Wdrożenie i obsługa PPK: terminy. Co musi zrobić pracodawca?

Pracownicze Plany Kapitałowe to system, którego główną funkcją jest długoterminowe oszczędzanie na cele emerytalne. Jest to powszechny system, gdyż swoim zasięgiem obejmuje wszystkich zatrudnionych (jeśli nie podlegają szczególnym wykluczeniom).  Co ważne – utworzenie PPK jest obligatoryjne dla pracodawcy. Natomiast pracownik dobrowolnie decyduje czy chce uczestniczyć w PPK czy też nie. Czy pracodawca musi poinformować o PPK? Zapis wszystkich pracowników (gdy ich okres zatrudnienia u danego pracodawcy to co najmniej 3 miesiące) następuje automatycznie, ale zatrudniony może w dowolnej chwili zrezygnować z programu. Co 4 lata następuje aktualizacja systemu, po której pracownik niezainteresowany PPK może się ponownie wypisać. Warto podkreślić, iż środki zgromadzone w ramach PPK są prywatną własnością osoby zatrudnionej w firmie i podlegają dziedziczeniu.

Sprawdź także: Czy PPK się opłaca?

PPK – obowiązki pracodawcy

Wdrożenie PPK nakłada na pracodawców określone obowiązki. Jak już było wyżej wspomniane, nie sposób odstąpić od prowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych, choć ustawa przewiduje wyjątek dla mikroprzedsiębiorców – jeśli wszyscy zatrudnieni zrezygnują z uiszczania wpłat w tym systemie. Jednakże należy pamiętać, iż decyzje pracowników muszą być dobrowolne, bez nijakiego przymusu, gdyż w przeciwnym razie ustawa nakłada dotkliwe sankcje.

Do najważniejszych obowiązków informacyjnych pracodawcy PPK należy:

• zawarcie umowy o zarządzenie PPK z określoną instytucją finansową (wybór konkretnej instytucji odbywa się po konsultacji z przedstawicielstwem pracowników);
• zawarcie umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz pracowników;
• właściwe naliczanie i przekazywanie na rachunki PPK wpłat pracowników (tu wyróżnia się wpłaty podstawowe, dodatkowe oraz jednorazową wpłatę powitalną);
• właściwa obsługa PPK, w tym również dbałość o należyty przepływ informacji pomiędzy osobami zatrudnionymi a instytucją finansową.

Szukasz nowego miejsca zatrudnienia? Sprawdź oferty pracy na GoWork.pl!

Wdrożenie PPK i ważne wsparcie dla kadr

Zadania, jakie nakładają PPK na pracodawców, wymagają odpowiedniego wdrożenia i niezawodnego funkcjonowania, a do tego potrzebne są właściwe narzędzia IT, które pomagają w obsłudze Pracowniczych Planów Kapitałowych. Jedną z takich aplikacji jest COMARCH PPK, która kompleksowo zajmuje się tym tematem i pomaga w obsłudze PPK. Posiada przejrzysty, intuicyjny interfejs, płynnie współpracuje z systemami kadrowo-płacowymi (nie tylko macierzystym, ale również innych firm). COMARCH PPK działa samodzielnie, ewidencjonuje pracowników oraz ich dane, w każdym miesiącu nalicza należne wpłaty, rejestruje składki, a także przekazuje je do konkretnej instytucji finansowej. To aplikacja, której aktualizacje planowane są w krótkich odstępach czasu, tak aby w jak najbardziej optymalny sposób świadczyć obsługę PPK dla firm.

Ceny aplikacji COMARCH PPK kształtują się w zależności od rodzaju podmiotu korzystającego, a także od liczby pracowników podlegających PPK. Korzystając z pakietu „on-premise” w wersji mikro (do 10 pracowników) pracodawca zapłaci za stacjonarny moduł 300 zł. Jeśli natomiast w aplikacji znajdzie się do 50 pracowników, cena wzrasta do 1100 zł i tak stopniowo aż do 7000 zł bez limitu pracowników w aplikacji. Inaczej sytuacja przedstawia się w przypadku, gdy z usługi korzystają podmioty takie jak biura rachunkowe. Tutaj ceny kształtują się od 420 zł do 8000 zł (bez limitu pracowników).

Wdrożenie PPK – terminy

PPK było wdrażane etapami. Termin, w którym dany pracodawca zobowiązany był do wprowadzenia PPK, był uzależniony od liczby osób zatrudnionych u tego pracodawcy. Wdrożenie PPK obejmowało i obejmuje stopniowo:

I etap – 1 lipca 2019

I etap wprowadzenia PPK – firmy zatrudniające co najmniej 250 osób (według stanu na 31.12.2018).

PPK i terminy zawarcia umów:

• umowa o zarządzanie PPK − najpóźniej do 25.10.2019,
• umowa o prowadzenie PPK − najpóźniej do 12.11.2019

II etap – 1 stycznia 2020

II etap wprowadzenia PPK – firmy zatrudniające co najmniej 50 osób (według stanu na 30.06.2019).

Uwaga! Wydłużenie terminów na wprowadzenie PPK w związku z COVID-19.

Nowe terminy zawarcia umów:

• umowa o zarządzanie PPK – najpóźniej do 27.10.2020,
• umowa o prowadzenie PPK – najpóźniej do 10.11.2020

III etap – 1 lipca 2020

III etap wprowadzania PPK – firmy zatrudniające co najmniej 20 osób (według stanu na 31.12.2019).

Terminy zawarcia umów PPK:

• umowa o zarządzanie PPK − najpóźniej do 27.10.2020,
• umowa o prowadzenie PPK − najpóźniej do 10.11.2020

IV etap – 1 stycznia 2021

IV etap wprowadzenia PPK – pozostałe podmioty zatrudniające i jednostki sektora finansów publicznych (bez względu na stan zatrudnienia).

Terminy PPK:

PPK – wdrożenie dla jednostek sektora finansów publicznych:

• umowa o zarządzanie PPK – najpóźniej do 26.03.2021,
• umowa o prowadzenie PPK − najpóźniej do 10.04.2021

dla pozostałych podmiotów:

• umowa o zarządzanie PPK − najpóźniej do 23.04.2021,
• umowa o prowadzenie PPK − najpóźniej do 10.05.2021

PPK i koszty pracodawcy

Wpłaty do PPK są finansowane przez pracownika, pracodawcę oraz z budżetu państwa. Koszty związane z programem dzielą się na wpłaty podstawowe i dodatkowe. Wysokość wpłat podstawowych jest określona przez art. 26 oraz art. 27 ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych (dalej ustawa o PPK) i wynosi 2% wynagrodzenia w przypadku wpłat finansowanych przez pracownika oraz 1,5% wynagrodzenia dla wpłat finansowanych do PPK przez pracodawcę.

Zarówno pracownik, jak i pracodawca mają możliwość odprowadzania dobrowolnych wpłat dodatkowych. Uczestnik PPK może zadeklarować wpłatę dodatkową w wysokości nieprzekraczającej 2% wynagrodzenia, natomiast pracodawca w wysokości do 2,5% wynagrodzenia.

Uczestnik PPK oraz pracodawca mogą odprowadzać wpłaty do PPK w wysokości maksymalnej wynoszącej po 4% wynagrodzenia miesięcznie.

Artykuł sponsorowany