Przestrzeń, w jakiej przebywamy na co dzień, może znacząco wpływać nie tylko na nasze samopoczucie, ale też na efektywność czy kreatywność naszych działań. Dlatego właśnie wiele firm coraz większą wagę przywiązuje do urządzania przestrzeni biurowej. Czy nowoczesne rozwiązania rzeczywiście sprawdzają się lepiej?

Współcześnie w biurach stosuje się nie tylko różne sposoby aranżacji przestrzeni, ale też dzielenia miejsc pracy pomiędzy pracowników czy wyposażenia pomieszczeń w rozwiązania wspomagające integrację zespołu lub dodające jego członkom energii do dalszej pracy znacznie lepiej niż kolejny kubek kawy. Jednak przy mnogości propozycji pojawia się zasadnicze pytanie – jak zorganizować przestrzeń biurową tak, by zadowolić wszystkich?

Od gabinetów do open space – jak zmieniają się nasze biura

Czasy, w których pracowaliśmy w osobnych pomieszczeniach, dzielonych co najwyżej z kilkoma współpracownikami z naszego działu, odchodzą już w niepamięć. Obecnie oddzielne gabinety mają najczęściej kierownicy wyższego szczebla. Ale także słynne “boksy” (ang. “cubicle”) straciły swoją popularność. Obecnie triumfy święci aranżacja nazywana open space, a więc przestrzenią otwartą. W takim układzie pracownicy przebywają wspólnie przy zestawionych ze sobą biurkach. Jest to koncepcja dość kontrowersyjna, nie w każdym zespole sprawdzi się równie dobrze. Z pewnością do jej zalet należą:

  • ułatwienie swobodnej komunikacji i przekazywania dokumentów między pracownikami,
  • możliwość integracji i dzielenia się pomysłami,
  • pełne wykorzystanie przestrzeni biura i niższe koszty eksploatacji.

Ma ona jednak również pewne niedostatki.

Open space – kiedy się nie sprawdzi?

Open space może być niezwykle korzystnym rozwiązaniem dla obu stron, pod warunkiem, że pełnione przez pracowników obowiązki nie wymagają pełnego skupienia. Nie sprawdzi się to również w pracy z informacjami poufnymi. Niekiedy warto też zdecydować się na przestrzeń półotwartą, w której biurka przedzielone będą np. szklanym ściankami lub ustawione w taki sposób, by stworzyć wrażenie oddzielnych pomieszczeń.
Otwarta przestrzeń może być zarówno błogosławieństwem, jak i przekleństwem. Wiele zależy również od zespołu, zwłaszcza poszanowania przez jego członków cudzej prywatności i dbania o wspólną przestrzeń. Jedzenie o intensywnym zapachu, głośne rozmowy przez telefon, ciągłe zaczepki – to z pewnością nie prowadzi do uniknięcia konfliktów.

Różnorodność przede wszystkim!

Chociaż obecnie to open space jest rozwiązaniem numer jeden, zwykle taki układ nie obowiązuje w całym biurze. Nie ma bowiem możliwości, by w takich warunkach przeprowadzić np. spotkanie działu, szkolenie, konferencję czy spotkanie z klientem. Jednak wydzielenie kilku mniejszych gabinetów to nie wszystko! Coraz częściej w biurach wprowadza się też strefy relaksu i rozrywki, by pracownicy mogli zregenerować siły i odświeżyć umysł. Dlatego coraz częściej możemy znaleźć tam przestrzeń z wygodnymi pufami lub aranżowaną na kawiarnię, a także bilard, piłkarzyki czy nawet konsolę do gier! W cieplejszych miesiącach firmy nierzadko udostępniają pracownikom tarasy służące nie tylko wypoczynkowi, ale też ćwiczeniom na świeżym powietrzu – często ustawia się na nich sprzęt do ćwiczeń plenerowych.

Hot desking i share desking – czy to się opłaca?

Open space to nie jedyny sposób na bardziej ekonomiczne podejście do urządzenia biura. W tym celu często stosuje się strategię tzw. hot deskingushare deskingu. Na czym to polega? Te dwa pojęcia bardzo często przenikają się ze sobą. Hot desking, czyli metoda “gorących biurek”, z założenia polegać ma na pozostawieniu wolnych stanowisk np. dla współpracowników z innych organizacji lub gości zewnętrznych. Z kolei share desking opiera się na idei biurek przechodnich, nienależących do konkretnych osób. Z jednej strony jest to dobry sposób na oszczędność miejsca w przypadku firm, w których przynajmniej część pracowników nie wykonuje wszystkich obowiązków w biurze, np. w działach handlowych. Jednak takie rozwiązanie ma również pewne wady. Bo jeśli coś jest wspólne, zwykle nie dbamy o to tak, jak o “swoje”. Dlatego niezwykle ważna jest samodyscyplina pracowników, choćby w kwestii utrzymania porządku. Nie zapominajmy też o zasadach ergonomii pracy. Takie sharedeskingowe stanowiska muszą mieć możliwość ustawiania ich parametrów z uwzględnieniem potrzeb różnych osób.

Odpowiednia aranżacja biura to skomplikowany proces, wymagający uwzględnienia specyfiki zespołu i całej firmy. A Wy, jakie macie doświadczenia?