Wyższy Urząd Górniczy w Katowicach

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Sekretarz do spraw obsługi kancelaryjno-biurowej
w Departamencie Ochrony Środowiska i Gospodarki Złożem

Sekretarz

Katowice

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

Kompletuje i przedkłada dokumenty oraz korespondencję do podpisu Dyrektorowi oraz Zastępcom Dyrektora w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów w departamencie.
Rejestruje w systemie informatycznym wpływającą i wychodzącą korespondencję, odbiera na bieżąco pocztę elektroniczną, sporządza propozycje dekretacji i przedkłada je do aprobaty Dyrektorowi oraz Zastępcom Dyrektora Departamentu oraz sporządza standardowe pisma w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów oraz wsparcia bieżącej pracy osób kierownictwa departamentu.
Planuje, organizuje i koordynuje terminarz spotkań, narad i wyjazdów oraz informuje o terminach załatwiania spraw w departamencie w celu wsparcia w bieżącej pracy Dyrektora, Zastępcom Dyrektora oraz pracowników departamentu.
Współpracuje z koordynatorem w procesie przekazywania spraw Departamentu do archiwum zakładowego, w tym przyjmuje od pracowników akta spraw zakończonych, sprawdza je pod kątem poprawności i kompletności i archiwizuje je w celu przekazania do archiwum zakładowego.
Przekazuje informacje od Dyrektora i jego Zastępców współpracując w tym zakresie z sekretarzamib telefonicznie do właściwych merytorycznie pracowników w celu wsparcia bieżącej pracy w Departamencie i Urzędzie.
Redaguje pisma na polecenie Dyrektora Departamentu i przepisuje projekty decyzji w oparciu o dokumenty przedłożone przez Dyrektora, Zastępców Dyrektora lub pracowników Departamentu w celu wsparcia ich realizacji zadań.
Koordynuje proces zaopatrzenia w materiały biurowe, w tym zamawia, przyjmuje, rozdziela materiały biurowe dla pracowników Departamentu w celu zapewnienia jego prawidłowego funkcjonowania.
Kontroluje prawidłowości wniesionych opłat skarbowych oraz sporządza kwartalne sprawozdania w celu realizacji zadań ustawowych w tym zakresie.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego w zakresie obsługi sekretariatu

Ogólna znajomość ustawy o służbie cywilnej
Ogólna wiedza o funkcjonowaniu administracji publicznej
Dobra znajomość zasad obiegu korespondencji w administracji publicznej
Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zakresie archiwizacji akt
Umiejętność obsługi komputera w zakresie edytora tekstu oraz arkusza kalkulacyjnego
Umiejętność obsługi poczty elektronicznej i Internetu
Skuteczna komunikacja
Rzetelność i terminowość
Umiejętność współpracy
Organizacja pracy własnej
Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

Wykształcenie średnie - administracyjno-biurowe
Przeszkolenie z obsługi kancelaryjnej

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

CV i list motywacyjny
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych dla celów naboru
Oświadczenie o posiadanym obywatelstwie
W przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego - kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej
Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
Kopia dokumentu potwierdzającego przeszkolenie z obsługi kancelaryjnej

Termin i miejsce składania dokumentów:

Dokumenty należy złożyć do: 2023-01-09
Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Wyższy Urząd Górniczy
ul. Ks, J. Poniatowskiego 31
40-055 Katowice

Warunki pracy

1. Charakter stanowiska :

duże obciążenie narządu wzroku związane z pracą przy monitorach komputerowych
częsty i bezpośredni kontakt z klientem zewnętrznym

2. Sposób wykonywania zadań:

praca przy komputerze w pozycji siedzącej wymagająca wysiłku statycznego
wysiłek fizyczny związany z przemieszczaniem akt i dokumentacji, w tym umieszczonych w szafach z koniecznością użycia drabiny

W budynku znajdują się między innymi: udogodnienia dla osób niewidomych i słabowidzących - kontrastowe oznakowania, beacon systemu YourWay, oznakowania pomieszczeń z możliwością głosowego odczytu, dla osób mających problemy ze słuchem - przenośna pętla indukcyjna, można również skorzystać z usługi tłumacza polskiego języka migowego online.

Wejście do budynku oraz komunikacja pomiędzy kondygnacjami, odbywa się wyłącznie po schodach, brak udogodnień dla osób mających trudności w poruszaniu się, szczególnie dla osób poruszających się na wózkach.

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
- stanowisko pracy mogą ubiegać się również osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, zgodnie z przepisami art. 5 ustawy o służbie cywilnej

Aplikuj

Sekretarz

Oferty wybrane dla Ciebie