Referent
Katowice
Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
Referent do spraw obsługi sekretariatu Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców
w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców

Warunki pracy

Kontakty zewnętrzne z klientami indywidualnymi oraz pracownikami urzędów administracji rządowej w celu udzielania informacji, skierowania do pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie danej sprawy, pracownicy sekretariatów jednostek samorządu terytorialnego w celu przekazania informacji, łączenia rozmów. Praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera (praca przy monitorze powyżej 4 godzin dziennie) oraz urządzeń biurowych. Stanowisko pracy zlokalizowane jest w pokoju biurowym na II piętrze budynku. Budynek wyposażony jest w windy osobowe oraz pomieszczenia sanitarne dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. Wejście do Urzędu wyposażone w podjazd.

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

  • Prowadzenie obsługi kancelaryjnej Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców w celu ewidencjonowania korespondencji („wpływającej” i „wychodzącej”) oraz zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów w Wydziale.
  • Obsługa sekretariatu Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców w celu wsparcia pracy dyrektora i zastępcy dyrektora wydziału.
  • Udzielanie informacji klientom (obsługa bezpośrednia i telefoniczna) załatwiającym sprawy w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców celem dostarczenia im pożądanych danych lub skierowania do pracownika odpowiedzialnego za realizację danego zadania.
  • Przygotowywanie zapotrzebowania na sprzęt biurowy i materiały biurowe w celu zapewnienia właściwych warunków do wykonywania pracy przez osoby zatrudnione w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców.
  • Obsługa poczty elektronicznej w celu zapewnienia poprawności i terminowości udzielania odpowiedzi na zapytania kierowane przez klientów do Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

  • wykształcenie: średnie
  • doświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok doświadczenia zawodowego w pracy biurowej
  • znajomość rozporządzenia PRM w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
  • znajomość Statutu i Regulaminu Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach
  • znajomość ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie
  • umiejętność obsługi komputera (pakiet Office) na poziomie podstawowym
  • organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów
  • komunikacja
  • współpraca
  • Posiadanie obywatelstwa polskiego
  • Korzystanie z pełni praw publicznych
  • Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

  • doświadczenie zawodowe/staż pracy: 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w administracji publicznej
  • znajomość języków obcych: język angielski na poziomie komunikatywnym
  • znajomość ustawy o służbie cywilnej w zakresie statusu członka korpusu służby cywilnej
  • orientacja na klienta
  • radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

  • CV i list motywacyjny
  • Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
  • Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
  • Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
  • Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
  • Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

  • kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
  • Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
  • oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru na stanowisko referenta ds. obsługi sekretariatu Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców

Termin i miejsce składania dokumentów:

  • Dokumenty należy złożyć do: 2019-02-26
  • Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
  • Miejsce składania dokumentów:
    Śląski Urząd Wojewódzki
    Biuro Obsługi Klienta
    ul. Jagiellońska 25, pokój 161, parter
    40 - 032 Katowice z dopiskiem "Oferta pracy – referent ds. obsługi sekretariatu Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców”

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
Wzory oświadczeń oraz zgoda na przetwarzanie danych osobowych wymaganych przy składaniu dokumentów aplikacyjnych znajdują się na stronie internetowej Urzędu: bip.katowice.uw.gov.pl, w zakładce ,,Praca ŚUW” oraz w linku pod ogłoszeniem. Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data stempla pocztowego/ data osobistego dostarczenia oferty do Urzędu).
Informacja o zakwalifikowaniu kandydatek/kandydatów do kolejnego etapu naboru oraz o metodach i technikach stosowanych na danym etapie będzie przekazywana kandydatkom/kandydatom przez pracowników Biura Organizacyjno-Budżetowego drogą telefoniczną lub – w razie niemożności skontaktowania się w ten sposób – drogą elektroniczną (e – mail).
Informację o niezakwalifikowaniu się do kolejnego etapu naboru, każda kandydatka/każdy kandydat może pozyskać drogą telefoniczną.
Oferty kandydatów będą przechowywane nie dłużej niż przez okres 3 miesięcy od daty zatrudnienia wybranego kandydata w naborze. W okresie tym osoby, które brały udział w procedurze naboru mają prawo ich odbioru. Po upływie ww. okresu złożone dokumenty aplikacyjne będą niszczone.
Zachęcamy osoby niepełnosprawne do składania ofert. Nasz Urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
Dodatkowe informacje, w tym o wysokości proponowanego wynagrodzenia, można uzyskać pod numerami telefonów: 32 20-77-246 lub 32 20-77-796. Planowany termin zatrudnienia: marzec/ kwiecień 2019 r.

Referent

Katowice

BIP Kancelarii Prezesa Rady Ministrów Służba Cywilna