Specjalista

Dodano: 09.01.2020
Specjalista
Ełk
Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Olsztynie

Warmińsko-Mazurski Wojewódzki Konserwator Zabytków poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Specjalista do spraw obsługi sekretariatu
Delegatura w Ełku

Warunki pracy

- praca administracyjno – biurowa w siedzibie Urzędu;
- permanentna obsługa klienta zewnętrznego;
- narzędzia i materiały pracy- komputer, urządzenia biurowe, praca przy komputerze co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (powyżej 4 godzin dziennie);
- ograniczona możliwość poruszania się po budynku – brak windy

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

  • Prowadzenie sekretariatu delegatury w Ełku, w ramach którego prowadzi się rejestr pism przychodzących i wychodzących w postaci systemu elektronicznego obiegu dokumentów (EZD), obsługa centrali telefonicznej i faksu, przygotowanie i wysyłka korespondencji wychodzącej, przyjmowanie interesantów i kierowanie ich do właściwych stanowisk w celu zapewnienia właściwego obiegu korespondencji oraz bieżącej pracy Urzędu
  • Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, tj. sporządzanie list obecności, w tym imiennych kart pracowników, ewidencjonowanie urlopów, godzin nadliczbowych oraz wyjazdów służbowych. Rozliczanie miesięcznych kart eksploatacyjnych pojazdu służbowego
  • Prowadzenie archiwum WUOZ w Olsztynie Delegatura w Ełku zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami, w tym przejmowanie w celu archiwizacji dokumentacji od poszczególnych pracowników, gromadzenie pozostałej dokumentacji i księgozbioru. Prowadzenie teczek obiektów i zespołów, zbioru map, planów zagospodarowania przestrzennego oraz studiów uwarunkowań i kierunków, jak również prowadzenie innej dokumentacji dotyczącej obiektów zabytkowych
  • Prowadzenie ewidencji rozliczeń za usługi pocztowe, w tym załatwianie reklamacji pocztowych
  • Prowadzenie terminarza spotkań Kierownika Delegatury
  • Prowadzenie rejestrów: skarg i wniosków, książki kontroli, wyjść oraz wyjazdów służbowych pracowników Delegatury
  • Aktualizowanie informacji wizualnych w obiekcie Urzędu, znakowanie i dekorowanie budynku Urzędu

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

  • wykształcenie: wyższe
  • doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego w administracji
  • umiejętność udzielania precyzyjnych i prawidłowych informacji przełożonym, współpracownikom, interesantom
  • umiejętność organizowania pracy własnej i stosowania przepisów dotyczących organizacji i zadać Urzędu
  • umiejętność obsługi urządzeń biurowych (komputer, skaner, kserokopiarka, fax)
  • znajomość instrukcji kancelaryjnej – Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
  • Posiadanie obywatelstwa polskiego
  • Korzystanie z pełni praw publicznych
  • Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

  • doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w obszarze sekretariatu lub kancelarii

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

  • CV i list motywacyjny
  • Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
  • Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
  • Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
  • Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
  • Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

  • kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
  • Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
  • oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru

Termin i miejsce składania dokumentów:

  • Dokumenty należy złożyć do: 2020-01-20
  • Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
  • Miejsce składania dokumentów:
    Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Olsztynie; ul. Podwale 1; 10-076 Olsztyn (sekretariat)

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
-Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
-Uprzejmie informujemy kandydatów/kandydatki, że warunkiem spełnienia wymagań formalnych jest nadesłanie
w terminie wszystkich wymaganych dokumentów, w tym: oświadczeń, listu motywacyjnego i życiorysu/CV
zawierających własnoręczny podpis aplikanta oraz datę.
-Oświadczenia kandydatów o treści innej niż wskazana w ogłoszeniu o naborze uznawane będą za nieprawidłowe, a tym samym aplikacje nie będą spełniać wymagań formalnych.
- Lista osób spełniająca wymogi formalne zostanie udostępniona w siedzibie Urzędu oraz w BIP Urzędu na stronie internetowej www.bip.wuoz.olsztyn.pl.
- Oferty niekompletne oraz złożone po terminie (liczy się data wpływu do Urzędu) nie będą rozpatrywane. Oferty należy składać tylko na adres: Wojewódzki Urząd Ochrony Zabytków w Olsztynie – ul. Podwale 1 w Olsztynie (sekretariat).
- Kandydaci/ kandydatki zakwalifikowani do kolejnego etapu naboru zostaną poinformowani telefonicznie lub drogą elektroniczną o terminie jego przeprowadzenia.
- Po zakończeniu rekrutacji oferty odrzucone podlegają komisyjnemu zniszczeniu w ciągu 30 dni od upływu terminu składania ofert.
- Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerem telefonu (89) 521-85-32.