Ponad 67 proc. spotkań w pracy kończy się porażką. Zebrania powinny trwać nie dłużnej niż kilkanaście minut, a 2 lub 3 osoby to maksymalna ilość zespołu. Skąd wynikają takie zalecenia?

Kwadrans wystarczy!

Wydajność to nasza pięta achillesowa. Choć pracujemy coraz więcej, to niestety sporo naszego cennego czasu marnujemy. Wyniki badań nie pozostawiają złudzeń: codziennie przynajmniej 1,5 godziny spędzamy w pracy nieefektywnie. Nie wynika to wcale z braku kompetencji, umiejętności czy chęci, ale przede wszystkim złej organizacji pracy i źle przydzielonych zadań.

Dla nikogo nie jest tajemnicą, że pracownicy tracą mnóstwo czasu na wykonywanie bezproduktywnych czynności. Doskonałym przykładem mogą być ciągnące się przez wiele godzin korporacyjne spotkania, które można niekiedy podsumować jedną krótką notatką.

Co robimy podczas spotkań w pracy?

spotkanieCoach biznesowy Rick Gilbert przeprowadził w USA badania, z których wynika, że 67 proc. spotkań kończy się porażką. Dlaczego? 92 proc. uczestników spotkań przyznało, że w ich trakcie zajmuje się czym innym – 69 proc. sprawdza i pisze e-maile, a 49 proc. wykonuje zadania zupełnie niezwiązane z tematem spotkania. W Polsce jest podobnie – w dużych firmach zdarza się, że spotkania wypełniają nawet cały dzień, ile czasu w ich trakcie poświęca się efektywnie – nietrudno zgadnąć.

Zarówno kadra kierownicza, jak i specjaliści narzekają na nadmiar spotkań w swoich przedsiębiorstwach. Sytuacja ta ma jednak swoje przyczyny: przy szerszej i bardziej wielozakresowej współpracy między pracownikami, zachodzi większa potrzeba wypracowania wspólnego stanowiska. Im szybciej zmienia się środowisko przedsiębiorstwa, tym częściej kadra kierownicza omawiać musi rozwiązania nowych problemów.

Badania pokazują, że lepsze efekty osiąga się trenując intensywnie przez 30 minut, niż przez godzinę lub dłużej z mniejszą intensywnością – podobnie jest ze spotkaniami! Optymalny czas na spotkanie wynosi 14 minut. Nie więcej. Przy czym trzeba zachować pewne zasady i dyscyplinę, by wykorzystać ten czas najbardziej efektywnie.

Autor wpisu: GoWork.pl