Część druga rozmowy na temat udogodnień przewidzianych dla pracodawców, w związku z problemami, które pojawiły się od czasu wybuchu pandemii koronawirusa. Na pytania odpowiada Katarzyna Mizio, adwokat z kancelarii A. Sobczyk i Współpracownicy, specjalistka w zakresie prawa pracy.
Niektóre firmy, ze względu na charakter branży, nie mają możliwości zapewnienia pracownikom wykonywania pracy w trybie zdalnym, szczególnie w przypadku prac fizycznych. Jakie obowiązki prawo nakłada na pracodawcę w kwestii zapewnienia pracownikom środków ochrony osobistej oraz minimalizacji ryzyka zachorowania?
Pomimo, iż znaczna liczba pracowników ma możliwość pracy zdalnej, to jednak istnieje bardzo duża grupa zatrudnionych, która takiej możliwości nie ma. Dotyczy to w szczególności firm produkcyjnych lub wspomnianych w pytaniu pracowników fizycznych.
W tych wszystkich przypadkach pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom a także osobom zatrudnionym na innej podstawie niż stosunek pracy, rękawiczek jednorazowych lub środków do dezynfekcji rąk. Do spełnienia tego obowiązku wystarczy zapewnienie jednego z tych dwóch rodzajów środków ochrony.
Pracodawca jest również zobowiązany do takiego zorganizowania miejsca pracy, aby odległość pomiędzy stanowiskami pracy wynosiła co najmniej 1,5 m. Dotyczy to wszystkich stanowisk, a więc zarówno tych administracyjno – biurowych, jak i robotniczych. Realizacja tego obowiązku może być utrudniona, w szczególności w przypadku pracowników obsługujących maszyny, których konstrukcja lub ciąg technologiczny nie pozwalają na zapewnienie wymaganego odstępu. Problem ten dotyczy w dużej mierze branży spożywczej. W takich przypadkach, jeżeli z uwagi na charakter działalności wykonywanej w danym zakładzie pracy, zapewnienie odległości 1,5 m między stanowiskami pracy jest niemożliwe, pracodawca ma prawo odejść od zasady 1,5-metrowych odstępów między stanowiskami. Powinien jednak wówczas zapewnić zatrudnionym środki ochrony osobistej związane ze zwalczaniem epidemii. Mogą to być rękawiczki, płyn do dezynfekcji, maseczki czy przyłbice. Pracodawca może również oddzielić stanowiska pracy za pomocą szyb ochronnych czy plexi. Często stosowanym rozwiązaniem jest także zarządzenie częstych przerw w celu odkażania miejsc pracy.
Od kilku dni w Polsce obowiązuje również nakaz zakrywania twarzy w „miejscach ogólnodostępnych”, w tym w zakładach pracy. Obowiązek ten dotyczy jednak wyłącznie pracowników (lub osób wykonujących czynności zawodowe na innej podstawie prawnej niż stosunek pracy), którzy obsługują interesantów lub klientów, w czasie prowadzenia takiej obsługi. Pojawia się więc pytanie czy pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia tym pracownikom maseczek ochronnych. Z przepisów Rozporządzenia, wprowadzającego obowiązek zakrywania twarzy, nie wynika bezpośredni obowiązek pracodawcy do zapewnienia pracownikom maseczek. Mając jednak na uwadze, że Rozporządzenie nakazuje pracownikom obsługującym interesantów i klientów noszenie maseczek lub zakrywanie twarzy w inny sposób, a na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, najbardziej rozsądnym rozwiązaniem jest przyjęcie, że w tych przypadkach pracodawca powinien zapewnić pracownikowi maseczki. Podkreślam przy tym, że pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia maseczek wszystkim pracownikom, a powinien je zapewnić jedynie tym mającym bezpośredni kontakt z klientem. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby zaopatrzyć w maseczki wszystkich pracowników.
Obserwując procedury wdrożone w Chinach, pracodawcy mogą sobie zadawać pytanie, czy oni też powinni w jakiś sposób monitorować stan zdrowia pracowników. Czy mają do tego prawo? Jakie są ograniczenia? Co na to RODO?
W kontekście monitorowania stanu zdrowia pracowników najczęściej pojawiającym się pytaniem wśród pracodawców jest pytanie o możliwość mierzenia pracownikom temperatury. Temat ten rodzi wiele kontrowersji, a wśród specjalistów można spotkać się z całkowicie rozbieżnymi stanowiskami.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami BHP, pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz chronić zdrowie i życie pracowników. Z przepisów tych można zatem wyinterpretować możliwość monitorowania przez pracodawcę temperatury pracowników. Wyniki tych pomiarów nie powinny być jednak nigdzie rejestrowane ani utrwalane – wówczas nie dojdzie do ich przetwarzania.
Docierają do nas informacje o utrudnieniach związanych z dostępem do placówek specjalizujących się w medycynie pracy. Czy pracodawcy grożą sankcje ze względu na opóźnienia w realizacji niezbędnych badań lekarskich?
Odpowiadając na to pytanie, przede wszystkie trzeba wskazać, że przepisy Tarczy Antykryzysowej zawiesiły stosowanie przepisów dotyczących okresowych badań lekarskich. Oznacza to, że jeżeli w okresie trwania epidemii upłynie okres ważności badań lekarskich, pracownik nie będzie musiał przechodzić ich do czasu zakończenia trwania epidemii. Pracownik taki powinien zostać skierowany na badania i zgłosić się do lekarza medycyny pracy dopiero po odwołaniu stanu epidemii, a dokładniej w okresie 60 dni od dnia odwołania tego stanu.
Zupełnie inaczej sytuacja wygląda w przypadku badań wstępnych i kontrolnych. Wykonywanie tych badań nie zostało zawieszone, a zatem aby dopuścić pracownika do pracy w związku z nawiązaniem stosunku pracy lub po nieobecności pracownika w pracy z powodu choroby trwającej dłużej niż 30 dni, pracownik musi przejść niezbędne badania (odpowiednio: wstępne lub kontrolne).
Próbą rozwiązania problemów z dostępem do placówek specjalizujących się w medycynie pracy było wprowadzenie do Tarczy Antykryzysowej przepisu, zgodnie z którym w przypadku braku dostępności do lekarza medycyny pracy, wstępne lub kontrolne badanie lekarskie może przeprowadzić inny lekarz, który może również wydać odpowiednie orzeczenie lekarskie. Przepisy pozwalają, aby taki inny lekarz przeprowadził badania medycyny pracy zdalnie. Co istotne, orzeczenia lekarskie wydane przez innego lekarza będą traciły moc po upływie 30 dni od dnia odwołania stanu epidemii, a więc do tego czasu konieczne będzie przeprowadzenie nowych badań przez lekarza medycyny pracy.
Pomimo zasygnalizowanych w pytaniu utrudnień pracodawca jest obowiązany kierować pracowników na badania wstępne i kontrolne. Jeżeli z uwagi na problemy w dostępie do lekarza medycyny pracy lub innego lekarza, pracownik nie przejdzie takich badań, pracodawca nie może dopuścić go do pracy. Pracodawca dopuszczający do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego narusza przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy, w związku z czym może zostać na niego nałożona grzywna od 1000 zł do 30 000 zł. Ponadto, w przypadku ewentualnego wypadku przy pracy pracownika, który został dopuszczony do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego, pracodawca może ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą.
Czy w obecnej sytuacji pojawiły się jakieś istotne zmiany prawne w kontekście zwolnień grupowych i indywidualnych?
Z uwagi na obecną sytuację w Polsce i na świecie, w ostatnim czasie regulacje prawne dotyczące zwolnień grupowych oraz zwolnień indywidualnych to kolejny „gorący temat”, tuż obok kwestii związanych z uprawnieniami pracodawców, wynikającymi z Tarczy Antykryzysowej, o których była mowa powyżej.
W tym zakresie nowe przepisy na szczęście nie wprowadziły wielu zmian, a więc co do zasady, nadal należy stosować dotychczasowe przepisy kodeksu pracy i ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.
W tym kontekście istotne są jednak dwa z wprowadzonych przepisów. Pracodawcy korzystający z dofinansowania z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (o którym mowa w art. 15g Tarczy Antykryzysowej), a więc którzy obniżyli wymiar czasu pracy pracowników lub wprowadzili przestój i z tego tytułu obniżyli pracownikom wysokość ich wynagrodzeń, w okresie pobierania dofinansowania nie mogą wypowiedzieć pracownikowi objętemu dofinansowaniem umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika. Początkowo okres ten miał być zdecydowanie dłuższy i trwać jeszcze po zakończeniu pobierania dofinansowania, jednak ostatecznie na mocy Tarczy 2.0. został skrócony wyłącznie do okresu w którym pracodawca otrzymuje dofinansowanie.
Konsekwencją wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę w tym okresie, będzie utrata przez pracodawcę dofinansowania na danego pracownika. Utrata dofinansowania będzie dotyczyć zarówno środków już otrzymanych (co będzie wiązało się z obowiązkiem ich zwrotu), jak i środków, które dopiero miały zostać przekazane pracodawcy.
W tym kontekście pojawiają się wątpliwości czy zakaz wypowiadania pracownikom umów o pracę w okresie pobierania dofinansowania, będzie również uznawany za okres ochronny dla pracownika przez wypowiedzeniem, dający mu podstawę do odwoływania się od takiego wypowiedzenia do Sądu Pracy, z uwagi na naruszenie wskazanego zakazu. Wydaje się, że nowe przepisy nie powinny rodzić takich konsekwencji i mieć skutek wyłącznie w sferze finansowej pracodawcy.
Podkreślenia wymaga również, że powyższy zakaz dotyczy wyłącznie wypowiadania umów o pracę przez pracodawcę z przyczyn niedotyczących pracownika. Pracodawca będzie mógł zatem w tym okresie wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę z przyczyn dotyczących pracownika lub w trybie dyscyplinarnym.
Podobne rozwiązanie do tego opisanego powyżej, zostało przyjęte przy dofinansowaniu przez starostę części kosztów wynagrodzeń pracowników (a także osób zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy) oraz należnych od tych wynagrodzeń składek na ubezpieczenia społeczne (art. 15zzb Tarczy Antykryzysowej). W tym wypadku przedsiębiorca jest obowiązany do utrzymania w zatrudnieniu pracowników przez okres, na który przyznane zostało dofinansowanie (maksymalnie 3 miesiące). W przypadku niespełnienia tego warunku przedsiębiorca będzie musiał zwrócić dofinansowanie w wysokości proporcjonalnej do okresu nieutrzymania w zatrudnieniu pracownika.
Poza tym nowe przepisy tarczy wprowadzają pewne zmiany w zakresie „zwolnień grupowych” jednak wyłącznie w stosunku do osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, urzędach obsługujących członków Rady Ministrów, urzędach obsługujących organy administracji rządowej w województwie, a także w jednostkach podległych i nadzorowanych przez Prezesa Rady Ministrów, ministra kierującego działem administracji rządowej lub wojewodę.
W tym przypadku, w razie gdy negatywne skutki gospodarcze COVID-19 spowodowują stan zagrożenia dla finansów publicznych państwa, w szczególności wyższy od zakładanego w ustawie budżetowej wzrost deficytu budżetu państwa lub państwowego długu publicznego, Rada Ministrów będzie mogła w drodze rozporządzenia nałożyć obowiązek zmniejszenia zatrudnienia w wymienionych powyżej podmiotach.
Dziękujemy za rozmowę.
