{"id":63199,"date":"2025-07-30T11:21:53","date_gmt":"2025-07-30T09:21:53","guid":{"rendered":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/?p=63199"},"modified":"2025-07-30T11:21:55","modified_gmt":"2025-07-30T09:21:55","slug":"38-jak-prowadzic-akta-osobowe-pracownikow-aktualne-zasady-i-praktyczne-wskazowki","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/38-jak-prowadzic-akta-osobowe-pracownikow-aktualne-zasady-i-praktyczne-wskazowki\/","title":{"rendered":"Jak prowadzi\u0107 akta osobowe pracownik\u00f3w \u2013 aktualne zasady i praktyczne wskaz\u00f3wki"},"content":{"rendered":"\n<p><strong>Akta osobowe<\/strong> s\u0105 podstawowym elementem dokumentacji pracowniczej, kt\u00f3re ka\u017cdy pracodawca ma obowi\u0105zek prowadzi\u0107 zgodnie z przepisami prawa pracy. Od ich prawid\u0142owego uporz\u0105dkowania zale\u017cy nie tylko porz\u0105dek organizacyjny firmy, ale te\u017c bezpiecze\u0144stwo prawne w przypadku kontroli z PIP, ZUS czy post\u0119powa\u0144 s\u0105dowych. W artykule przedstawiamy, jak prowadzi\u0107 akta osobowe pracownik\u00f3w zgodnie z aktualnym stanem prawnym, jakie zmiany wprowadzi\u0142y nowe rozporz\u0105dzenia i na co nale\u017cy zwr\u00f3ci\u0107 szczeg\u00f3ln\u0105 uwag\u0119 przy ich archiwizacji.<\/p>\n\n\n\n<h2>Co zawieraj\u0105 akta osobowe pracownika i jak s\u0105 zorganizowane?<\/h2>\n\n\n\n<p>Akta osobowe pracownika s\u0105 cz\u0119\u015bci\u0105 szerszego zbioru, jakim jest dokumentacja pracownicza, obejmuj\u0105ca wszystkie informacje zwi\u0105zane ze stosunkiem pracy. Od 2019 roku obowi\u0105zuje nowa struktura akt osobowych, podzielona na cztery cz\u0119\u015bci:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Cz\u0119\u015b\u0107 A<\/strong> \u2013 dokumenty zwi\u0105zane z ubieganiem si\u0119 o zatrudnienie, np. CV, kwestionariusz osobowy, \u015bwiadectwa pracy.<\/li><li><strong>Cz\u0119\u015b\u0107 B<\/strong> \u2013 dokumenty dotycz\u0105ce nawi\u0105zania i przebiegu stosunku pracy, takie jak umowa o prac\u0119, zakres obowi\u0105zk\u00f3w, potwierdzenia szkole\u0144 BHP.<\/li><li><strong>Cz\u0119\u015b\u0107 C<\/strong> \u2013 dokumenty zwi\u0105zane z <strong>odpowiedzialno\u015bci\u0105 porz\u0105dkow\u0105 pracownika<\/strong>, np. nagany, upomnienia, a tak\u017ce pisma dotycz\u0105ce <strong>przyznania nagrody<\/strong>.<\/li><li><strong>Cz\u0119\u015b\u0107 D<\/strong> \u2013 dokumenty zwi\u0105zane z <strong>kontrol\u0105 trze\u017awo\u015bci pracownika przeprowadzonej<\/strong> lub obecno\u015bci\u0105 w jego <strong>organizmie \u015brodk\u00f3w dzia\u0142aj\u0105cych podobnie do alkoholu<\/strong>.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Struktura ta zosta\u0142a szczeg\u00f3\u0142owo okre\u015blona w rozporz\u0105dzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej, kt\u00f3re zobowi\u0105zuje pracodawc\u0119 do prowadzenia akt w spos\u00f3b uporz\u0105dkowany, chroni\u0105cy dane osobowe i zapewniaj\u0105cy \u0142atwy dost\u0119p do dokument\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n<h2>Jak d\u0142ugo nale\u017cy przechowywa\u0107 dokumentacj\u0119 pracownicz\u0105?<\/h2>\n\n\n\n<p>Zgodnie z aktualnymi przepisami dotycz\u0105cymi przechowywania dokumentacji pracowniczej, czas archiwizacji zale\u017cy od daty zawarcia umowy o prac\u0119:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>10 lat<\/strong> \u2013 w przypadku pracownik\u00f3w zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r., je\u015bli pracodawca przekaza\u0142 do <a href=\"https:\/\/www.gowork.pl\/poradnik\/prawo-pracy\/zaklad-ubezpieczen-spolecznych-i-jego-funkcje\/\" title=\"\">ZUS<\/a> odpowiednie raporty (m.in. ZUS RIA).<\/li><li><strong>50 lat<\/strong> \u2013 dla um\u00f3w zawartych przed 1 stycznia 1999 r.<\/li><li><strong>10 lat<\/strong> \u2013 je\u015bli zatrudnienie mia\u0142o miejsce mi\u0119dzy 1999 a 2018 r., pod warunkiem dope\u0142nienia obowi\u0105zku raportowania do ZUS.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Po <strong>ustaniu stosunku pracy<\/strong>, dokumenty powinny by\u0107 przechowywane zgodnie z tymi terminami i zabezpieczone przed dost\u0119pem os\u00f3b nieupowa\u017cnionych. Pracodawca mo\u017ce przechowywa\u0107 akta w formie papierowej lub elektronicznej, o ile spe\u0142nione s\u0105 wymogi okre\u015blone w przepisach, np. zapewnienie integralno\u015bci i autentyczno\u015bci danych.<\/p>\n\n\n\n<p>Warto pami\u0119ta\u0107, \u017ce <strong>przechowywanie dokumentacji pracowniczej<\/strong> wi\u0105\u017ce si\u0119 z odpowiedzialno\u015bci\u0105 nie tylko wzgl\u0119dem przepis\u00f3w prawa pracy, ale r\u00f3wnie\u017c przepis\u00f3w o ochronie danych osobowych (RODO).<\/p>\n\n\n\n<h2>Jak prowadzi\u0107 akta osobowe zgodnie z rozporz\u0105dzeniem?<\/h2>\n\n\n\n<p>Rozporz\u0105dzenie Ministra Rodziny i Polityki Spo\u0142ecznej <strong>w sprawie dokumentacji pracowniczej<\/strong> okre\u015bla szczeg\u00f3\u0142owe zasady prowadzenia, przechowywania i udost\u0119pniania akt osobowych. Pracodawca powinien:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>prowadzi\u0107 dokumentacj\u0119 <strong>oddzielnie dla ka\u017cdego pracownika<\/strong>,<\/li><li>chroni\u0107 j\u0105 przed zniszczeniem, utrat\u0105 i dost\u0119pem os\u00f3b nieuprawnionych,<\/li><li>uaktualnia\u0107 akta zgodnie z bie\u017c\u0105cym stanem faktycznym,<\/li><li>archiwizowa\u0107 dokumenty tak\u017ce po <strong>ustaniu stosunku pracy<\/strong>.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Warto te\u017c pami\u0119ta\u0107, \u017ce <strong>pracodawc\u0119 kontroli pracownika<\/strong> w zakresie dokumentacji mo\u017ce dokona\u0107 nie tylko Pa\u0144stwowa Inspekcja Pracy, ale te\u017c ZUS lub urz\u0105d skarbowy. B\u0142\u0119dy w aktach mog\u0105 skutkowa\u0107 konsekwencjami finansowymi lub prawnymi.<\/p>\n\n\n\n<p>W przypadku nowych pracownik\u00f3w zaleca si\u0119 korzystanie z gotowych wzor\u00f3w dokument\u00f3w i checklist, kt\u00f3re u\u0142atwiaj\u0105 zbieranie kompletu dokument\u00f3w. Dzi\u0119ki temu <strong>sprawy zwi\u0105zane ze stosunkiem pracy<\/strong> s\u0105 ewidencjonowane rzetelnie i zgodnie z liter\u0105 prawa.<\/p>\n\n\n\n<h2>Jak dokumentowa\u0107 przebieg zatrudnienia pracownika i inne istotne informacje?<\/h2>\n\n\n\n<p>Dok\u0142adne odnotowanie <strong>przebiegu zatrudnienia pracownika<\/strong> to jeden z fundament\u00f3w poprawnie prowadzonej dokumentacji kadrowej. W aktach osobowych powinny znale\u017a\u0107 si\u0119 wszystkie zmiany dotycz\u0105ce warunk\u00f3w pracy i p\u0142acy \u2013 od <a href=\"https:\/\/www.gowork.pl\/poradnik\/kariera\/awans-zawodowy-jakie-sa-jego-rodzaje-i-jak-o-niego-zapytac\/\" title=\"\">awans\u00f3w<\/a>, przez zmiany stanowiska, po zmiany wymiaru etatu czy przeniesienie do innego dzia\u0142u.<\/p>\n\n\n\n<p>Opr\u00f3cz zmian formalnych, warto dokumentowa\u0107 r\u00f3wnie\u017c:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>urlopy wypoczynkowe i bezp\u0142atne,<\/li><li>nieobecno\u015bci i ich przyczyny,<\/li><li>decyzje o udost\u0119pnieniu <strong>\u015brodk\u00f3w ochrony indywidualnej<\/strong>,<\/li><li>informacje o wszcz\u0119tym <strong>post\u0119powaniu egzekucyjnym<\/strong>, je\u015bli wp\u0142ywaj\u0105 na wyp\u0142at\u0119 wynagrodzenia.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Obecnie coraz cz\u0119\u015bciej spotykan\u0105 praktyk\u0105 jest <strong>wprowadzenie kontroli trze\u017awo\u015bci pracownik\u00f3w<\/strong>, co r\u00f3wnie\u017c wymaga odpowiedniego udokumentowania w cz\u0119\u015bci D akt osobowych. Dotyczy to zar\u00f3wno alkoholu, jak i obecno\u015bci w <strong>organizmie \u015brodk\u00f3w dzia\u0142aj\u0105cych podobnie do alkoholu<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Wszystkie dokumenty powinny by\u0107 opisane w spos\u00f3b umo\u017cliwiaj\u0105cy ich szybkie odnalezienie i identyfikacj\u0119. W razie potrzeby \u2013 np. w procesie rekrutacji wewn\u0119trznej, kontroli urz\u0119dowej czy s\u0105dowej \u2013 stanowi\u0105 one wiarygodny i chroniony zestaw danych o pracowniku.<\/p>\n\n\n\n<h2>Jak dokumentowa\u0107 odpowiedzialno\u015b\u0107 porz\u0105dkow\u0105 i przyznanie nagrody w aktach osobowych?<\/h2>\n\n\n\n<p>W\u0142a\u015bciwe ewidencjonowanie zar\u00f3wno nagan, jak i nagr\u00f3d, stanowi wa\u017cny element prowadzenia akt osobowych. Zgodnie z rozporz\u0105dzeniem w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, wszystkie decyzje dotycz\u0105ce pracownika odpowiedzialno\u015bci porz\u0105dkowej oraz przyznaniem pracownikowi nagrody musz\u0105 zosta\u0107 zapisane w cz\u0119\u015bci C akt osobowych.<\/p>\n\n\n\n<p>Dokumentacja dotycz\u0105ca odpowiedzialno\u015bci porz\u0105dkowej obejmuje:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>odpisy pism o <strong>ukaraniu pracownika<\/strong> (np. nagan\u0105 czy upomnieniem),<\/li><li>informacje o wniesieniu sprzeciwu,<\/li><li>rozstrzygni\u0119cie pracodawcy w sprawie sprzeciwu.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Z kolei nagrody i wyr\u00f3\u017cnienia pracownika r\u00f3wnie\u017c nale\u017cy formalnie udokumentowa\u0107 \u2013 niezale\u017cnie od ich formy (pieni\u0119\u017cne, rzeczowe czy symboliczne). Pismo o przyznaniu nagrody powinno zawiera\u0107 uzasadnienie, dat\u0119 oraz podpis osoby uprawnionej do wydania decyzji. Dobr\u0105 praktyk\u0105 jest r\u00f3wnie\u017c zamieszczenie kopii wniosku lub rekomendacji, kt\u00f3ra stanowi\u0142a podstaw\u0119 przyznania nagrody.<\/p>\n\n\n\n<p>W aktach osobowych nie wolno przechowywa\u0107 dokument\u00f3w bez podstawy prawnej lub wykraczaj\u0105cych poza katalog \u015bci\u015ble okre\u015blony w rozporz\u0105dzeniu. Wszelkie dzia\u0142ania zwi\u0105zane z porz\u0105dkiem organizacyjnym lub karami musz\u0105 wynika\u0107 bezpo\u015brednio z tre\u015bci\u0105 regulaminu pracy, a tak\u017ce by\u0107 zgodne z kodeksem pracy.<\/p>\n\n\n\n<p>Prawid\u0142owo prowadzona cz\u0119\u015b\u0107 C <a href=\"https:\/\/www.gowork.pl\/poradnik\/3\/prawo-pracy\/akta-osobowe-pracownika-kiedy-mozna-je-odebrac-rozporzadzenie\/\" title=\"\">akt osobowych<\/a> stanowi istotny materia\u0142 dowodowy zar\u00f3wno w przypadku ewentualnych spor\u00f3w s\u0105dowych, jak i w razie kontroli z PIP. Z punktu widzenia pracownika \u2013 gwarantuje jawno\u015b\u0107 i mo\u017cliwo\u015b\u0107 odwo\u0142ania si\u0119 od decyzji pracodawcy w spos\u00f3b sformalizowany.<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator\"\/>\n\n\n\n<h2>Prowadzenie dokumentacji w przypadku post\u0119powania egzekucyjnego i spraw spornych<\/h2>\n\n\n\n<p>W praktyce kadrowej nierzadko dochodzi do sytuacji, w kt\u00f3rych pracownik pozostaje stron\u0105 <strong>prowadzonego post\u0119powania egzekucyjnego<\/strong> \u2013 np. dotycz\u0105cego zaj\u0119cia wynagrodzenia przez komornika. Obowi\u0105zkiem pracodawcy jest wtedy nie tylko realizacja nakazu s\u0105du czy komornika, ale r\u00f3wnie\u017c w\u0142a\u015bciwe udokumentowanie tych zdarze\u0144 w aktach osobowych.<\/p>\n\n\n\n<p>Zgodnie z przepisami <strong>w sprawie dokumentacji pracowniczej<\/strong>, tego typu informacje r\u00f3wnie\u017c powinny znale\u017a\u0107 si\u0119 w cz\u0119\u015bci C akt, o ile wp\u0142ywaj\u0105 na realizacj\u0119 obowi\u0105zk\u00f3w pracodawcy wynikaj\u0105cych ze <strong>stosunku pracy<\/strong>. Dotyczy to m.in. decyzji o zaj\u0119ciu wynagrodzenia, pisma z kancelarii komorniczej, korespondencji zwi\u0105zanej z potr\u0105ceniami lub za\u015bwiadcze\u0144 o dochodach pracownika.<\/p>\n\n\n\n<p>Warto r\u00f3wnie\u017c pami\u0119ta\u0107, \u017ce dokumentacja kadrowa mo\u017ce obejmowa\u0107 dane dotycz\u0105ce <strong>spraw zwi\u0105zanych ze stosunkiem pracy<\/strong>, jak np. przebieg post\u0119powania dyscyplinarnego, dzia\u0142ania naprawcze, wnioski pracownika o sprostowanie lub wyja\u015bnienie.<\/p>\n\n\n\n<p>Pracodawca powinien dzia\u0142a\u0107 z zachowaniem neutralno\u015bci i zgodnie z przepisami <strong>o ochronie danych osobowych<\/strong>. Informacje obj\u0119te post\u0119powaniem egzekucyjnym musz\u0105 by\u0107 chronione przed nieupowa\u017cnionym dost\u0119pem, ale jednocze\u015bnie przygotowane do udost\u0119pnienia uprawnionym instytucjom na ich wniosek.<\/p>\n\n\n\n<p>Staranno\u015b\u0107 w zakresie dokumentowania sytuacji konfliktowych oraz <strong>prowadzonego post\u0119powania egzekucyjnego<\/strong> zwi\u0119ksza bezpiecze\u0144stwo prawne firmy. Mo\u017ce r\u00f3wnie\u017c mie\u0107 znaczenie przy rozpatrywaniu wniosk\u00f3w pracowniczych lub ustalaniu uprawnie\u0144 po <strong>dniu ustania stosunku pracy<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator\"\/>\n\n\n\n<h2>Kontrola trze\u017awo\u015bci, \u015brodki dzia\u0142aj\u0105ce podobnie i porz\u0105dek publiczny \u2013 jak to dokumentowa\u0107?<\/h2>\n\n\n\n<p>Od czasu nowelizacji przepis\u00f3w Kodeksu pracy, <strong>kontrola trze\u017awo\u015bci pracownika<\/strong> oraz badanie na obecno\u015b\u0107 w jego organizmie <strong>\u015brodk\u00f3w dzia\u0142aj\u0105cych podobnie do alkoholu<\/strong> sta\u0142y si\u0119 legalne \u2013 o ile wprowadzi\u0142 je pracodawca w spos\u00f3b zgodny z prawem. To jednak rodzi nowe obowi\u0105zki dokumentacyjne w zakresie prowadzenia akt osobowych.<\/p>\n\n\n\n<p>Przede wszystkim, wprowadzenie procedur kontroli powinno by\u0107 jasno opisane w tre\u015bci\u0105 regulaminu pracy lub innym akcie wewn\u0119trznym. Dopiero wtedy pracodawca mo\u017ce przeprowadza\u0107 kontrole prewencyjne lub incydentalne \u2013 np. w sytuacji podejrzenia naruszenia porz\u0105dku publicznego lub <a href=\"https:\/\/www.gowork.pl\/poradnik\/prawo-pracy\/bhp-czy-wiesz-jakie-sa-jego-podstawowe-zasady-w-miejscu-pracy\/\" title=\"\">zasad BHP<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<p>Wszelkie informacje zwi\u0105zane z przeprowadzonymi badaniami \u2013 zar\u00f3wno pozytywne, jak i negatywne wyniki \u2013 nale\u017cy odpowiednio udokumentowa\u0107. Dokumenty te przechowuje si\u0119 w <strong>cz\u0119\u015bci D akt osobowych<\/strong>, z zachowaniem szczeg\u00f3lnej ochrony i ograniczonego dost\u0119pu. Dotyczy to r\u00f3wnie\u017c przypadk\u00f3w, w kt\u00f3rych kontrola trze\u017awo\u015bci doprowadzi\u0142a do <strong>odpowiedzialno\u015bci porz\u0105dkowej pracownika<\/strong>, np. upomnienia, zawieszenia czy rozwi\u0105zania umowy.<\/p>\n\n\n\n<p>Dla pracodawcy istotne jest r\u00f3wnie\u017c to, aby ka\u017cde dzia\u0142anie mia\u0142o potwierdzenie formalne \u2013 raport, protok\u00f3\u0142 z badania, o\u015bwiadczenie pracownika. W przypadku ewentualnego sporu przed s\u0105dem pracy lub inspekcj\u0105, prawid\u0142owo prowadzona dokumentacja jest podstaw\u0105 obrony interesu firmy.<\/p>\n\n\n\n<p>To tak\u017ce sygna\u0142, \u017ce polityka firmy w zakresie bezpiecze\u0144stwa pracy i ochrony interes\u00f3w pracownik\u00f3w prowadzona jest <strong>zgodnie z ustaw\u0105 i zasadami ochrony porz\u0105dku publicznego<\/strong>, co ma coraz wi\u0119ksze znaczenie w ocenie audytor\u00f3w i kontrahent\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p>\u0179r\u00f3d\u0142o zdj\u0119cia: https:\/\/pixabay.com\/pl\/photos\/sieci-vpn-dane-osobowe-streaming-4255473\/<\/p>\n<!-- AddThis Advanced Settings generic via filter on the_content --><!-- AddThis Share Buttons generic via filter on the_content -->","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Akta osobowe s\u0105 podstawowym elementem dokumentacji pracowniczej, kt\u00f3re ka\u017cdy pracodawca ma obowi\u0105zek prowadzi\u0107 zgodnie z przepisami prawa pracy. Od ich prawid\u0142owego uporz\u0105dkowania zale\u017cy nie tylko porz\u0105dek organizacyjny firmy, ale te\u017c bezpiecze\u0144stwo prawne w przypadku kontroli z PIP, ZUS czy post\u0119powa\u0144 s\u0105dowych. W artykule przedstawiamy, jak prowadzi\u0107 akta osobowe pracownik\u00f3w zgodnie z aktualnym stanem prawnym, jakie [&hellip;]<!-- AddThis Advanced Settings generic via filter on get_the_excerpt --><!-- AddThis Share Buttons generic via filter on get_the_excerpt --><\/p>\n","protected":false},"author":38,"featured_media":63200,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[4],"tags":[],"aioseo_notices":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/63199"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/38"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=63199"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/63199\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":63201,"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/63199\/revisions\/63201"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/63200"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=63199"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=63199"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=63199"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}