Samodzielny referent
Słupsk
Archiwum Państwowe w Koszalinie

Dyrektor poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Samodzielny referent do spraw prowadzenia kancelarii i registratury oraz spraw administracyjno - gospodarczych Oddziału w Słupsku
Oddział w Słupsku

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
Praca na stanowisku wyposażonym w monitor ekranowy, biurowa, siedząca

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Praca w siedzibie Archiwum, na parterze budynku
Brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających prace osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym.
W budynku brak wind, tylko podjazd dla osób niepełnosprawnych przy wejściu z tyłu budynku.
Możliwość narażenia na czynniki biologiczne: grzyby, roztocza kurzu domowego.

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

  • Prowadzenie kancelarii i registratury Oddziału w Słupsku w systemie tradycyjnym i EZD oraz filii archiwum zakładowego w celu zapewnienia płynności pracy urzędu
  • Przyjmowanie interesantów, udzielania im informacji osobistych i telefonicznych o zasobie Archiwum, zasadach jego udostępniania, a także o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej zlikwidowanych pracodawców, a w razie potrzeby kierowanie ich do innych pracowników w celu zaspokojenia ich potrzeb
  • Kompletowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów w Archiwum
  • Prowadzenie spraw administracyjno-gospodarczych Oddziału w Słupsku, w tym dokonywanie niezbędnych zakupów np. materiałów biurowych, środków czystości w celu zapewnienia sprawnego działania Oddziału
  • Współudział w realizacji spraw dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony przeciwpożarowej Oddziału w Słupsku w celu zapewnienia właściwej realizacji zadań określonych w statucie i regulaminie organizacyjnym Oddziału
  • Współudział w realizacji zadań związanych z ochroną obiektu Oddziału w Słupsku w celu zabezpieczenia obiektu przed włamaniem i pożarem
  • Pomoc i wspieranie realizacji zadań stanowisk merytorycznych, w tym zadań związanych z opracowaniem, ewidencją, udostępnianiem, zabezpieczaniem, digitalizacją i popularyzacją zasobu
  • Obsługa wydarzeń, uroczystości i gości oraz pomieszczeń socjalnych Archiwum w celu zapewnienia obsługi administracyjnej Archiwum

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

  • wykształcenie: średnie
  • doświadczenie zawodowe/staż pracy: 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w obszarze związanym z administracją
  • Biegła obsługa urządzeń biurowych (centralka telefoniczna, fax, drukarka, skaner, kserokopiarka)
  • Biegła obsługa biurowych programów komputerowych w środowisku Windows, poczty elektronicznej, internetu
  • Znajomość przepisów kancelaryjnych i archiwalnych
  • Wysoka kultura osobista
  • Komunikatywność
  • Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
  • Korzystanie z pełni praw publicznych
  • Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

  • doświadczenie zawodowe/staż pracy: 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w prowadzeniu kancelarii
  • wykształcenie: wyższe z zakresu administracji, historii lub archiwistyki
  • Znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym
  • Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
  • Umiejętność stosowania przepisów kancelaryjno-archiwalnych
  • Umiejętność pracy w zespole
  • Odporność na stres
  • Znajomość zasad finansów publicznych
  • Obsługa baz danych prowadzonych w archiwach państwowych
  • Znajomość obsługi systemów teleinformatycznych

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

  • CV i list motywacyjny
  • Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
  • Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
  • Oświadczenie o posiadanym obywatelstwie albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadane obywatelstwo
  • W przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego - kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej
  • Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
  • Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
  • Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

  • kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
  • Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
  • Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

Termin i miejsce składania dokumentów:

  • Dokumenty należy złożyć do: 2019-03-15
  • Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
  • Miejsce składania dokumentów:
    Archiwum Państwowe w Koszalinie
    ul. M. Skłodowskiej-Curie 2
    75-950 Koszalin

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
- stanowisko pracy mogą ubiegać się również osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, zgodnie z przepisami art. 5 ustawy o służbie cywilnej
Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data złożenia oferty w siedzibie Archiwum lub data stempla pocztowego).
Oświadczenia muszą być podpisane własnoręcznie.
Planowane techniki i metody naboru:
-I etap: weryfikacja formalna ofert,
- II etap: test wiedzy, rozmowa kwalifikacyjna.
Kandydaci zakwalifikowani do kolejnego etapu zostaną powiadomieni o terminie postępowania kwalifikacyjnego telefoniczne lub za pomocą poczty elektronicznej.
Kandydaci niezakwalifikowani zostaną powiadomieni mailowo.

Uwaga! Weryfikacja spełniania przez kandydatów wymagań formalnych dokonana zostanie na podstawie dokumentów wymienionych w części „wymagane dokumenty i oświadczenia”. W związku z tym podkreślamy, że kompletne aplikacje to takie, które zawierają wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia.

Oferty odrzucone zostaną komisyjnie zniszczone.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 94 317 03 60; 94 341 87 28.
Wynagrodzenie zasadnicze brutto: 2 250 zł/mies. (+ dodatek stażowy)

Samodzielny referent

Słupsk

BIP Kancelarii Prezesa Rady Ministrów Służba Cywilna