Już niebawem w życie wejdzie ustawa z dnia 4 października 2018r. o Pracowniczych Planach Kapitałowych (PPK). W pierwszej kolejności będą wprowadzane w dużych przedsiębiorstwach, zatrudniających ponad 250 pracowników – w takim przypadku przepisy będą obowiązywały już od 1 lipca 2019r. Na szczęście dla pracowników działu kadr i plac i księgowych jest gotowe narzędzie do sprawnej obsługi PPK w firmach – również tych małych i średnich.

Czym jest PPK?

Pracownicze plany kapitałowe to system, którego główną funkcją jest długoterminowe oszczędzanie na cele emerytalne. Jest to powszechny system, gdyż swoim zasięgiem obejmuje wszystkich zatrudnionych (jeśli nie podlegają szczególnym wykluczeniom).  Co ważne – utworzenie PPK jest obligatoryjne dla pracodawcy. Natomiast pracownik dobrowolnie decyduje czy chce uczestniczyć w PPK czy też nie. Zapis wszystkich pracowników (gdy ich okres zatrudnienia u danego pracodawcy to co najmniej 3 miesiące) następuje automatycznie, ale zatrudniony może w dowolnej chwili zrezygnować z programu. Co 4 lata następuje aktualizacja systemu, po której pracownik niezainteresowany PPK może się ponownie wypisać. Warto podkreślić, iż środki zgromadzone w ramach PPK będą prywatną własnością i będą podlegać dziedziczeniu.

Nowe obowiązki pracodawców

Wejście w życie przepisów ustawowych nakłada na pracodawców określone obowiązki. Jak już było wyżej wspomniane, nie sposób odstąpić od prowadzenia PPK, choć ustawa przewiduje wyjątek dla mikroprzedsiębiorców, jeśli wszyscy zatrudnieni zrezygnują z uiszczania wpłat w tym systemie. Jednakże należy pamiętać, iż decyzje pracowników muszą być dobrowolne, bez nijakiego przymusu, gdyż w przeciwnym razie ustawa nakłada dotkliwe sankcje.

Do najważniejszych obowiązków pracodawcy w tym zakresie należy:

  • zawarcie umowy o zarządzenie PPK z określoną instytucją finansową (wybór konkretnej instytucji odbywa się po konsultacji z przedstawicielstwem pracowników);
  • zawarcie umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników;
  • właściwe naliczanie i przekazywanie na rachunki PPK wpłat pracowników (tu wyróżnia się wpłaty podstawowe, dodatkowe oraz jednorazową wpłatę powitalną);
  • właściwa obsługa PPK, w tym również dbałość o należyty przepływ informacji pomiędzy osobami zatrudnionymi a instytucją finansową.

Ważne wsparcie dla kadr 

Zadania, jakie nakłada na pracodawców ustawa, wymagają odpowiedniego wdrożenia i niezawodnego funkcjonowania, a do tego potrzebne są właściwe narzędzia IT, które pomagają w obsłudze PPK. Jedną z takich aplikacji jest COMARCH PPK, która kompleksowo zajmuje się tym tematem. Posiada przejrzysty, intuicyjny interfejs, płynnie współpracuje z systemami kadrowo-płacowymi (nie tylko macierzystym, ale również innych firm). COMARCH PPK działa samodzielnie, ewidencjonuje pracowników oraz ich dane, w każdym miesiącu nalicza należne wpłaty, rejestruje składki, a także przekazuje je do konkretnej instytucji finansowej. To aplikacja, której aktualizacje planowane są w krótkich odstępach czasu, tak aby w jak najbardziej optymalny sposób świadczyć obsługę PPK dla firm.

Ceny aplikacji COMARCH PPK kształtują się w zależności od rodzaju podmiotu korzystającego, a także od ilości pracowników podlegających PPK. Korzystając z pakietu „on-premise” w wersji mikro (do 10 pracowników) pracodawca zapłaci za stacjonarny moduł 300,00 zł. Jeśli natomiast w aplikacji znajdzie się do 50 pracowników, cena wzrasta do 1100,00 zł i tak stopniowo aż do 7000,00 zł bez limitu pracowników w aplikacji. Inaczej sytuacja przedstawia się w przypadku, gdy z usługi korzystają podmioty takie jak biura rachunkowe. Tutaj ceny kształtują się od 420,00 zł do 8000,00 zł (bez limitu pracowników).