Telefon prywatny do celów służbowych używany jest zarówno za zgodą pracownika, jak i pracodawcy. Jednak, czy jest to legalne i zgodne z RODO? Czy pracodawca może rozpowszechniać dane osobowe pracownika bez jego zgody?
Pracownicy bardzo często używają telefonu prywatnego do wykonywania połączeń służbowych. Podstawą takiego użytkowania jest umowa, podpisana przez obydwie strony. Dzięki temu pracownik ma pewność, że otrzyma zwrot poniesionych kosztów na podstawie billingów przeprowadzonych rozmów ze swoimi klientami. Co w przypadku, gdy telefon prywatny do celów służbowych używany jest bez podpisanej umowy z pracownikiem? Czy pracodawca może kontaktować się ze swoim podwładnym, dzwoniąc na jego numer prywatny? Sprawdź rozporządzenie RODO.
Telefon prywatny do celów służbowych – czy to legalne?
Nie każdy pracownik otrzymuje telefon służbowy. Najczęściej wynika to z faktu, że nie jest mu on potrzebny i sam firmowy adres e-mail wystarczy. Natomiast co w przypadku, gdy pracodawca chce skontaktować się ze swoim pracownikiem telefonicznie na jego prywatny numer telefonu? Czy jest to legalne?
Zgodnie z art. 22 [1] § 1 Kodeksu pracy pracodawca może żądać od swojego pracownika ubiegającego się o zatrudnienie podania danych osobowych, takich jak:
- Imię (imiona) i nazwisko
- Datę urodzenia
- Jego dane kontaktowe
- Wykształcenie
- Kwalifikacje zawodowe
- Przebieg dotychczasowego zatrudnienia
Co więcej, paragraf 3 określa, iż pracodawca może również poprosić o podanie numeru PESEL oraz innych, niezbędnych danych osobowych do zweryfikowania wiarygodności i uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
Powyżej wspomniane dane kontaktowe ujęte w § 1 nie określają, jakich dokładnie danych może żądać pracodawca. Nie został wprost ujęty zapis o prywatnym numerze telefonu pracownika. Dlatego może być to prywatny adres e-mail czy adres do korespondencji. Podanie prywatnego numeru telefonu do celów służbowych jest więc całkowicie dobrowolne.
Czy pomimo wyżej wspomnianego rozporządzenia, pracodawca może zadzwonić do pracownika po pracy lub w czasie jego dni wolnych? Sprawdź nasz artykuł na temat telefonu służbowego na urlopie.
Prywatny telefon w pracy: zalety
Używanie prywatnego telefonu do celów służbowych jest bardzo wygodne. Niektórzy nie lubią mieć wielu sprzętów przy sobie, wystarczy im tylko jeden. Dzięki temu mogą lepiej zorganizować swoją pracę. Ponadto, jeśli podpisali umowę z pracodawcą, która zawarła klauzulę o wypłacie kosztów na podstawie billingów przeprowadzonych rozmów, nie muszą obawiać się, że sami z własnej kieszeni, będą musieli opłacić rachunek za połączenia ze swoimi klientami. Jednocześnie może oznaczać to mniejszy stres, ponieważ mimo wszystko sprzęt służbowy wiąże się z odpowiedzialnością, a w wypadku stosowania swojego telefonu, nawet jeśli dojdzie do awarii, to zapłacisz za naprawę swojego telefonu, a nie telefonu pracodawcy.
Prywatny telefon w pracy: wady
Największą wadą prywatnego telefonu w pracy jest trudność w rozdzieleniu życia prywatnego od zawodowego i zachowania porządku w swoich kontaktach telefonicznych i prywatnych wiadomościach SMS. Służbowy telefon w pracy to przede wszystkim bardzo ceniony dodatek do pensji, który najczęściej nie ma limitów rozmów, a pracownik nie ponosi żadnych kosztów związanych z jego użytkowaniem.
Telefon prywatny do celów służbowych a RODO
Według art. 7 RODO osoba, której dane osobowe (w tym numer telefonu) są przetwarzane, może dobrowolnie wyrazić na to swoją zgodę. Pracodawca wymagający używania telefonu prywatnego do celów służbowych powinien jasno i klarownie określić wszystkie cele, do których ma zamiar wykorzystywać jego dane i otrzymać pisemne potwierdzenie od osoby zatrudnionej.
Ważne! Pracodawca, który przetwarza dane osobowe pracownika bez jego zgody, będzie musiał zapłacić odszkodowanie na zasadach ogólnych, lub, jeśli działanie te było spowodowane umyślnie, według Dz. U. z 2018 r. poz. 1000 zacznie podlegać karze grzywny lub karze ograniczenia wolności, albo pozbawienia wolności do lat dwóch.
Prywatny telefon do celów służbowych: umowa
Jeśli pracownik wyrazi zgodę na korzystanie z prywatnej komórki w pracy, musi zostać sporządzona umowa o używanie telefonu prywatnego do celów służbowych pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, w której znajdzie się informacja o zwrocie poniesionych kosztów na podstawie billingów przeprowadzonych rozmów z klientami. Zadaniem pracownika jest udokumentowanie faktu używania przez pracownika prywatnego telefonu do pracy oraz wysokości poniesionych z tym kosztów. W takim celu zatrudniony powinien wystawiać fakturę oraz udostępnić wydruk rozmów telefonicznych przeprowadzonych z danego numeru.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym, zwrot wydatków poniesionych przez pracownika będzie zwolniony z podatku PIT.
Ważne! Umowy nie tworzy pracownik, tylko pracodawca. Do osoby zatrudnionej należy tylko decyzja o jej podpisaniu. Jeżeli szef nie wspomni o żadnym piśmie, tylko na podstawie umowy słownej ustali z podwładnym kwestie użytkowania telefonu prywatnego w celach służbowych, pracownik może nie wyrazić na to swojej zgody.
Jeśli szukasz miejsca, w którym otrzymasz służbowy telefon do swojego wyposażenia pracownika, sprawdź nasze oferty pracy!
