{"id":39200,"date":"2023-03-24T16:07:55","date_gmt":"2023-03-24T15:07:55","guid":{"rendered":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/?p=39200"},"modified":"2023-03-24T16:07:55","modified_gmt":"2023-03-24T15:07:55","slug":"35-faktura-proforma-co-to-jest-jak-ja-wystawic","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/35-faktura-proforma-co-to-jest-jak-ja-wystawic\/","title":{"rendered":"Faktura proforma – co to jest? Jak j\u0105 wystawi\u0107?"},"content":{"rendered":"\n

Faktura proforma to jeden z cz\u0119\u015bciej spotykanych dokument\u00f3w w obrocie gospodarczym, najcz\u0119\u015bciej w kontaktach biznesowych pomi\u0119dzy dwoma przedsi\u0119biorstwami. Wbrew powszechnej opinii, nie jest to dokument ksi\u0119gowy, stanowi\u0105cy substytut faktury VAT. Faktur\u0119 pro forma wykorzystuje si\u0119 w innych celach i nigdy autonomicznie. O czym trzeba pami\u0119ta\u0107 w tej kwestii?<\/strong><\/p>\n

\"faktura-proforma-co-to\"<\/p>\n

Czym jest faktura proforma i kiedy znajduje swoje zastosowanie? Kto mo\u017ce wystawi\u0107 faktur\u0119 proforma? Jakie elementy musz\u0105 si\u0119 znale\u017a\u0107 na fakturze pro forma? Faktura „proforma”<\/em> czy faktura „pro forma”<\/em> – kt\u00f3re wyra\u017cenie jest poprawne? Czy wystawiaj\u0105c faktur\u0119 proforma nadal musimy wystawi\u0107 zwyk\u0142\u0105 faktur\u0119 VAT? Na te i inne pytania postaramy si\u0119 odpowiedzie\u0107 w niniejszym materiale.<\/p>\n

Faktura proforma – co to jest?<\/h2>\n

Faktura proforma, czy te\u017c, zale\u017cnie od zapisu, „faktura pro forma”, nie jest dokumentem ksi\u0119gowym – st\u0105d jego wystawienie nie rodzi obowi\u0105zku zap\u0142aty wykazanego w nim podatku VAT. Zasadniczo, charakter wystawienia faktury pro forma jest czysto informacyjny,<\/strong> reguluj\u0105c w detalach zobowi\u0105zania \u0142\u0105cz\u0105ce \u015bwiadczeniodawc\u0119 z nabywc\u0105 towaru i us\u0142ugi.<\/p>\n

Faktura pro forma mo\u017ce wymaga\u0107 od odbiorcy towaru lub us\u0142ugi jej uregulowania przed wej\u015bciem w \u017cycie okre\u015blonych dla niej postanowie\u0144. Nabywca mo\u017ce zosta\u0107 zobowi\u0105zany do zap\u0142aty ca\u0142o\u015bci nale\u017cno\u015bci lub jedynie zaliczki, jednak trzeba pami\u0119ta\u0107, \u017ce zaniechanie tego obowi\u0105zku nie rodzi \u017cadnych konsekwencji prawnych czy skarbowych<\/strong> (w przeciwie\u0144stwie do faktury VAT) 0pr\u00f3cz anulowania niedosz\u0142ej transakcji.<\/p>\n

Co dok\u0142adnie oznacza fakt, \u017ce faktura pro forma nie jest dokumentem ksi\u0119gowym? Opr\u00f3cz wskazuj\u0105cego na to charakteru, kt\u00f3ry na \u017cadnej ze stron nie wymusza de facto \u017cadnej akcji, to ponadto nie uwzgl\u0119dnia si\u0119 go w ewidencji ksi\u0119gowej.<\/strong> W\u0142a\u015bciwa faktura VAT z kolei zawsze musi by\u0107 w ewidencji uwzgl\u0119dniona.<\/p>\n

Faktura „proforma” czy faktura „pro forma” – jak si\u0119 pisze?<\/h3>\n

Zanim przejdziemy do dalszej cz\u0119\u015bci tego artyku\u0142u, warto by\u0142oby rozwa\u017cy\u0107 problematyk\u0119 znacznie mniej pal\u0105c\u0105 od natury opisywanego dokumentu – chodzi o zasady pisowni, kt\u00f3re dla wielu przedsi\u0119biorc\u00f3w s\u0105 w tej materii niejasne. Jak zatem nale\u017cy pisa\u0107 – faktura „proforma<\/em>” czy faktura „pro forma<\/em>„?<\/p>\n

Zasadniczo, zgodnie z wszelkimi prawid\u0142ami j\u0119zyka polskiego, poprawn\u0105 form\u0119 stanowi „faktura pro forma<\/em>„.<\/strong> Niemniej, wraz z ewolucj\u0105 j\u0119zyka, wyra\u017cenie „faktura proforma<\/em>„, a wi\u0119c pisane \u0142\u0105cznie, na sta\u0142e zadomowi\u0142o si\u0119 w mowie powszechnej, stanowi\u0105c swego rodzaju nazw\u0119 w\u0142asn\u0105 dla tego rodzaju dokumentu (podczas gdy „faktura pro forma<\/em>” de facto opisuje go przymiotnikowo).<\/p>\n

Bior\u0105c powy\u017csze pod wzgl\u0105d, mo\u017cemy \u015bmia\u0142o uzna\u0107, \u017ce u\u017cycie ka\u017cdej z form b\u0119dzie poprawne<\/strong> – dlatego te\u017c, w niniejszym artykule, by unaoczni\u0107 zachodz\u0105ce w j\u0119zyku polskim zmiany i rozwia\u0107 wszelkie w\u0105tpliwo\u015bci na ten temat, zwrotu „faktura proforma<\/em>” i „faktura pro forma<\/em>” u\u017cywali\u015bmy naprzemiennie.<\/p>\n

<\/p>\n

Faktura pro forma a faktura VAT – r\u00f3\u017cnice<\/h2>\n

Osobom, kt\u00f3re nigdy wcze\u015bniej nie mia\u0142y styczno\u015bci z tego rodzaju dokumentem (a w szczeg\u00f3lno\u015bci pocz\u0105tkuj\u0105cym przedsi\u0119biorcom), mog\u0142oby si\u0119 mylnie wydawa\u0107, \u017ce wystawiaj\u0105c faktur\u0119 pro forma wype\u0142niaj\u0105 swoje obowi\u0105zki wzgl\u0119dem wystawienia faktury VAT.<\/strong> Nic jednak bardziej mylnego.<\/p>\n

Faktura proforma nigdy nie zwalnia z wystawienia faktury VAT. Faktura proforma nie stanowi dowodu ksi\u0119gowego i zar\u00f3wno jej wystawienie, jak i jej otrzymanie, nie wype\u0142nia zobowi\u0105za\u0144 przedsi\u0119biorcy wzgl\u0119dem prawa. Jedynie faktura VAT stanowi dokument ksi\u0119gowy,<\/strong> na podstawie kt\u00f3rego mo\u017cemy rozlicza\u0107 nasze zobowi\u0105zania podatkowe.<\/p>\n

Faktura pro forma – skutki wystawienia<\/h3>\n

Wystawienie faktury pro forma s\u0142u\u017cy przede wszystkim przekazaniu w\u0142a\u015bciwej informacji kontrahentowi, obrazuj\u0105c mu ostateczn\u0105 cen\u0119 towar\u00f3w lub us\u0142ugi, wraz ze sk\u0142adnikami rzeczonej ceny – chodzi tu przede wszystkim o podatek VAT. Mo\u017ce ona r\u00f3wnie\u017c porz\u0105dkowa\u0107 wewn\u0119trzny obieg dokument\u00f3w i operacje finansowe na poziomie przedsi\u0119biorstwa, jak i stanowi\u0107 element budowania pozytywnego PR w oczach klienta.<\/strong> W mniemaniu wielu, wystawienie faktury proforma \u015bwiadczy o rzetelno\u015bci i uczciwo\u015bci przedsi\u0119biorcy.<\/p>\n

Bior\u0105c jednak pod uwag\u0119 fakt, \u017ce faktura proforma nie jest dokumentem definiowanym przez jakiekolwiek przepisy czy regulacje, skutki prawne wystawienia faktury pro forma s\u0105 tak naprawd\u0119 \u017cadne. Nieuiszczenie op\u0142aty wynikaj\u0105cej z dokumentu, mo\u017ce poskutkowa\u0107 jedynie anulowaniem transakcji.<\/strong> Zdarza si\u0119 jednak, \u017ce stosunki ekonomiczne \u0142\u0105cz\u0105ce dwa podmioty s\u0105 dalece bardziej skomplikowane i wystawiona faktura pro forma mo\u017ce by\u0107 nast\u0119pstwem innych powi\u0105za\u0144, b\u0119d\u0105 zapowiedzi\u0105 realnych zobowi\u0105za\u0144 finansowych, wynikaj\u0105cych z innych, bardziej formalnych ustale\u0144.<\/p>\n

Trzeba jednak pami\u0119ta\u0107 o tym, \u017ce bez wzgl\u0119du na wszystko, faktura pro forma nie jest dokumentem ksi\u0119gowym i faktura VAT zawsze b\u0119dzie wymagana.<\/p>\n

<\/p>\n

Wystawienie faktury pro forma – w jakim celu?<\/h2>\n

Jak ju\u017c wykazali\u015bmy wy\u017cej, rola faktury pro forma jest przede wszystkim informacyjna. Ma ona podsumowywa\u0107 dokonywan\u0105 przez obie strony transakcj\u0119, z uwzgl\u0119dnieniem wysoko\u015bci podatku VAT.<\/strong> Najcz\u0119\u015bciej stanowi ona gest grzeczno\u015bciowy wobec kontrahenta (\u015bwiadcz\u0105cy o rzetelno\u015bci i transparentno\u015bci przedsi\u0119biorstwa) lub dokument porz\u0105dkuj\u0105cy wewn\u0119trzn\u0105 ksi\u0119gowo\u015b\u0107, b\u0119d\u0105c jednocze\u015bnie dla klienta przypomnieniem nadchodz\u0105cego rozliczenia.<\/p>\n

W niekt\u00f3rych sytuacjach mo\u017ce ona by\u0107 r\u00f3wnie\u017c odebrana jako oferta handlowa lub nawet wezwanie do zap\u0142aty, je\u017celi inne ustalenia pomi\u0119dzy stronami implikuj\u0105 – przynajmniej w sensie moralnym – konieczno\u015b\u0107 uiszczenia zap\u0142aty.<\/p>\n

Kiedy wystawi\u0107 w\u0142a\u015bciw\u0105 faktur\u0119 VAT?<\/h3>\n

Zwyk\u0142a faktura VAT musi by\u0107 wystawiona zawsze, gdy dochodzi do transakcji mi\u0119dzy dwoma przedsi\u0119biorstwami, lub na \u017cyczenie osoby fizycznej. <\/strong>Wystawiaj\u0105c faktur\u0119 pro forma nale\u017cy pami\u0119ta\u0107, \u017ce jej obecno\u015b\u0107, z uwagi na nieuregulowan\u0105 struktur\u0119 prawn\u0105, w \u017cadnym calu nie modyfikuje sposobu, w jaki nale\u017cy wywi\u0105za\u0107 si\u0119 z niniejszego obowi\u0105zku.<\/p>\n

Faktura VAT powinna by\u0107 zatem przez przedsi\u0119biorc\u0119 wystawiona niezw\u0142ocznie po otrzymaniu ca\u0142o\u015bci zap\u0142aty za towar lub us\u0142ug\u0119, lub po otrzymaniu zaliczki. <\/strong>Nie ma \u017cadnego znaczenia to, jakie zapisy szczeg\u00f3lne zawiera wystawiona wcze\u015bniej faktura proforma, ani nawet to, czy w og\u00f3le zosta\u0142a wystawiona. Ma ona charakter jedynie narz\u0119dzia pomocniczego.<\/p>\n

<\/p>\n

Kto mo\u017ce wystawi\u0107 faktur\u0119 pro forma?<\/h2>\n

Cho\u0107 faktura pro forma nie posiada uregulowanego statusu prawnego, to jej wystawienie jest r\u00f3wnoznaczne z zapowiedzi\u0105 wystawienia faktury w\u0142a\u015bciwej (VAT) w ramach p\u00f3\u017aniejszych rozlicze\u0144. Wynika st\u0105d w linii prostej, \u017ce faktur\u0119 proforma mo\u017ce wystawi\u0107 wy\u0142\u0105cznie przez podmiot, kt\u00f3ry jest zobligowany do wystawienia faktury VAT.<\/strong><\/p>\n

Faktur\u0119 VAT wystawi\u0107 mo\u017ce wy\u0142\u0105cznie osoba prowadz\u0105ca dzia\u0142alno\u015b\u0107 gospodarcz\u0105, jednocze\u015bnie zarejestrowana jako czynny p\u0142atnik VAT<\/a>. Zatem, osoby rozliczaj\u0105ce si\u0119 na podstawie rycza\u0142tu, pomimo faktu, \u017ce prowadz\u0105 dzia\u0142alno\u015b\u0107 gospodarcz\u0105, r\u00f3wnie\u017c nie mog\u0105 wystawi\u0107 \u017cadnego z wymienionych dokument\u00f3w.<\/p>\n

Faktura proforma bez dzia\u0142alno\u015bci gospodarczej<\/h3>\n

Cho\u0107 osoba nieprowadz\u0105ca dzia\u0142alno\u015bci gospodarczej nie mo\u017ce wystawia\u0107 faktur VAT, to nie oznacza to wcale, \u017ce nie mo\u017ce w inny spos\u00f3b domaga\u0107 si\u0119 nale\u017cno\u015bci, podsumowywa\u0107 transakcji, czy przedstawia\u0107 ofert handlowych.<\/p>\n

W opisywanej sytuacji, mo\u017cemy wystawia\u0107 rachunki – r\u00f3wnie\u017c jako osoby fizyczne.<\/strong> Dla naszego kontrahenta nie b\u0119d\u0105 one co prawda stanowi\u0142y warto\u015bci to\u017csamej z faktur\u0105 VAT (poniewa\u017c nie b\u0119d\u0105 one podstaw\u0105 do odliczenia podatku VAT), ale optymalizacja podatkowa<\/a> niejedno ma imi\u0119 i nawet zwyk\u0142y rachunek mo\u017ce okaza\u0107 si\u0119 przydatnym dla dzia\u0142u ksi\u0119gowego Twojego biznesowego partnera.<\/p>\n

<\/p>\n

Jak wystawi\u0107 faktur\u0119 proforma?<\/h2>\n

Wystawienie faktury proforma niewiele r\u00f3\u017cni si\u0119 od wystawienia tradycyjnej faktury VAT. Wz\u00f3r faktury proforma mo\u017cna znale\u017a\u0107 w internecie, cho\u0107 zasadniczo jej kszta\u0142t nie r\u00f3\u017cni si\u0119 od zwyk\u0142ej faktury niczym, pr\u00f3cz tytu\u0142em – sformu\u0142owanie „faktura pro forma<\/em>” pozwoli na jednoznaczn\u0105 identyfikacj\u0119 rzeczonego dokumentu, jako pozbawionego walor\u00f3w faktury VAT.<\/p>\n

Wystawiaj\u0105c faktur\u0119 proforma, trzeba pami\u0119ta\u0107 jedynie o dw\u00f3ch rzeczach, wspominanych ju\u017c na \u0142amach niniejszego artyku\u0142u. Po pierwsze, nie ka\u017cdy mo\u017ce j\u0105 wystawi\u0107 – mo\u017ce to zrobi\u0107 jedynie przedsi\u0119biorca zarejestrowany jako czynny p\u0142atnik VAT. Po drugie za\u015b, wystawienie faktury proforma sygnalizuje naszemu klientowi, \u017ce wraz z realizacj\u0105 jej postanowie\u0144 (uiszczeniu p\u0142atno\u015bci b\u0105d\u017a zaliczki) natychmiast otrzyma on w\u0142a\u015bciw\u0105 faktur\u0119 VAT, wystawion\u0105 w ramach obowi\u0105zuj\u0105cego prawa.<\/p>\n

<\/p>\n

Faktura proforma – co musi si\u0119 na niej znale\u017a\u0107?<\/h2>\n

Uwa\u017cny obserwator m\u00f3g\u0142by stwierdzi\u0107, \u017ce skoro faktura proforma nie jest w spos\u00f3b prawny zdefiniowana, to nie istniej\u0105 \u017cadne regu\u0142y i normy, kt\u00f3re dekretowa\u0142yby jej najw\u0142a\u015bciwsze sk\u0142adniki. Nie jest to jednak prawda. Faktura proforma ma za zadanie w jakim\u015b stopniu „imitowa\u0107” w\u0142a\u015bciw\u0105 faktur\u0119 VAT, zatem wydaje si\u0119, \u017ce powinna sk\u0142ada\u0107 si\u0119 z tych samych element\u00f3w<\/strong> – w innym przypadku mog\u0142aby by\u0107 postrzegan\u0105 jako bezu\u017cyteczna r\u00f3wnie\u017c pod k\u0105tem przekazywanych informacji<\/p>\n

Na co zatem powinni\u015bmy zwr\u00f3ci\u0107 szczeg\u00f3ln\u0105 uwag\u0119, gdy przyjdzie nam zaj\u0105\u0107 si\u0119 wystawieniem faktury pro forma? Oczywi\u015bcie obligatoryjnie musimy oznaczy\u0107 j\u0105 odpowiedni\u0105 nazw\u0105 – samo „proforma<\/em>” powinno wystarczy\u0107.<\/strong> Do pozosta\u0142ych sk\u0142adnik\u00f3w opisywanego dokumentu nale\u017c\u0105:<\/p>\n

    \n
  • \n

    Okre\u015blenie podmiotu wystawiaj\u0105cego faktur\u0119 (musi zawiera\u0107: nazw\u0119 i adres firmy, NIP oraz REGON),<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    Okre\u015blenie klienta, dla kt\u00f3rego faktura jest sporz\u0105dzana (pod\u0142ug zasad to\u017csamych z oznaczeniem wystawcy),<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    Nazw\u0119 dostarczanych towar\u00f3w lub us\u0142ug,<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    Cen\u0119 jednostkow\u0105 netto,<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    Warto\u015b\u0107 ca\u0142o\u015bci netto,<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    Procentow\u0105 stawk\u0119 VAT,<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    Ca\u0142kowit\u0105 kwot\u0119 nale\u017cnego podatku VAT,<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    Warto\u015b\u0107 ca\u0142o\u015bci brutto,<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    Podsumowanie kwot.<\/p>\n<\/li>\n

  • \n

    Podpis wystawcy (opcjonalnie r\u00f3wnie\u017c piecz\u0105tka).<\/p>\n<\/li>\n<\/ul>\n

    Do faktury proforma, ze wzgl\u0119du na jej charakter, najcz\u0119\u015bciej dodaje si\u0119 r\u00f3wnie\u017c preferowany termin p\u0142atno\u015bci (b\u0105d\u017a zaliczki)<\/strong>, bior\u0105c pod uwag\u0119 fakt, \u017ce to w\u0142a\u015bnie jej uiszczenie stanowi\u0107 b\u0119dzie przyczynek do dalszych rozlicze\u0144 i wystawienia w\u0142a\u015bciwej FV.<\/p>\n

    <\/p>\n

    Faktura pro forma – czy warto j\u0105 wystawia\u0107?<\/h2>\n

    Faktura pro forma, jak ju\u017c wielokrotnie wspominali\u015bmy, nie jest dokumentem ksi\u0119gowym, a ma charakter niemal\u017ce symboliczny. Pozwala jednak na uporz\u0105dkowanie ksi\u0119gowo\u015bci wewn\u0119trznej, a jej wystawienie zawsze b\u0119dzie mile widziane przez kontrahenta<\/strong>, stawiaj\u0105c nas w pozycji wiarygodnego partnera.<\/p>\n

    Szczeg\u00f3lne elementy opisywanego dokumentu, takie jak termin p\u0142atno\u015bci, mog\u0105 porz\u0105dkowa\u0107 relacje z klientem, dbaj\u0105c jednocze\u015bnie po\u015brednio o p\u0142ynno\u015b\u0107 finansow\u0105 naszego przedsi\u0119biorstwa.<\/strong> W skrajnych przypadkach, faktura proforma mo\u017ce by\u0107 r\u00f3wnoznaczna z dyplomatycznym wezwaniem klienta do zap\u0142aty.<\/p>\n

    Podsumowuj\u0105c, faktura proforma to u\u017cyteczne narz\u0119dzie ksi\u0119gowe, porz\u0105dkuj\u0105ce zar\u00f3wno obieg dokumentacji wewn\u0119trznej, jak i relacje z klientami. Zdecydowanie jest to dobra praktyka<\/strong>, z kt\u00f3rej warto korzysta\u0107 zawsze, gdy mamy ku temu stosowne mo\u017cliwo\u015bci.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Faktura proforma – co to jest? Jak j\u0105 wystawi\u0107? Czy zawsze jest to niezb\u0119dne? Czy faktura VAT tak\u017ce b\u0119dzie konieczna? Kiedy wystawi\u0107 faktur\u0119 proforma?<\/p>\n","protected":false},"author":35,"featured_media":39201,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[2481],"tags":[2616,2614,2582,2617,2615],"aioseo_notices":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/39200"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/35"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=39200"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/39200\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":39202,"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/39200\/revisions\/39202"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/39201"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=39200"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=39200"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.gowork.pl\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=39200"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}