rekrutującego z „ex-pracodawcą”, musi wziąć pod uwagę, że zostaną udostępnione jego danego osobowe takie jak: imię, nazwisko, numer telefonu czy adres e-mail. Nowy pracodawca, który w toku trwania procesu rekrutacyjnego otrzymuje kontakt w celu wystawienia czy weryfikacji referencji, powinien wypełnić obowiązek informacyjny w pełnym zakresie.
Wobec tego obie strony tzn. sprawdzający referencje i były pracodawca, muszą uważać, aby w trakcie weryfikacji nie przekazywać lub nie pozyskiwać informacji, do których nie są upoważnieni przez pracownika.
Klauzula CV 2020 – aktualna wersja z RODO
RODO a sprawdzanie kandydatów w mediach społecznościowych
Potencjalny pracodawca i działy HR, nie mogą sprawdzać aplikujących o etat na portalach internetowych typu Facebook, Linkedin, Goldenline. Dlaczego? Ponieważ przypadkiem może poznać ich światopogląd i wiele innych prywatnych informacji. Zakazany jest również background screening, czyli prześwietlanie życiorysów.
RODO ma za zadanie chronić nasze dane osobowe, więc to my decydujemy komu je udostępniamy, na jaki okres i w jakim celu.
